Entschädigungen, die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen gewährt werden

Bezug: HMdF-Erlass vom 13.01.2014 – S 2337 A – 001 – II 3b

A. Allgemeines

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Volksvertretungen (Stadtverordnete, Mitglieder des Kreistages, der Gemeindevertretung oder des Ortsbeirats sowie Ortsvorsteher ohne Außenstelle) gewährten Entschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus „sonstiger selbständiger Arbeit” im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG der Einkommensteuer (etwas anderes gilt nach meinem Erlass vom 14. Januar 2014 – S 2337 A – 60 – II 3b – für kommunale Vertreter). Dies gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden (§ 27 Abs. 1 der Hessischen Gemeindeordnung).

Steuerfrei sind

• nach § 3 Nr. 13 EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder entsprechender Landesgesetze gewährt werden,

• nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären.

B. Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG)

I. Für ehrenamtliche Mitglieder einer Gemeindevertretung gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder (§ 27 Abs. 3 der Hessischen Gemeindeordnung) sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

   Tabelle in neuem Fenster öffnen

   in einer Gemeinde oder Stadt mit oder Stadt mit	monatlich	jährlich
   – höchstens 20.000 Einwohnern	104 € [1]	1.248 €
   – 20.001 bis 50.000 Einwohnern	166 € [2]	1.992 €
   – 50.001 bis 150.000 Einwohnern	204 €	2.448 €
   – 150.001 bis 450.000 Einwohnern	256 €	3.072 €
   – mehr als 450.000 Einwohnern	306 €	3.672 €

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft in der Gemeindevertretung während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2. Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück (§ 27 Abs. 2 der Hessischen Gemeindeordnung) als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt; bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz oder dem entsprechenden Landesgesetz maßgebend.

3. Die steuerfreien Beträge nach Nr. 1 erhöhen sich

   • für Vorsitzende der Gemeindevertretung auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1,

   • für die ständigen Vertreter der Vorsitzenden der Gemeindevertretung auf das Eineindrittelfache der Beträge nach Nr. 1,

   • für Fraktionsvorsitzende, deren Fraktion mindestens zwei Mitglieder umfasst, auf das Doppelte der Beträge nach Nr. 1.

II. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder (§ 27 Abs. 3 der Hessischen Gemeindeordnung, § 18 Abs. 1 Satz 1 der Hessischen Landkreisordnung) sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

   Tabelle in neuem Fenster öffnen

   in einem Landkreis mit	monatlich	jährlich
   – höchstens 250.000 Einwohnern	204 €	2.448 €
   – mehr als 250.000 Einwohnern	256 €	3.072 €

2. Abschnitt I Nr. 2 und 3 ist entsprechend anzuwenden

III.

Die Regelungen der Abschnitte I bis III gelten nicht bei kommunalen Zweckverbänden (z. B. Wasserversorgungs- oder Abwasserbeseitigungsverband).

IV.

Die Regelungen nach Abschnitt I Nr. 1 und 2 gelten sinngemäß auch für die ehrenamtlichen Mitglieder des Ortsbeirats. Dabei ist jedoch nicht die Einwohnerzahl der Gemeinde oder der Stadt, sondern die des Ortsbezirks maßgebend. Für den Ortsvorsteher ohne Verwaltungsaußenstelle verdoppeln sich die steuerfreien Beträge nach Abschnitt I Nr. 1.

V.

Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglied mehrerer kommunaler Volksvertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen im Sinne der vorstehenden Abschnitte I, II, III und V nebeneinander beziehen. R 3.12 Abs. 3 Satz 6 der Lohnsteuer-Richtlinien 2008 ist insoweit nicht anzuwenden.

C. Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigungen

Mit den steuerfreien Entschädigungen nach Teil B sind alle Aufwendungen, die mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit im Sinne des Teils B zusammenhängen, mit Ausnahme der Aufwendungen für Dienstreisen, abgegolten. Es bleibt den Steuerpflichtigen unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen insoweit, als sie die steuerfreien Entschädigungen übersteigen, als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

D. Anwendungszeitraum

Die vorstehenden Regelungen sind erstmals auf alle offenen Fälle ab dem Kalenderjahr 2009 anzuwenden.

Dieser Erlass ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der anderen Länder.

Zusatz der OFD:

Bis einschließlich VZ 2006 gelten die Regelungen der HMdF-Erlasse vom 17.01. und 10.04.1990, 17.06.1997 sowie 13.12.2001 – S 2337 A – 1 – II B 2a, veröffentlicht in der Rundverfügung vom 23.01.2002 – S 2248 A – 7 – St II 21 weiter.

Für die VZ 2007 und 2008 gelten die Regelungen des HMdF-Erlasses vom 21.12.2007 – S 2337 A – 001 – II 3b, veröffentlicht in der Rundverfügung vom 06.08.2008 – S 2248 A – 7 – St 213 weiter.

Nach dem Urteil des HFG vom 24.06.2013 gilt die Verdoppelung der Freibeträge nach Abs. B.I.3 und B.II.2 nicht für den Höchstbetrag von 175 €/200 €.

Die bisherige Begünstigung der Verbandskammer des Planungsverbandes Ballungsraum Frankfurt/Rhein-Main (Rechtsnachfolger: Regionalverband FrankfurtRheinMain) ist weggefallen, da die Mitglieder nicht mehr – wie beim früheren Umlandverband Frankfurt – unmittelbar von den Bürgern gewählt, sondern von den Kommunen entsandt werden und daher nicht der Legislative, sondern der Exekutive zuzurechnen sind.

Zu der Frage, wie die private Nutzungsmöglichkeit für ein mobiles Endgerät (Tablet), das einem kommunalen Mandatsträger vom Landkreis zu Verfügung gestellt wird, ertragsteuerlich zu beurteilen ist, haben die Referatsleiter des Bundes und der Länder beschlossen, dass eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG nicht in Betracht kommt, da es sich insoweit nicht um eine Aufwandsentschädigung handelt.

Die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nr. 45 EStG galt bis einschl. VZ 2014 ausschließlich für Arbeitnehmer und war daher für den vorstehenden Sachverhalt nicht einschlägig.

Durch das Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften (ZKAnpG) gilt diese Steuerbefreiungsvorschrift ab dem VZ 2015 nicht mehr nur für Arbeitnehmer, sondern wurde auf öffentliche Dienste leistende Personen ausgeweitet, denen die Vorteile im Rahmen einer Tätigkeit zugewendet werden, für die sie eine Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 12 EStG erhalten

OFD Frankfurt/M. v. 18.02.2016 - S 2248 A - 7 - St 213