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Business English: Letters in Response to Orders – Confirmation of Orders
Die schriftliche Annahme eines Vertragsangebots nach vorhergegangener Vertragsverhandlung wird als Auftragsbestätigung (Confirmation of Orders) bezeichnet. Unter Kaufleuten gilt die Nichtbeantwortung eines Bestätigungsschreibens als Einverständnis mit dem im Bestätigungsschreiben niedergelegten Vertragsinhalt, selbst wenn dieser von den vorausgegangenen mündlichen Vereinbarungen abweicht oder neue Bedingungen enthält. Reklamationen müssen unverzüglich innerhalb kurzer Frist erfolgen. Auftragsbestätigungen sind daher stets sorgfältig vom Empfänger zu prüfen.
When an order is received, a confirmation is often sent in foreign trade if
the order is incomplete or not clear
the order does not agree with the customer’s terms
the required goods are temporarily out of stock or not available
the seller offers substitutes or proposes his own terms
Guideline
A confirmation of orders should refer to …
Reference to order
Acknowledgement (Confirmation) of order
Quantity
Variety and specifications
Price and discount
Freight/carriage and insurance
Delivery
Taxes
Packing and shipping instructions
Polite ending
Important Language to Remember
Reference to or...