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Aktenmanagement – Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Der überwiegende Teil der Anwaltskanzleien führt seine Akten noch nicht in elektronischer, sondern in althergebrachter Papierform. Unabhängig von der Form ihrer Archivierung gibt es für Akten und Daten verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die es gilt einzuhalten. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick über diese Vorschriften geben.
Die Handakte
Um ein geordnetes Bild über die von ihm entfaltete Tätigkeit geben zu können, muss der Rechtsanwalt für jeden Fall eine Handakte anlegen. Diese Handakten sind für die Dauer von fünf Jahren nach Beendigung des Auftrages aufzubewahren (§ 50 BRAO). Unter Handakte ist nicht die komplette Rechtsanwaltsakte, mit der Sie in der Kanzlei arbeiten, zu verstehen, sondern nur die Schriftstücke, die der Rechtsanwalt aus Anlass seiner beruflichen Tätigkeit von dem Auftraggeber oder für ihn erhalten hat. Hat der Rechtsanwalt seinen Auftraggeber vor Ablauf dieser Fünfjahresfrist aufgefordert, die Handakten in Empfang zu nehmen und kommt der Auftraggeber dieser Aufforderung nicht nach, so erlischt die Frist bereits vor Ablauf von fünf Jahren.
Die Anwaltsakte
Zur Handakte zählt jedoch nicht der Schriftverkehr, den der Anw...