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Organisation der Rechnungsprüfung und Kontierung
I. Rechnungsprüfung
In kleinen und mittelgroßen Betrieben werden die Eingangsrechnungen oft von derselben Stelle geprüft und zur Zahlung freigegeben, die auch schriftlich oder telefonisch bestellt hat. Das führt leicht zu Unregelmäßigkeiten. Die Einrichtung einer zentralen Stelle für die Rechnungsprüfung und Kontierung ermöglicht dagegen eine qualifizierte Prüfung und einheitliche Kontierung sowie die Überwachung der Einkaufstätigkeit.
Im Folgenden handelt es sich um das Modell einer Rechnungsprüfstelle. Organisatorische, personelle und branchenspezifische Besonderheiten können dazu führen, dass eine andere Form der Abwicklung erforderlich oder vorteilhafter ist.
1. Ziele und Aufgaben der Rechnungsprüfung
Mit der Einrichtung einer zentralen Rechnungsprüfung wird erreicht, dass
die Eingangsrechnungen nicht in irgendeiner Abteilung liegen bleiben, sondern möglichst kurzfristig verbucht und zur Zahlung freigegeben werden;
die Prüfung aller Eingangsrechnungen nicht vom Besteller selbst, sondern durch eine unabhängige Stelle erfolgt;
keine Zahlung erfolgt, solange die formellen und die materiellen Voraussetzungen nicht erfüllt sind;
fehlende Vorau...