Fahrausweise

Zusammenfassung

Für Fahrausweise gelten sowohl bei der Ausstellung des Belegs als auch beim Vorsteuerabzug Besonderheiten, die von Vereinfachungsregelungen geprägt sind. Der Beitrag gibt einen Überblick über diese Besonderheiten und stellt anhand eines Buchungsbeispiels die Buchung von Fahrtkosten dar.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Wie wird kontiert?

3.1 Allgemeine Grundsätze

Fahrausweise sind Dokumente, die einen Anspruch auf die Beförderung einer Person begründen. Hierbei kann es sich um die Beförderung im öffentlichen Personennah- und -fernverkehr, mit der Eisenbahn, mit einem Flugzeug oder mit einem Schiff handeln.

Grundsätzlich müssen Rechnungen sämtliche in § 14 Abs. 4 UStG genannten Voraussetzungen enthalten, um das Dokument für Zwecke des Vorsteuerabzugs verwenden zu können. Der Gesetzgeber hat jedoch durch eine Öffnungsklausel in § 14 Abs. 6 UStG die Möglichkeit geschaffen, Regelungen zur Vereinfachung zu treffen. Von dieser Möglichkeit hat er für Fahrausweise durch die Einführung des § 34 UStDV Gebrauch gemacht. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass es zur Abwicklung des Personenbeförderungsverkehrs einer möglichst einfachen Art der Belegerstellung bedarf.

Nach § 34 Abs. 1 Satz 1 UStDV gelten Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden, als Rechnungen im Sinne des § 14 UStG, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten:

• 1 den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt,

• 2 das Ausstellungsdatum,

• 3 das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe,

• 4 den anzuwendenden Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG unterliegt, und

• 5 im Fall der Anwendung des § 26 Abs. 3 UStG einen Hinweis auf die grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.

Abb. 1: Muster eines Fahrausweises ohne Steuersatz- oder Tarifangabe 4

Als Alternative zur Angabe des vollständigen Namens und Anschrift des leistenden Unternehmers kann nach § 34 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 31 Abs. 2 UStDV auch eine andere Bezeichnung genügen, wenn diese eindeutig ist, z. B. die Bezeichnung „Deutsche Bahn AG“ nebst Logo.

Zu den Fahrausweisen gehören auch Zuschlagskarten für zuschlagspflichtige Züge, Platzkarten, Bett- und Liegekarten. Ebenso sind Zeitkarten als Fahrausweise anzuerkennen. Werden Fahrscheine durch Fahrscheinautomaten ausgestellt, kann der Steuersatz durch ein zusätzliches Symbol angegeben werden – z. B. „X“ mit dem Zusatzvermerk „X = 19 % USt“.

Wird im Zusammenhang mit der Beförderung das Reisegepäck mitbefördert, handelt es sich um eine Nebenleistung zur Personenbeförderungsleistung. Hierzu zählen auch die Beförderung von Autos und Fahrrädern im Reisezug. Für die Ausstellung derartiger (Zusatz-)Belege gelten die gleichen Erleichterungen des § 34 UStDV.

Erstreckt sich die Beförderung auch auf das Ausland, unterliegt nach § 3b Abs. 1 Satz 2 UStG nur der inländische Streckenanteil der Umsatzsteuer. Anhand der Fahrkarte ist dieser Streckenanteil nicht erkennbar. In derartigen Fällen gelten diese Fahrausweise nur dann als Rechnung, wenn eine Bescheinigung des Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten darüber vorliegt, welcher Anteil des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt. Diese Regelung hat nur Bedeutung für den Eisenbahnverkehr, da bei grenzüberschreitenden Flügen nach § 26 Abs. 3 UStG regelmäßig keine Umsatzsteuer erhoben wird.

3.2 Rechnung

Die Verkehrsunternehmen weisen im Regelfall darauf hin, dass den umsatzsteuerlichen Bestimmungen entsprechende Rechnungen über steuerpflichtige Beförderungsleistungen nur auf Verlangen der Fahrgäste ausgestellt werden, soweit die Fahrausweise nicht ohnehin den umsatzsteuerlichen Bestimmungen als Rechnung entsprechen.

Der VBB Verkehrsverband Berlin-Brandenburg weist zusätzlich darauf hin, dass der Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung mit dem 31. Januar des dem Gültigkeitszeitraum folgenden Jahres erlischt.

3.3 Vorsteuerabzug

Ähnlich wie die Vereinfachungen zur Belegerstellung gibt es auch Erleichterungen beim Vorsteuerabzug: Auch hier hat der Gesetzgeber durch die Öffnungsklausel in § 15 Abs. 5 Nr. 1 UStG eine Regelung in § 35 Abs. 2 Satz 3 UStDV geschaffen, um den Vorsteuerabzug aus den Fahrausweisen zu ermöglichen. Entspricht der Fahrausweis den Erfordernissen des § 34 UStDV kann der Unternehmer unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG einen Vorsteuerabzug von 7 % geltend machen, soweit die Beförderung auf das Inland entfällt.

Ein 19%iger Vorsteuerabzug ist ab dem 1.1.2020 nur dann möglich, wenn dieser Steuersatz angegeben ist. Bei Fahrausweisen im Luftverkehr kann ein Vorsteuerabzug nur dann in Anspruch genommen werden, wenn im Fahrausweis der Regelsteuersatz von 19 % angegeben ist.

Werden Fahrausweise über das Internet abgerufen, kann der Vorsteuerabzug dann vorgenommen werden, wenn durch das Abrufverfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf dem Konto erfolgt – z. B. durch Kreditkartenzahlung.

Wird die Beförderungsleistung durch einen berechtigten Dritten vermittelt – z. B. durch ein Reisebüro –, kann der Vorsteuerabzug auch aus der vom Reisebüro ausgestellten Rechnung beansprucht werden, wenn der Steuerausweis berechtigender Weise „im Namen und für Rechnung des Beförderungsunternehmens“ erfolgt.

In diesem Fall muss der Fahrausweis für Zwecke des Vorsteuerabzugs ungültig gemacht werden, z. B. durch einen Hinweis oder Aufdruck auf dem Fahrausweis, dass dieser nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Zur möglichen Anwendung des unrichtigen bzw. unberechtigten Steuerausweis nach § 14c UStG vgl. die Abschnitte 3.4 und 3.5.

3.4 Unrichtiger Steuerausweis durch zu hoher Angabe des Steuersatzes

Wird in einem Fahrausweis ein falscher zu hoher Steuersatz – 19 % anstatt 7 % – angegeben, ist die Finanzverwaltung nach Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE der Ansicht, dass ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c Abs. 1 UStG vorliegt. Der Unternehmer schuldet demnach den überhöht ausgewiesenen Steuerbetrag. Die Angabe einer falschen Beförderungsstrecke nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG führt für sich allein noch nicht zu einer Steuerschuld nach § 14c Abs. 1 UStG, da diese nicht zu den Mindestangaben nach § 34 Abs. 1 UStDV gehört.

3.5 Unrichtiger bzw. unberechtigter Steuerausweis bei Abrechnungen durch Reisebüros

Reisebüros vermitteln u. a. Fahrausweise über Personenbeförderungen im Inland, die den Erwerber unter den sonstigen Voraussetzungen des § 15 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigen. Die OFD Karlsruhe wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass bei Ausstellung des Fahrausweises durch den Beförderungsunternehmer einerseits und das zusätzliche Ausstellen einer Rechnung mit gesonderten Steuerausweis des Reisebüros im Einvernehmen mit dem Beförderungsunternehmer andererseits, zwei Rechnungen über ein und dieselbe Leistung ausgestellt wurden.

In einem derartigen Fall wird die in der Reisebürorechnung ausgewiesene Steuer zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet (unrichtiger Steuerausweis). Sollte das Reisebüro in der Rechnung den Anschein erweckt haben, dass die Beförderungsleistung nicht im Namen und für Rechnung des Beförderungsunternehmens ausgeführt wird, sondern durch das Reisebüro selbst, schuldet das Reisebüro die zusätzliche Steuer als unberechtigten Steuerausweis nach § 14c Abs. 2 UStG.

3.6 Praxisbeispiel: Geschäftsreise

Unternehmer U aus Berlin hat für eine Geschäftsreise im Februar 2024 mehrere Verkehrsmittel in Anspruch genommen: