1. Buch: Steuerkonten und Überwachungskonten

2. Teil: Nachweis, Sicherung und Löschung von Daten und Dokumenten

§ 16 Für die Bearbeitung nicht mehr benötigte Daten und Dokumente

(1) Für die Bearbeitung nicht mehr benötigte Daten und Dokumente können vor Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen von der unmittelbaren Bearbeitung ausgenommen werden.

(2) ¹Daten und Dokumente werden insbesondere für die weitere Bearbeitung nicht mehr benötigt, wenn

1. bei einer V-Steuer der Grundkennbuchstabe nicht mehr gültig ist, die Veranlagungen vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind. ²Der Ablauf der in §§ 10 Abs. 2 und 11 Abs. 2 bezeichneten Frist braucht nicht abgewartet zu werden. ³Umsatzsteuerfestsetzungen unter Vorbehalt der Nachprüfung stehen einer Ausnahme von der Bearbeitung nicht entgegen, wenn in demselben Bearbeitungsfall für denselben Besteuerungszeitraum Festsetzungen oder Feststellungen zu anderen V-Steuern vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt worden sind. ⁴Bei Antragsveranlagungen nach § 46 EStG steht ein gültiger Grundkennbuchstabe für die Einkommensteuer nach näherer Weisung der obersten Landesfinanzbehörde der Ausnahme von der Bearbeitung nicht entgegen. ⁵Unabhängig von der Gültigkeit des Grundkennbuchstabens können nicht mehr benötigte Daten und Dokumente einzelner Zeiträume von der unmittelbaren Bearbeitung ausgenommen werden;

2. in Fällen der Arbeitnehmer-Sparzulage alle Festsetzungen vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind;

3. bei gesonderter Feststellung von Besteuerungsgrundlagen der Grundkennbuchstabe nicht mehr gültig ist und alle Feststellungen vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt sind. ²Der Ablauf der in § 10 Abs. 2 bezeichneten Frist braucht nicht abgewartet zu werden;

4. bei Grundkennbuchstaben für die Gewinnermittlungsarten die Daten für die zugehörige Ertragsbesteuerung bzw. für die gesonderte Gewinnfeststellung nicht mehr benötigt werden;

5. bei Lohnsteuer oder anderen Steuerabzugsbeträgen der Grundkennbuchstabe nicht mehr gültig ist, Steueranmeldungen nicht mehr abzugeben, etwaige Steuerfestsetzungen vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind. ²Der Ablauf der in § 10 Abs. 2 bezeichneten Frist braucht nicht abgewartet zu werden. ³Unabhängig von der Gültigkeit des Grundkennbuchstabens können nicht mehr benötigte Daten und Dokumente einzelner Zeiträume von der unmittelbaren Bearbeitung ausgenommen werden;

6. bei Erbschaft- und Schenkungsteuer die Steuerfestsetzung oder Freistellung vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt ist, alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind und eine für Zwecke weiterer Überwachung aufgezeichnete Frist abgelaufen ist;

7. bei Grunderwerbsteuer oder einmalig oder gelegentlich zu entrichtender Lotteriesteuer die Steuerfestsetzung oder Freistellung vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt ist und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind;

8. bei in wiederkehrenden Zeitabschnitten zu entrichtenden Steuern nach dem Rennwett- und Lotteriegesetz und bei Abgaben von Spielbanken das Steuerkonto entsprechend gekennzeichnet ist und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind;

9. bei Einheitsbewertung (Grundbesitz) bzw. bei Festsetzung von Grundsteuermessbeträgen die Einheitsbewertung (Grundbesitz) bzw. die Festsetzung von Grundsteuermessbeträgen vorbehaltlos, endgültig und bestandskräftig durchgeführt ist;

10. bei Zwangsgeldern die Festsetzungen bestandskräftig durchgeführt und alle nachgewiesenen Forderungen erledigt sind;

11. bei Überwachung von Straf- und Bußgeldverfahren die Verfahren sowie festgesetzte Ordnungsgelder und Kosten erledigt sind.

²In den anderen Fällen bestimmt die oberste Landesfinanzbehörde, unter welchen Voraussetzungen Daten und Dokumente für die weitere Bearbeitung nicht mehr benötigt werden.

(3) ¹Eine Forderung ist erledigt, wenn der zum Soll gestellte Betrag durch Zahlung, Aufrechnung oder Erlass getilgt oder der Anspruch verjährt ist. ²Als erledigt zu behandeln sind Forderungen,

1. die niedergeschlagen sind und bei denen der Eintritt der Verjährung nicht zu überwachen ist;

2. bei denen der Unterschied zwischen Soll und Ist weniger als 1 € beträgt.