Entschädigungen an ehrenamtliche Mitglieder kommunaler Vertretungen und an ehrenamtliche Ortsvorsteher (ab 2013)

Bezug: Erlass des Finanzministeriums Baden-Württemberg vom 19. August 2009 3 – S 233 7/3

A. Allgemeines

Die den ehrenamtlichen Mitgliedern kommunaler Vertretungen gewährten Entschädigungen unterliegen grundsätzlich als Einnahmen aus „sonstiger selbständiger Arbeit” im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG der Einkommensteuer. Dies gilt insbesondere für Entschädigungen, die für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden.

Steuerfrei sind

• nach § 3 Nr. 13 EStG Reisekostenvergütungen, die nach den Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder des entsprechenden Landesgesetzes gewährt werden; die für Verpflegungsmehraufwendungen geltende Begrenzung des § 3 Nr. 13 Satz 2 EStG ist zu beachten,

• nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG Aufwandsentschädigungen, soweit sie Aufwendungen abgelten, die einkommensteuerrechtlich als Betriebsausgaben berücksichtigungsfähig wären.

B. Anerkennung steuerfreier Aufwandsentschädigungen (§ 3 Nr. 12 Satz 2 EStG)

I. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Gemeinderates gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in einer Gemeinde oder Stadt mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	50.000 Einwohnern	200 Euro [1]	2.400 Euro [2]
   –	50.001 bis	150.000 Einwohnern	204 Euro	2.448 Euro
   –	150.001 bis	450.000 Einwohnern	256 Euro	3.072 Euro
   –	mehr als	450.000 Einwohnern	306 Euro	3.672 Euro

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Gemeinde- oder Stadtrat während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2. Für Fraktionsvorsitzende, deren Fraktion mindestens zwei Mitglieder umfasst, sind die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer des Fraktionsvorsitzes folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in einer Gemeinde oder Stadt mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	20.000 Einwohnern	208 Euro	2.496 Euro
   –	20.001 bis	50.000 Einwohnern	332 Euro	3.984 Euro
   –	50.001 bis	150.000 Einwohnern	408 Euro	4.896 Euro
   –	150.001 bis	450.000 Einwohnern	512 Euro	6.144 Euro
   –	mehr als	450.000 Einwohnern	612 Euro	7.344 Euro

   Die Bestimmung des Begriffes „Fraktion” ist nicht von der in einer Geschäftsordnung des Gemeinderates festgelegten Mindestzahl abhängig.

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Dauer des Fraktionsvorsitzes während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

3. Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 oder Nr. 2 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt; bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz oder nach dem entsprechenden Landesgesetz maßgebend.

II. Für ehrenamtliche Mitglieder eines Kreistages gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in einem Landkreis mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	250.000 Einwohnern	204 Euro	2.448 Euro
   –	mehr als	250.000 Einwohnern	256 Euro	3.072 Euro

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Kreistag während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2. Für Fraktionsvorsitzende, deren Fraktion mindestens zwei Mitglieder umfasst, sind die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer des Fraktionsvorsitzes folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in einem Landkreis mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	250.000 Einwohnern	408 Euro	4.896 Euro
   –	mehr als	250.000 Einwohnern	512 Euro	6.144 Euro

   Die Bestimmung des Begriffes „Fraktion” ist nicht von der in einer Geschäftsordnung des Kreistages festgelegten Mindestzahl abhängig.

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Dauer des Fraktionsvorsitzes während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

3. Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 oder Nr. 2 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt; bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz oder nach dem entsprechenden Landesgesetz maßgebend.

III. Für gewählte Stellvertreter des Landrats im Kreistag gilt Folgendes:

Bei den nach § 20 Abs. 1 der Landkreisordnung für Baden-Württemberg (LKrO) gewählten Stellvertretern des Landrats im Kreistag, deren Aufgaben sich auf den Vorsitz im Kreistag beschränken, falls der Landrat verhindert sein sollte, sind die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Stellvertretung des Landrats im Kreistag folgende Beträge nicht übersteigen:

Dies gilt nicht für die Stellvertreter des Landrats im Kreistag, die im Kreistag zugleich Fraktionsvorsitzende sind, deren Fraktion mindestens zwei Mitglieder umfasst. In diesen Fällen sind bereits die Beträge nach Abschnitt II Nr. 2 maßgebend.

Die Steuerbefreiung findet unabhängig von der tatsächlichen Vertretung für den gesamten Zeitraum der Wahl zum Stellvertreter des Landesrats im Vorsitz des Kreistages Anwendung. Soweit der für die Tätigkeit als Kreisrat maßgebende Höchstbetrag durch die Kreisratsentschädigung nicht voll ausgeschöpft ist, kann der nicht ausgeschöpfte Teil auf die Entschädigung als Stellvertreter des Landrats im Vorsitz des Kreistages übertragen werden.

Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Dauer der Stellvertretung des Landrats im Kreistag während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

IV. Die Regelungen des Abschnitts I gelten sinngemäß auch für die Mitglieder von Vertretungen der Verwaltungsgemeinschaften. Sie gelten nicht bei kommunalen Zweckverbänden (z. B. Wasserversorgungs- und Abwasserbeseitigungsverband).

V. Für ehrenamtliche Mitglieder des Ortschaftsrats und ehrenamtliche Ortsvorsteher gilt Folgendes:

1. Pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder sind steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in der Ortschaft mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	50.000 Einwohnern	200 Euro [3]	2.400 Euro [4]

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Mitgliedschaft im Ortschaftsrat während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

2. Für ehrenamtlichen Ortsvorsteher, sind die pauschalen Entschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Tätigkeit als ehreamtlicher Ortsvorsteher folgende Beträge nicht übersteigen:

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   in einer Ortschaft mit			monatlich	jährlich
   –	bis zu	20.000 Einwohnern	208 Euro	2.496 Euro
   –	20.001 bis	50.000 Einwohnern	332 Euro	3.984 Euro

   Die Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge in anderen Monaten desselben Kalenderjahres ist zulässig. Dabei kann jedoch der steuerfreie Jahresbetrag uneingeschränkt nur dann angesetzt werden, wenn die Dauer des der Tätigkeit als ehrenamtlicher Ortsvorsteher während eines ganzen Kalenderjahres bestanden hat.

3. Neben den steuerfreien Beträgen nach Nr. 1 oder Nr. 2 wird die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort und zurück als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt; bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs ist die Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz oder nach dem entsprechenden Landesgesetz maßgebend.

VI. Steuerpflichtige, die gleichzeitig Mitglied mehrerer kommunaler Vertretungen sind, können steuerfreie Entschädigungen im Sinne der vorstehenden Abschnitt I bis IV nebeneinander beziehen. R 3.12 Abs. 3 Satz 6 LStR ist insoweit nicht anzuwenden.

Die für eine Tätigkeit in einer kommunalen Vertretung nicht ausgeschöpften Monatsbeträge desselben Kalenderjahres können nicht auf pauschale Entschädigungen oder Sitzungsgelder für eine Tätigkeit in einer anderen kommunalen Vertretung oder Tätigkeit als ehrenamtlicher Ortsvorsteher übertragen werden.

C. Wirkung der steuerfreien Aufwandsentschädigungen

Mit den steuerfreien Entschädigungen nach Teil B sind alle Aufwendungen, die mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit im Sinne des Teils B zusammenhängen, mit Ausnahme der Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten, abgegolten. Es bleibt den Steuerpflichtigen unbenommen, ihre tatsächlichen Aufwendungen, soweit sie nicht Kosten der Lebensführung sind, die ihre wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. In diesem Fall können die tatsächlichen Aufwendungen insoweit, als sie die steuerfreien Entschädigungen übersteigen, als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.

D. Anwendungszeitraum

Die vorstehenden Regelungen sind erstmals für das Kalenderjahr 2013 anzuwenden.

Dieser Erlass ergeht im Einvernehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen und den obersten Finanzbehörden der anderen Länder. Er ist zur Aufnahme in die Lohn- und Einkommensteuer-Kartei bestimmt.

Das Innenministerium Baden-Württemberg sowie der Gemeindetag Baden-Württemberg, der Städtetag Baden-Württemberg und der Landkreistag Baden-Württemberg haben eine Mehrfertigung dieses Erlasses erhalten.

FinMin Baden-Württemberg v. 04.11.2013 - 3-S233 7/3