Zu § 87d Datenübermittlungen an Finanzbehörden im Auftrag:

1.  Natürliche Person als Auftraggeber

1.1 Bei der Identifizierung einer natürlichen Person als Auftraggeber sind deren Name (d. h. Nachname und mindestens ein Vorname), ihr Geburtsort, ihr Geburtsdatum, ihre Staatsangehörigkeit und ihre Wohnanschrift festzustellen. Besteht kein fester Wohnsitz mit rechtmäßigem Aufenthalt in der Europäischen Union, ist die postalische Anschrift festzustellen, unter der der Auftraggeber erreichbar ist. Ein vorübergehender Wohnsitz (z. B. Hoteladresse) reicht nicht aus.

1.2 Die Identifizierung ist anhand eines gültigen amtlichen Ausweises, der ein Lichtbild des Inhabers enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, insbesondere anhand eines inländischen oder nach ausländerrechtlichen Bestimmungen anerkannten oder zugelassenen Passes, Personalausweises oder Pass- oder Ausweisersatzes oder einer anderen nach § 12 Abs. 1 GwG zugelassenen Methode vorzunehmen.

2.  Juristische Personen und rechtsfähige Personenvereinigungen als Auftraggeber

Bei juristischen Personen und rechtsfähigen Personenvereinigungen (einschließlich rechtsfähiger Gesellschaften bürgerlichen Rechts) als Auftraggeber sind festzustellen:

• Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vorhanden), Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und Mitglieder des Vertretungsorgans oder gesetzliche Vertreter (vgl. § 34 Abs. 1 AO).

• Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine natürliche Person, sind deren Name (d. h. Nachname und mindestens ein Vorname), ihr Geburtsort, ihr Geburtsdatum, ihre Staatsangehörigkeit und ihre Anschrift (vgl. hierzu Nr. 1.1 des AEAO zu § 87d) zu erheben.

• Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter dagegen eine juristische Person, sind deren Firma, Name oder Bezeichnung, Registernummer (soweit vorhanden) und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben.

• Unabhängig von der Rechtsform ist es bei mehr als fünf Vertretern ausreichend, dass lediglich Angaben zu fünf Vertretern erhoben werden, soweit diese in öffentliche Register eingetragen sind bzw. bei denen eine Identifizierung gemäß Nr. 1.2 des AEAO zu § 87d stattgefunden hat.

3.  Nicht rechtsfähige Personenvereinigungen als Auftraggeber

Bei nicht rechtsfähigen Personenvereinigungen als Auftraggeber sind der Name (d. h. Nachname und mindestens ein Vorname), der Geburtsort, das Geburtsdatum, die Staatsangehörigkeit und die Anschrift (vgl. hierzu Nr. 1.1 des AEAO zu § 87d) der Mitglieder, Gesellschafter oder Gemeinschafter (vgl. § 34 Abs. 2 AO) festzustellen.

Bei mehr als fünf Mitgliedern, Gesellschaftern oder Gemeinschaftern ist es ausreichend, dass lediglich Angaben zu den fünf Beteiligten mit den größten Beteiligungen bzw. Entscheidungsbefugnissen erhoben werden, soweit bei diesen eine Identifizierung gemäß Nr. 1.2 des AEAO zu § 87d stattgefunden hat.

Die Überprüfung des Namens der Mitglieder, Gesellschafter oder Gemeinschafter ist anhand der Gründungsdokumente (z. B. Gesellschaftsvertrag) oder gleichwertiger beweiskräftiger Dokumente vorzunehmen.

4.  Identifizierung bei juristischen Personen und Personenvereinigungen

Die Identifizierung ist in den Fällen der Nrn. 2 und 3 des AEAO zu § 87d anhand folgender Dokumente vorzunehmen:

• Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis (z. B. Partnerschaftsregister, Gesellschaftsregister, Vereinsregister, Berufsregister) oder

• Einsichtnahme in ein amtliches Register oder Verzeichnis oder

• Gründungsdokumente (z. B. Gesellschaftsvertrag) oder gleichwertige beweiskräftige Dokumente.

5.  Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

5.1 Die bei der Identifizierung erhobenen Angaben sind aufzuzeichnen und aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist bestimmt sich nach § 87d Abs. 2 Satz 4 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist besteht auch eine Pflicht zur Herstellung der Auskunftsbereitschaft, d. h. der Auftragnehmer muss innerhalb der Frist jederzeit in der Lage sein, Auskunft über den Auftraggeber der jeweiligen Datenübermittlung zu geben (§ 87d Abs. 2 Satz 3 und 5 AO).

5.2 Aus einem Personalausweis oder Reisepass oder anderen vergleichbaren Ausweisen sind Ausweis-/Pass-Nummer und Ausstellungsdatum aufzuzeichnen und aufzubewahren. Die Anfertigung und Aufbewahrung einer Kopie ist dabei nur zulässig, soweit dies nach dem GwG oder einer anderen gesetzlichen Bestimmung zugelassen oder vorgeschrieben ist.

5.3 Bei Auszügen aus dem Handels- oder Gesellschaftsregister genügt eine Anfertigung und Aufbewahrung einer Kopie. Gleiches gilt für die Anfertigung eines Ausdrucks, wenn elektronisch geführte Register- oder Verzeichnisdaten eingesehen werden (z. B. Ausdruck des Registerblatts).

5.4 Die Aufzeichnungen können auch elektronisch gespeichert werden.