Digitales Dokumentenmanagement und Best Practice

A. Digitales Dokumentenmanagement: Mehr als nur ein Softwaresystem

I. Einführung: Zweckorientierte digitale Organisation von Dokumenten

1Das Thema „Dokumentenmanagement“ klingt angesichts der Digitalisierungsdynamik einer Industrie 4.0, des Smart Homes oder der Blockchaindebatte bereits wie aus einer anderen Zeit der Informationstechnologie. Tatsächlich aber ist es eines der wesentlichsten Elemente im praktischen Digitalisierungsprozess, trotz der vergleichsweise langen Zeitspanne, seit der Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bereits auf dem Markt sind.

Denn Digitalisierung bedeutet in erster Linie das Entstehen von gigantischen Datenmengen an unterschiedlichsten Stellen; im Privatleben ebenso wie in Unternehmen und in der Kanzlei. Diese Datenmengen zu beherrschen und für effizientere und moderne Prozesse zu nutzen oder schlicht das Leben dadurch komfortabler zu gestalten, ist die große Herausforderung. Dabei kommt der Verfügbarkeit der jeweiligen Information oder des jeweiligen Dokuments, das gerade benötigt wird, die entscheidende Rolle zu.

• Doch was bedeutet Dokumentenmanagement überhaupt?

• Was ist der betriebswirtschaftliche Nutzen?

• Wie lassen sich die Daten so speichern, dass dies auch dem Gesetzgeber genügt?

• Und wie und mit welchen Systemen lassen sich die Datenmengen in einer Steuerberaterkanzlei letztlich sinnvoll strukturieren?

Letztere Frage ist bislang erst in Teilbereichen mit konkreten auf dem Markt erhältlichen Lösungen beantwortet. Das gilt auch für die Steuerberatungsbranche. Hier sollte der Grundsatz gelten: Alle Dokumente und Daten sind so zu organisieren, wie es dem Kanzleizweck am besten dienlich ist. In Zeiten digitaler Datenabwicklung bedeutet dies eine kanzleizweckorientierte digitale Organisation und Nutzung von Dokumenten und Daten.

2Doch die Realität sieht in vielen Fällen noch anders aus – so befinden sich Steuerberatungskanzleien laut Datev-Digitalisierungsindex aus dem Herbst 2017 mit einem Gesamtwert von 98,2 bei einem mittleren Wert auf einer Skala zwischen 0-200. Der Index misst, inwieweit Steuerkanzleien bereits digitalisiert mit ihren Dokumenten und Daten arbeiten.

Aus dem Digitalisierungsindex ergeben sich besonders zwei wichtige Erkenntnisse:

1. Die größte Hürde auf dem Weg zur digitalen Kanzlei sind, nach der Erhebung der Datev, dabei, der nach wie vor meist analoge Austausch von Dokumenten zwischen Steuerberater und Mandant. In mittelgroßen Kanzleien übermitteln noch knapp über die Hälfte der gewerblichen Mandanten ihre Daten auf Papier. In kleinen Kanzleien liefern sogar 64 % der Mandanten die Informationen auf Papier an. Das ist insofern problematisch, als es die (möglicherweise) digitale Weiterverarbeitung der Daten deutlich ausbremst.

2. Allerdings existiert in den Kanzleien, laut Datev, ein rein papier- basiertes Archiv interessanterweise nur noch in 17 % aller Kanzleien, knapp 60 % nutzen bereits ein digitales Dokumenten-Management-System.

II. Ausgangslage und Herausforderungen: Umfassendes und schnittstellenorientiertes DMS

1. Unterschiedliche Zweckrichtungen: Keine harmonisierenden Systeme

3Doch ein digitales System innerhalb der Kanzlei bedeutet eben längst nicht, dass das DMS immer auch eng mit der Auftragsbearbeitung und dem Mandanten verzahnt wäre. Eine der größten Herausforderungen für die Kanzleien ist es derzeit, Papierprozesse und digitales Belegwesen parallel anzubieten. Das fordern die Mandanten derzeit noch und die Steuerberater können bislang nicht alle Mandanten davon überzeugen, dass eine Investition in neue Technologien auch für deren Unternehmen Nutzen bringt.

Ein Nutzen für den Mandanten kann man derzeit auch nicht immer uneingeschränkt annehmen. Denn insoweit kann die optimalen Organisation der Daten und Dokumente speziell für den Arbeitsprozess in der Kanzlei hinderlich sein. Die Prämisse lautet: Die Organisation muss dem Kanzleizweck dienen. Doch das nützt dem Mandanten zunächst einmal wenig, da für ihn gilt: Ein DMS muss seine Unternehmensprozesse optimal unterstützen. Dabei fallen beim Mandanten längst nicht nur Dokumente an, die der Steuerberater für seine Arbeit benötigt, sondern auch zahllose Dokumente und Daten die für die eigene Wertschöpfung des Unternehmens relevant sind. Für den Mandanten gleicht die digitale Orientierung an der Kanzlei und damit die Fokussierung einer fibubezogenen Datenverwaltung und Dokumentation daher vielfach einer Insellösung, die allein dem Interesse des Steuerberaters zu dienen scheint.

Es bleibt daher der Befund, dass Daten- und Dokumentenorganisation, in ihrer derzeitigen Form, ausschließlich an den Bedürfnissen der Prozesse in der Kanzlei ausgerichtet ist. Das widerspricht der Vorstellung vom Digitalisierungslotsen Steuerberater, ist aber momentan einfach „state of the art“. Dabei gibt es in den Mandantenunternehmen eine Fülle an Dokumenten die primär oder ausschließlich unternehmerischen Nutzen aufweisen, bspw. aus Vertrieb, Marketing, Entwicklung oder Fertigung, die konsequenterweise ebenfalls in einem vernetzten DMS verwaltet werden müssten.

All diese Daten in einem einheitlichen oder vernetzten DMS speichern oder gar über den Steuerberater mit organisieren zu können, scheitern bislang an durchgängigen technologischen Konzepten.

2. Differenzierung: Kanzlei- und Mandantendokumente

4Die größte Herausforderung ist es, ein System zu schaffen, dass die gesamten Mandantendokumente schnittstellenorientiert zusammenfasst. Der Steuerberater hat dann idealerweise auch Zugriff auf die steuerrelevanten Dokumente.

Was bedeutet dies für Steuerberatungskanzleien, die sich heute mit der Frage beschäftigen, wie sie ihre digitalen Dokumente organisieren und verwalten können?

Diese Frage ist zweiteilig zu beantworten:

1. Kanzleidokumente: Zunächst einmal ist die Einführung eines DMS kein größeres Problem, so lange sie sich auf die eigenen Kanzleidokumente, wie Abschlüsse oder Bescheide bezieht. Die auf dem Markt erhältlichen Lösungen (siehe hierzu unten unter Rn. XX) sind für die Kanzleizwecke in der Regel ausreichend. Weitergehende Möglichkeiten – etwa einen Blog einzubinden – wie sie Mandanten nutzen, benötigen Kanzleien in der Regel nicht.

2. Mandantendokumente: Sollen auch die Dokumente der Mandanten, wie sämtliche Rechnungsbelege, aber auch Verträge, Produktbeschreibungen oder Dokumentationen organisiert werden, gilt es zu berücksichtigen, dass ein Paradigmenwechsel, hin zur digitalen Dokumentenorganisation bei den Mandanten selbst, häufig noch bevorsteht. Viele, besonders kleinere Mandanten wünschen vorerst keine Fragmentierung ihrer Daten und Dokumente. Unter der strategischen Perspektive erfordert dies den Einstieg in ein System, von dem zu erwarten ist, dass der Anbieter entweder den künftigen Paradigmenwechsel rechtzeitig zu moderaten Kosten bewältigt oder aber ein Wechsel vergleichsweise einfach ist.

Gerade die Schnittstellensicherung ist ein Problem, sowohl kanzleiintern, als auch im Verhältnis zum Mandanten. Denn nicht umsonst wechseln immer weniger Steuerberater ihre einmal etablierte Kanzleisoftware. Die Systemmigration wird mit der zunehmenden Komplexität der Softwarekomponenten immer schwieriger. Das gilt im Besonderen, wenn auch noch ein anderes eigenständiges Dokumenten-Management-System mit migriert werden soll.