Beweislast und zu berücksichtigender Zeitraum bei Bildung einer Rückstellung für aufbewahrungspflichtige Unterlagen bzw. für
Datenarchivierung
Leitsatz
1. Für die Kosten der Aufbewahrung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen ist eine Rückstellung für eine ungewisse Verbindlichkeit
zu bilden; dabei ist vom Bilanzstichtag aus gesehen von einer Dauer der Aufbewahrungsverpflichtung von maximal 11 Jahren auszugehen.
2. Da der vom Kläger erklärte Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen einen für ihn günstigen Umstand darstellt, trägt
er hierfür die Feststellungslast. Besteht Streit über den Umfang der für die Aufbewahrung erforderlichen Stell- bzw. Lagerfläche
und kommt der Kläger trotz der gerichtlichen Anordnung seines persönlichen Erscheinens nicht zur mündlichen Verhandlung, geht
das nach den Grundsätzen zur Feststellungslast zu Lasten des Klägers.
3. Lässt der Bevollmächtigte des Klägers die Daten des Klägers bei der DATEV sichern und archivieren, stellt er dem Kläger
entsprechende Kosten aber nicht in Rechnung, können der Rückstellungsbildung beim Kläger keinesfalls jährliche Datensicherungskosten
von 150 Euro zugrunde gelegt werden (im Streitfall: Schätzung der gesamten im maßgeblichen 11-Jahreszeitraum anfallenden Kosten
für Datensicherung mit 50 Euro). Kosten für die Bereitstellung und Wiederlesbarmachung der Daten sind keine Kosten der Aufbewahrung;
sie fallen allenfalls im Rahmen einer Außenprüfung an, so dass sie mangels einer hinreichenden Wahrscheinlichkeit nicht rückstellungsfähig
sind.
Fundstelle(n): BBK-Kurznachricht Nr. 6/2012 S. 255 StBW 2012 S. 197 Nr. 5 UAAAE-02038
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