Erteilung einer Vollmacht durch den Beteiligten und deren Beachtung durch das Finanzamt

1. Form und Nachweis der Vollmacht

Die Vollmacht zur Vertretung im Besteuerungsverfahren kann nicht nur schriftlich oder in elektronischer Form (§ 87a Abs. 3 AO), sondern auch auf andere Weise erteilt werden. Sie ist für das Finanzamt nur dann beachtlich, wenn sie ihm zumindest durch konkludentes Handeln angezeigt wird. [1]

Die für Angehörige der steuerberatenden Berufe (§ 3 StBerG) geltende Vermutung einer ordnungsgemäßen Bevollmächtigung durch den Steuerpflichtigen [2] gilt auch für Lohnsteuerhilfevereine (§ 4 Nr. 11 StBerG) und andere Einrichtungen i. S. d. § 4 StBerG (Befugnis zu beschränkter Hilfeleistung in Steuersachen), soweit diese zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt sind.

Von der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe kann bereits dann ausgegangen werden, wenn in der Steuererklärung angegeben wurde, dass dieser an der Erstellung der Erklärung mitgewirkt hat.

Im Zweifelsfall ist zu klären, ob eine Vollmacht (noch) besteht. Dies kann z. B. dann geboten sein, wenn in der vom Steuerpflichtigen zuletzt eingereichten Steuererklärung im Gegensatz zu früheren Steuererklärungen eine Mitwirkung durch einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe nicht mehr erkennbar ist.

2. Umfang der Vollmacht

Die Vollmacht berechtigt den Bevollmächtigten zur Vornahme aller Verfahrenshandlungen, soweit der Steuerpflichtige die Vollmacht nicht ausdrücklich eingeschränkt und die Einschränkung dem Finanzamt mitgeteilt hat. Ist dem Finanzamt keine ausdrückliche Empfangsvollmacht vorgelegt worden, berechtigt die bloße (Vertretungs-)Vollmacht nach § 80 AO nicht zur Entgegennahme von Steuerverwaltungsakten, da § 122 Abs. 1 Satz 3 AO als „lex speziales” dem § 80 Abs. 3 Satz 1 AO vorgeht. Das Vorliegen einer Empfangsvollmacht kann im Gegensatz zur (Vertretungs-)Vollmacht nicht unterstellt werden.

Hat der Steuerpflichtige dem Finanzamt jedoch eine schriftliche Vollmacht vorgelegt, wonach der Bevollmächtigte berechtigt ist, für den Steuerpflichtigen rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen, so umfasst die Vollmacht auch den Empfang von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten. [3]

Zur Bekanntgabe von Steuerverwaltungsakten an den Bevollmächtigten vgl. AEAO zu § 122, Nr. 1.7.

Eine dem Finanzamt vorgelegte, mit der Steuernummer für die laufend veranlagten Steuern versehene Vollmachtsurkunde erstreckt sich nur auf die unter dieser Steuernummer erfassten Steuerarten, nicht dagegen auf sonstige Bereiche wie Einheitsbewertung des Grundvermögens, Grunderwerbsteuer oder Erbschaftsteuer. [4] Das Gleiche gilt, wenn im Fragebogen zur Gewerbeanmeldung ein Empfangsbevollmächtigter benannt wird; denn dieser Fragebogen bezieht sich ersichtlich (nur) auf die steuerlichen Angelegenheiten, die sich aus der Betriebseröffnung ergeben, d. h. auf die sich daran anschließenden laufend veranlagten Steuern.

Etwas anderes kann gelten, wenn der Steuerpflichtige wegen eines längeren Auslandsaufenthalts einen Empfangsbevollmächtigten bestellt. In diesem Fall ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass möglichst alle in Betracht kommenden Arbeitsgebiete des Finanzamts von der Bevollmächtigung Kenntnis erlangen, wobei es keinen Unterschied macht, ob der Steuerpflichtige in der Vollmachtsurkunde gar keine Steuernummer oder diejenige für die laufend veranlagten Steuern angegeben hat. [5]

Eine Vollmacht ermächtigt nicht zum Empfang von Erstattungen oder Vergütungen (§ 80 Abs. 1 Satz 2, 2. Halbsatz AO). Der Bevollmächtigte kann jedoch in anderer Weise über das Guthaben des Steuerpflichtigen verfügen, indem er z. B. namens des Steuerpflichtigen gegenüber dem Finanzamt aufrechnet (§ 226 AO). Erstattungen an Bevollmächtigte oder andere Personen sind zulässig, wenn der Steuerpflichtige eine entsprechende Zahlungsanweisung erteilt; das Finanzamt ist jedoch nicht zur Zahlung an sie verpflichtet. § 46 AO (Abtretung, Verpfändung, Pfändung) bleibt unberührt.

Bei der Unterzeichnung von Steuererklärungen ist, wenn die Einzelsteuergesetze die eigenhändige Unterschrift vorsehen, eine Vertretung durch Bevollmächtigte nur unter den Voraussetzungen des § 150 Abs. 3 AO zulässig.

3. Beachtung der Vollmacht durch das Finanzamt

Ist ein Bevollmächtigter bestellt, sollen der Schriftwechsel und die Verhandlungen im Besteuerungsverfahren mit ihm geführt werden (§ 80 Abs. 3 Satz 1 AO). Demgemäß ist das Finanzamt bei erteilter Vollmacht grundsätzlich gehalten, sich wegen notwendiger Rückfragen und Auskünfte ausschließlich mit dem Bevollmächtigten in Verbindung zu setzen und diesem auch schriftliche Antworten und Mitteilungen auf Anträge, Anfragen, Einwendungen u. dgl. zu übermitteln. So sind z. B. bewilligende oder ablehnende Entscheidungen über Anträge auf Stundung, Erlass oder Aussetzung der Vollziehung stets dem Bevollmächtigten zuzusenden, wenn dieser für den Steuerpflichtigen den Antrag gestellt hat. Dies gilt auch in den Fällen, in denen dem Finanzamt eine schriftliche Vollmacht, die den Bevollmächtigten ausdrücklich zur Entgegennahme von Verwaltungsakten ermächtigt, nicht vorliegt.

Nur in Ausnahmefällen ist es ermessensfehlerfrei, wenn sich das Finanzamt unmittelbar an den Beteiligten wendet. Dies ist neben dem im AEAO zu § 80 Nr. 4 genannten Beispiel etwa dann der Fall, wenn der Bevollmächtigte auf Zuschriften des Finanzamtes nicht reagiert, wenn er nicht erreichbar ist oder wenn zweifelhaft ist, ob die Vollmacht noch besteht. Auch in diesen Fällen ist der Bevollmächtigte gem. § 80 Abs. 3 Satz 3 AO zu verständigen, z. B. durch Übersendung einer Abschrift des an den Beteiligten gerichteten Schriftsatzes.

Mit der Bestellung eines Bevollmächtigten verliert der Steuerpflichtige nicht die Möglichkeit, selbst rechtswirksame Erklärungen gegenüber dem Finanzamt abzugeben. Er kann z. B. auch einen von dem Bevollmächtigten eingelegten Einspruch zurücknehmen.

4. Erlöschen der Vollmacht

Hat der Beteiligte einen Bevollmächtigten benannt, bleibt die Vollmacht so lange wirksam, bis dem Finanzamt ein Widerruf zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 4 AO). Den Widerruf erklären kann grundsätzlich nur der Vollmachtgeber, nicht auch der Vollmachtnehmer (§§ 167, 168 BGB). Der Widerruf ist wie die Vollmachtserteilung selbst formfrei.

Ein Beteiligter kann sich auch im Verwaltungsverfahren durch mehrere Bevollmächtigte vertreten lassen. Da dies aber die Ausnahme ist, ist im Regelfall davon auszugehen, dass mit der Bestellung eines neuen Bevollmächtigten die Vollmacht des vorherigen Bevollmächtigten erloschen ist. Dies muss erst recht angenommen werden, wenn der neue Bevollmächtigte eine umfassende Verfahrensvollmacht für alle steuerlichen Angelegenheiten einschließlich Zustellvollmacht erhält und fortan ausschließlich der neue Bevollmächtigte für den Steuerpflichtigen tätig wird sowie die angefochtenen Bescheide und sonstige Korrespondenz des Finanzamts in Empfang nimmt. [6]

Die Anzeige eines Angehörigen der steuerberatenden Berufe über die vorgenommene Auflösung/Kündigung des Mandatsverhältnisses (Niederlegung des Mandats) ist auch für das Finanzamt beachtlich, die Vollmacht ist als erloschen anzusehen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Anzeige ein wirksamer Widerruf bzw. eine wirksame Kündigung des Vollmachtvertrags zugrunde liegt; im Zweifel muss das Finanzamt die Wirksamkeit einer vom Verfahrensbevollmächtigten angezeigten Mandatsniederlegung überprüfen. [7] Die Kündigung des Mandats wird – da sie zu den empfangsbedürftigen Willenserklärungen gehört – erst wirksam, wenn sie im Innenverhältnis wirksam geworden, also dem Mandanten zugegangen ist. [8] Konnte dies nicht geschehen, weil der Vollmachtgeber nicht erreichbar war, ist weiterhin nach den allgemeinen Grundsätzen, also z. B. nach § 80 Abs. 3 AO, nach § 122 Abs. 1 Satz 3 AO, nach § 123 AO oder nach § 7 VwZG zu verfahren. Auch im Fall einer wirksamen Mandatsniederlegung wird das hiermit einhergehende Erlöschen der Vollmacht dem Finanzamt gegenüber erst mit Zugang der Mitteilung wirksam.

Sofern Angehörige der steuerberatenden Berufe die ihnen zugegangenen Schriftstücke an das Finanzamt zurücksenden, obwohl sie dem Finanzamt gegenüber die Empfangsvollmacht nicht widerrufen haben, gilt Folgendes:

Gem. § 80 Abs. 1 Satz 4 AO wird ein Widerruf der Vollmacht dem Finanzamt gegenüber erst wirksam, wenn er ihm zugeht. Eine Bekanntgabe an den rechtsgeschäftlich bestellten Empfangsbevollmächtigten ist grundsätzlich wirksam, soweit und solange der Beteiligte oder der Empfangsbevollmächtigte nicht widersprochen haben.

In der Rücksendung eines Schriftstücks kann im Wege der Auslegung ein Widerruf der Empfangsvollmacht gesehen werden. Der Widerruf ist formfrei und wirkt ex nunc. Er lässt die bis zum Zeitpunkt des Zugangs beim Finanzamt (hier: Eingang der Rücksendung) vorgenommenen aktiven (hier: Bekanntgabehandlung „Aufgabe zur Post”) und passiven Verfahrenshandlungen unberührt. [9] D. h. der zurückgesandte Steuerbescheid ist wirksam bekannt gegeben worden. [10]

Im Falle des Verlustes der Handlungsfähigkeit des Bevollmächtigten bzw. seines Todes endet bzw. erlischt die Vollmacht. Erhält ein bevollmächtigter Rechtsträger durch einen Formwechsel gem. §§ 190 – 304 UmwG eine andere Rechtsform, bleibt die Vollmacht bestehen, da die Ausgangsgesellschaft nach den für die neue Rechtsform geltenden Vorschriften weiterbesteht (§ 202 Abs. 1 Nr. 1 UmwG). Bei Verschmelzung (§§ 2 – 122 UmwG) eines bevollmächtigten Rechtsträgers sollte eine neue Vollmacht angefordert werden, weil der Übergang der Bevollmächtigung trotz Gesamtrechtsnachfolge (§ 20 UmwG) streitig sein kann. In Spaltungsfällen (§§ 123 – 173 UmwG) ist zwingend eine neue Vollmacht anzufordern. Die Insolvenz des Bevollmächtigten führt grundsätzlich nicht zum Erlöschen der Vollmacht.

Weder durch den Tod des Vollmachtgebers, noch durch eine Veränderung in seiner Handlungsfähigkeit oder seiner gesetzlichen Vertretung wird die Vollmacht aufgehoben (§ 80 Abs. 2, 1. Halbsatz AO). In diesen Fällen empfiehlt es sich aber zu klären, ob noch ein Vertretungsverhältnis (weiter-)besteht (§ 80 Abs. 2, 2. Halbsatz AO). Bei Formwechsel (§§ 190 – 304 UmwG) eines Vollmacht gebenden Rechtsträgers bleibt die Vollmacht bestehen. Bei Verschmelzung/Spaltung des Vollmachtgebers muss eine neue Vollmacht angefordert werden. Mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens beim Vollmachtgeber erlischt gem. § 117 Abs. 1 InsO jede vom Schuldner bezüglich des zur Insolvenzmasse gehörenden Vermögens erteilte Vollmacht kraft Gesetzes. Nur soweit ein Auftrag oder ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach § 115 Abs. 2 InsO fortbesteht, gilt auch die Vollmacht als fortbestehend (§ 117 Abs. 2 InsO). Gem. § 115 Abs. 2 InsO hat der Beauftragte, wenn mit dem Aufschub Gefahr verbunden ist, die Besorgung des übertragenen Geschäfts fortzusetzen, bis der Insolvenzverwalter anderweitig Fürsorge treffen kann; der Auftrag gilt insoweit als fortbestehend.

5. Zurückweisung nach § 80 Abs. 5 AO

Bevollmächtigte und Beistände, die geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten, ohne dazu befugt zu sein, sind zurückzuweisen. Es handelt sich insoweit nicht um eine Ermessensvorschrift.

Die Zurückweisungsverfügung ist bereits jetzt analog zu § 80 Abs. 7 Satz 1 AO in der ab 1. Januar 2017 geltenden Fassung [11] zu verfassen, um sie somit auf alle anhängigen und zukünftigen Verwaltungsverfahren des Vollmachtgebers im Zuständigkeitsbereich der Finanzbehörde zu erstrecken. Die bundeseinheitlichen sowie die niedersächsischen Textbausteine zur Zurückweisung nach § 80 AO wurden entsprechend angepasst.

OFD Niedersachsen v. 21.10.2016 - S 0202 - 13 - St 141