Kaufleute für Büromanagement – Infoband 1 – Lernfelder 1-4
2. Aufl. 2017
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3. Umgang mit umfangreichen Datentabellen in Microsoft Excel
In der betrieblichen Praxis können Datentabellen häufig sehr umfangreich sein. Microsoft Excel bietet im Umgang mit solchen Tabellen einige hilfreiche Funktionen, die es ermöglichen, auch unter einer Vielzahl von Datensätzen die wenigen relevanten Informationen schnell zu finden.
3.1 Suchen und Ersetzen
Unter der Registerkarte „Start“ befindet sich das Menü „Suchen und Auswählen“. Dort können die Funktionen „Suchen“ und „Ersetzen“ aufgerufen werden. Alternativ kann auch das Tastaturkürzel „STRG + f“ genutzt werden.
Im daraufhin angezeigten Dialog „Suchen und Ersetzen“ können der Suchwert und ggf. der neue Wert eingetragen werden. Mithilfe der Karteireiter „Suchen“ und „Ersetzen“ kann zwischen den beiden Funktionen umgeschaltet werden. Zusätzliche Suchoptionen öffnen sich bei der Aktivierung der Schaltfläche „Optionen“.S. 284
3.2 Sortierung
Datentabellen können nach ihren Spalten beliebig sortiert werden. Dazu muss im ersten Schritt die zu sortierende Datentabelle markiert werden.
Bei der Verwendung der Sortierfunktion müssen immer alle inhaltlich zusammenhängenden Zellen markiert werden. Wenn nur ein Teil der Zellen (z. B. nur...