Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM); Lohnsteuerabzug im Kalenderjahr 2011 und Einführung des Verfahrens der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale

I. Einleitung

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder sind für das Lohnsteuerabzugsverfahren ab dem Kalenderjahr 2011 die folgenden Regelungen zu beachten.

1. Bisheriges Verfahren bis einschließlich 2010

Im bisherigen Lohnsteuerabzugsverfahren bis einschließlich 2010 haben die Gemeinden nach § 39 Absatz 1 EStG für ein erstes und jedes weitere Dienstverhältnis die Lohnsteuerkarten mit den Besteuerungsmerkmalen auszustellen und dem Arbeitnehmer zu übermitteln. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte zu Beginn des Kalenderjahres bzw. des Beschäftigungsverhältnisses vorzulegen. Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte entgegenzunehmen und den Lohnsteuerabzug nach den auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmalen durchzuführen und diese im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 41 Absatz 1 Satz 1 und 2 EStG).

2. Neues Verfahren ab 2012

In dem ab 1. Januar 2012 vorgesehenen neuen Verfahren wird der Verfahrensweg von der Ausstellung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinden bis zur Aushändigung an den Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber durch das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ersetzt. Dabei werden die bisherigen Rechte und Pflichten der Arbeitnehmer beibehalten.

Den Arbeitgebern werden die ELStAM für die Arbeitnehmer maschinell verwertbar zum Abruf zur Verfügung gestellt. Der Arbeitgeber hat die ELStAM abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und sie für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen wird die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber zum Abruf bereitstellen (§ 39e Absatz 3 und 6 EStG, § 52b Absatz 5 – neu – EStG in der Fassung des Regierungsentwurfs eines Jahressteuergesetzes 2010 (JStG 2010 (E)), vgl. BT-Drs. 17/2249).

3. Übergangszeitraum ab 2011

Die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte erfolgt letztmalig für das Kalenderjahr 2010 (§ 39 Absatz 1 Satz 1 EStG). Folglich stellen die Gemeinden für das Kalenderjahr 2011 keine Lohnsteuerkarten mehr aus. In dem so entstehenden Übergangszeitraum sind grundsätzlich die allgemeinen Vorschriften des Lohnsteuerabzugsverfahrens (§§ 38 ff. EStG) anzuwenden, es sei denn, dass § 52b – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E) etwas Abweichendes vorsieht. Die Gültigkeit der Lohnsteuerkarten 2010 wird bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM verlängert (Übergangszeitraum, § 52b Absatz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Fortbestehendes Dienstverhältnis

Wird ein in 2010 bestehendes Dienstverhältnis nach Ablauf des Jahres 2010 fortgesetzt, hat der Arbeitgeber die auf der Lohnsteuerkarte 2010 eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale unter Beachtung zwischenzeitlich geänderter Eintragungen im Übergangszeitraum weiterhin anzuwenden.

Pflichten des Arbeitgebers

Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter aufbewahren muss und nicht vernichten darf. Er hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte zur Änderung der Eintragungen vorübergehend zu überlassen (§ 52b Absatz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Eine Vernichtung der Lohnsteuerkarte 2010 ist erst mit der Einführung des neuen Verfahrens zulässig.

Arbeitgeberwechsel/Beendigung des Dienstverhältnisses

In den Fällen des Arbeitgeberwechsels oder bei der Beendigung des Dienstverhältnisses im Übergangszeitraum hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Dienstverhältnisses auszuhändigen (§ 52b Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Beginnt der Arbeitnehmer ein neues Dienstverhältnis, hat er dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010 vorzulegen.

Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010

Nach § 41b Absatz 1 EStG ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Finanzamt die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch zu übermitteln. Ist der Arbeitgeber in Ausnahmefällen hiervon befreit (§ 41b Absatz 3 EStG und anerkannte Härtefälle), erteilt er die Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 nach Ablauf des Kalenderjahres bzw. bei Beendigung des Dienstverhältnisses zur Durchführung der Einkommensteuerveranlagung für das betreffende Kalenderjahr auszuhändigen. Der Arbeitgeber hat auch dann die Lohnsteuerkarte 2010 auszuhändigen, wenn er die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch übermittelt, jedoch ein früherer Arbeitgeber auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt hat.

Kann die Lohnsteuerkarte 2010 nicht beim Arbeitgeber verbleiben, kann er bei fortbestehendem Dienstverhältnis ausschließlich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 im Übergangszeitraum weiter anwenden, wenn der Arbeitnehmer schriftlich bestätigt, dass die Abzugsmerkmale der Lohnsteuerkarte 2010 auch für den Lohnsteuerabzug im Übergangszeitraum zutreffend sind. Eine amtliche Bescheinigung ist hierfür nicht vorgesehen, sodass eine formlose Erklärung des Arbeitnehmers als Nachweis ausreicht. Diese Bestätigung ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und entsprechend der Regelung in § 52b Absatz 4 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E) mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.

II. Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für den Übergangszeitraum ab 2011

1. Übergang der Zuständigkeit auf die Finanzverwaltung

Für sämtliche Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 mit Wirkung ab dem 1. Januar 2011 geht die Zuständigkeit von den Gemeinden auf die Finanzverwaltung (in der Regel das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers gemäß § 19 AO) über (§ 52b Absatz 2 Satz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Für die Verwaltung der Meldedaten, wie z. B. bei Heirat, Geburt, Kirchenein- oder -austritt, bleiben weiterhin die Gemeinden zuständig.

2. Ermäßigungsverfahren für 2011

Gültigkeit der Freibeträge 2010

Grundsätzlich gelten die Eintragungen auf den Lohnsteuerkarte 2010 auch für die Lohnsteuererhebung im Kalenderjahr 2011 (§ 52b Absatz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Ein erneuter Antrag des Arbeitnehmers ist dafür nicht erforderlich. Daraus folgt, dass z. B. ein für 2010 eingetragener Freibetrag oder Faktor – unabhängig von der eingetragenen Gültigkeit – vom Arbeitgeber auch im Lohnsteuerabzugsverfahren 2011 zu berücksichtigen ist, soweit für 2011 keine abweichenden Eintragungen erfolgt sind. Dabei ist nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für diesen Freibetrag in 2011 dem Grunde oder der Höhe nach noch vorliegen.

Änderung eines Freibetrags/Hinzurechnungsbetrags

Die Änderung eines Freibetrags/Hinzurechnungsbetrags kann – wie bisher – nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres beantragt werden (§ 39a Absatz 2 Satz 3 EStG). Im Dezember 2011 eintretende Änderungen können somit nicht mehr im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren des laufenden Kalenderjahres 2011 berücksichtigt werden. Nach wie vor besteht die Möglichkeit, auch im Kalenderjahr 2011 erstmals einen Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag oder Faktor eintragen zu lassen (§§ 39a, 39f EStG).

Steuerklasse II im Übergangszeitraum

Ist auf der Lohnsteuerkarte 2010 die Steuerklasse II eingetragen, und liegen die Voraussetzungen weiterhin vor, gilt die Eintragung bis zum Ende des Übergangszeitraums fort. Liegen die Voraussetzungen für die Beantragung der Steuerklasse II erstmals im Übergangszeitraum vor, kann die Gewährung der Steuerklasse II beim Finanzamt beantragt werden.

Besteht eine Haushaltsgemeinschaft mit einem minderjährigen Kind, kann der Vordruck „Versicherung zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (Steuerklasse II)” oder wahlweise der amtliche Vordruck „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung” verwendet werden; besteht eine Haushaltsgemeinschaft mit einem volljährigen Kind, ist der amtliche Vordruck „Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung” zu verwenden.

3. Anzeigepflichten des Arbeitnehmers

Weicht die Eintragung der Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte 2010 von den Verhältnissen zu Beginn des jeweiligen Kalenderjahres im Übergangszeitraum zu Gunsten des Arbeitnehmers ab, oder ist die Steuerklasse II bescheinigt und sind die Voraussetzungen für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende (§ 24b EStG) im Laufe des Kalenderjahres entfallen, besteht – wie bisher – eine Anzeigepflicht des Arbeitnehmers (§ 52b Absatz 2 Satz 2 und 3 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

4. Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung

Wenn ein für das Kalenderjahr 2010 eingetragener Freibetrag im Kalenderjahr 2011 nicht mehr den tatsächlichen Verhältnissen entspricht, z. B. geringere Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung, ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, die Anpassung zu veranlassen. Unterbleibt ein Antrag auf Herabsetzung des Freibetrags, kann dies jedoch zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Von einer Anpassung von Einkommensteuervorauszahlungen von Amts wegen ist abzusehen.

Auf die Verpflichtung zur Durchführung einer Einkommensteuerveranlagung nach § 46 Absatz 2 Nummer 4 EStG wird hingewiesen. Die gleiche Verpflichtung besteht nach § 46 Absatz 2 Nummer 3a EStG bei Anwendung eines Faktors (§ 39f EStG).

III. Ersatzverfahren im Übergangszeitraum (Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010)

1. Allgemeines

Arbeitnehmer ohne Lohnsteuerkarte 2010, die im Übergangszeitraum Besteuerungsmerkmale für ein Dienstverhältnis benötigen, haben grundsätzlich beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen (§ 52b Absatz 3 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E); „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011”). Dazu ist der amtliche Vordruck „Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011” zu verwenden.

Hinsichtlich der Ersatzbescheinigung gelten die vorgenannten Regelungen zur Lohnsteuerkarte 2010 und zum Ermäßigungsverfahren entsprechend (Tz. I. 3 und II. 2).

2. Anwendungsfälle

Das Ersatzverfahren kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht,

• die Gemeinde hat für den Arbeitnehmer im Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte ausgestellt,

• die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung ist verloren gegangen, unbrauchbar geworden oder zerstört worden,

• der Arbeitgeber hat die Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung (versehentlich) vernichtet oder an das Finanzamt übersandt,

• für den Arbeitnehmer wurde auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Lohnsteuerabzugsmerkmale haben sich im Kalenderjahr 2011 geändert,

• der Arbeitnehmer beginnt im Kalenderjahr 2011 ein neues Dienstverhältnis und auf der Lohnsteuerkarte 2010 wurde eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt,

• bei Aufnahme eines weiteren Dienstverhältnisses im Kalenderjahr 2011.

Ersatzbescheinigungen an Jugendliche

Die Finanzämter haben bei der Ausstellung von Ersatzbescheinigungen an Kinder im Sinne des § 2 Absatz 1 und 3 des Gesetzes zum Schutz der arbeitenden Jugend (JArbSchG) gemäß § 52 JArbSchG eine Mitteilung an die zuständige Aufsichtsbehörde zu fertigen. Dazu ist der Vordruck „Mitteilung § 52 JArbSchG” zu verwenden.

3. Vereinfachungsregelung Auszubildende

Steuerklasse I ohne Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung

Für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ledige Arbeitnehmer, die ab dem Kalenderjahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, gilt folgende Vereinfachungsregelung (§ 52b Absatz 4 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Bei diesen Arbeitnehmern wird typisierend unterstellt, dass Lohnsteuerkarten für 2010 nicht ausgestellt wurden und regelmäßig die Steuerklasse I gilt, weil es sich vornehmlich um Schulabgänger handeln wird, die erstmalig berufstätig werden. Folglich kann der Arbeitgeber in diesen Fällen den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vornehmen. Der Auszubildende muss seinem Arbeitgeber die Identifikationsnummer, den Tag der Geburt und die rechtliche Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitteilen und schriftlich bestätigen, dass es sich um ein erstes Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber hat diese schriftliche Bestätigung als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen und mindestens bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren.

Ersatzbescheinigung

Liegen für den Auszubildenden die Voraussetzungen für die Anwendung der Vereinfachungsregelung nicht vor, z. B. weil es sich nicht um ein erstes Dienstverhältnis handelt (Steuerklasse VI), hat er beim Finanzamt eine Ersatzbescheinigung zu beantragen. Liegen die Voraussetzungen einer günstigeren Steuerklasse vor, z. B. bei Alleinerziehenden die Steuerklasse II oder nach Heirat bei Ehegatten die Steuerklasse III, kann eine Ersatzbescheinigung beantragt werden.

IV. Neues Verfahren

1. Allgemeines

Zum 1. Januar 2012 soll das neue Verfahren erstmalig für den Lohnsteuerabzug eingesetzt werden. Die Bestimmung des Starttermins und die damit verbundene Beendigung des Übergangszeitraums wird durch ein BMF-Schreiben bekannt gegeben, das im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht wird (§ 39e Absatz 10 EStG, § 52b Absatz 5 Satz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Darin werden die erstmalige Anwendung und der erstmalige Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber festgelegt.

2. Ermäßigungsverfahren und sonstige Anträge für 2012

Allgemeines

Auch im neuen Verfahren sind die Grundsätze des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens (§ 39a EStG) weiter anzuwenden. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010/Ersatzbescheinigung für den Übergangszeitraum eingetragenen Freibeträge und antragsgebundenen Kinderzähler (z. B. für Kinder, die zu Beginn des Kalenderjahres 2012 das 18. Lebensjahr vollendet haben, oder Pflegekinder) gelten grundsätzlich nicht weiter. Daher sind für das Kalenderjahr 2012 antragsgebundene Lohnsteuerabzugsmerkmale beim zuständigen Finanzamt neu zu beantragen. Diese Anträge sind – wie bisher – bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahres auf amtlichen Vordrucken zu stellen.

Pauschbeträge für behinderte Menschen/Hinterbliebene

Im Rahmen der Initialdatenlieferung zum 1. November 2010 haben die Gemeinden die dort gespeicherten Pauschbeträge für behinderte Menschen (§ 33b Absatz 3 EStG)/Hinterbliebene (§ 33b Absatz 4 EStG) der Finanzverwaltung mit dem jeweiligen Gültigkeitsdatum zu übermitteln (§ 39e Absatz 9 Satz 5 EStG). Diese Daten fließen in die ELStAM ein.

Einzelfälle der erneuten Beantragung von Lohnsteuerabzugsmerkmalen

Im Rahmen des Lohnsteuerermäßigungsverfahrens kann die Berücksichtigung von Kindern, die zu Beginn des Kalenderjahres 2012 das 18. Lebensjahr vollendet haben und die Voraussetzungen des § 32 Absatz 4 EStG erfüllen, beantragt werden.

Bei Arbeitnehmern, die im Kalenderjahr 2012 die Voraussetzungen für die Gewährung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende und damit für die Steuerklasse II (§§ 24b, 38b Satz 2 Nummer 2 EStG) bezogen auf ein Kind, das vor dem Kalenderjahr 2012 das 18. Lebensjahr vollendet hat, erfüllen, ist ebenfalls ein neuer Antrag erforderlich. Eine erneute Beantragung der Steuerklasse II für das Kalenderjahr 2012 ist hingegen nicht erforderlich, wenn ein begünstigendes Kind das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat und mit Hauptwohnsitz in der Wohnung des Elternteils gemeldet ist.

Möchte der Arbeitnehmer, dass ungünstigere Lohnsteuerabzugsmerkmale (eine ungünstigere Steuerklasse, eine geringere Anzahl von Kindern, kein Pauschbetrag für behinderte Menschen) ab Beginn des Kalenderjahres 2012 im Rahmen der ELStAM berücksichtigt werden, hat er dies bereits im Kalenderjahr 2011 zum 1. Januar 2012 neu zu beantragen (amtlicher Vordruck „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen – ELStAM –”).

Steuerklassenwahl bei Ehegatten

Ehegatten, denen für das Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte und für das Kalenderjahr 2011 keine Ersatzbescheinigung ausgestellt wurde, wird jeweils für den Lohnsteuerabzug programmgesteuert die Steuerklasse IV zugewiesen, wenn einer der Ehegatten ab dem Kalenderjahr 2012 ein Dienstverhältnis beginnt. Gleiches gilt, wenn beide Ehegatten in ein Dienstverhältnis eintreten. Soll von der programmgesteuerten Zuordnung abgewichen werden, ist für die Wahl der Steuerklassenkombination III/V oder des Faktorverfahrens (§ 39f EStG) ein entsprechender Antrag der Ehegatten beim Wohnsitzfinanzamt erforderlich („Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten”).

In den übrigen Fällen gelten die bisherigen Steuerklassenkombinationen der Ehegatten weiter, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Allerdings ist die Berücksichtigung eines Faktors jährlich neu zu beantragen. Die Möglichkeit zur Wahl einer ungünstigeren Steuerklasse besteht in allen Fällen.

Mehrjährige Berücksichtigung von Kindern

Ab dem Kalenderjahr 2012 ist vorgesehen, auch die mehrjährige Berücksichtigung von Kindern im Lohnsteuerabzugsverfahren zuzulassen. Dies soll auch für Pflegekinder bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres, Kinder unter 18 Jahren, wenn der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht ermittelbar oder der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist, und Kinder nach Vollendung des 18. Lebensjahres, wenn sie sich in einem Ausbildungsdienstverhältnis befinden (unter Vorlage des Ausbildungsvertrages) oder studieren (unter Vorlage von Unterlagen zur Dauer des Studiengangs), möglich sein.

Steuerliche Lebensbescheinigung

Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, werden im bisherigen Verfahren nur dann auf der Lohnsteuerkarte oder der Ersatzbescheinigung eingetragen, wenn für dieses Kind eine steuerliche Lebensbescheinigung vorgelegt wird, die nicht älter als drei Jahre ist (R 39.1 Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 LStR 2008). Diese Nachweisverpflichtung entfällt im neuen Verfahren.

Eine weitere Berücksichtigung dieser Kinder im neuen Verfahren setzt allerdings einen einmaligen Antrag voraus (Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung bzw. Vereinfachter Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung). Dabei ist der Nachweis beim Finanzamt durch Vorlage einer Geburtsurkunde des Kindes zu führen. Sollen die Kinder im Lohnsteuerabzugsverfahren zum 1. Januar 2012 berücksichtigt werden, ist der Antrag bereits im Kalenderjahr 2011 zu stellen.

3. Rechte des Arbeitnehmers

Abrufberechtigung (Positivliste)/Abrufsperre (Negativliste)

Im neuen Verfahren kann der Arbeitnehmer einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte(n) Arbeitgeber benennen (Abrufberechtigung, „Positivliste”) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung ausschließen (Abrufsperre, „Negativliste”; § 52b Absatz 8 Satz 2 und 3 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Für die Anwendung der Positivliste hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teilbetriebs mitzuteilen, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn ermittelt wird (§ 52b Absatz 8 Satz 4 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Für die Anwendung der Negativliste besteht diese Mitteilungspflicht nur für einen Arbeitgeber, bei dem der Arbeitnehmer ab dem Kalenderjahr 2011 beschäftigt ist (§ 52b Absatz 8 Satz 5 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Zum Start des neuen Verfahrens können zu diesem Zweck Anträge mit dem amtlichen Vordruck „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen – ELStAM –”, vom Arbeitnehmer bei seinem Wohnsitzfinanzamt eingereicht werden. Arbeitgeber, die in einer Positivliste nicht genannt sind, oder in einer Negativliste genannt sind, können für diesen Arbeitnehmer keine ELStAM abrufen. Die fehlende Abrufberechtigung hat zur Folge, dass der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse VI durchzuführen hat (§ 52b Absatz 8 Satz 6 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)).

Auskunft über ELStAM

Der Arbeitnehmer kann beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt auf Antrag Auskunft über die für ihn gebildeten ELStAM sowie über die durch Arbeitgeber in den letzten 24 Monaten erfolgten Abrufe der ELStAM erhalten (§ 52b Absatz 8 Satz 1 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E); „Anträge zu den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen – ELStAM –”). Mit dem Start des neuen Verfahrens wird der Arbeitnehmer seine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale im ElsterOnline-Portal einsehen können.

4. Pflichten des Arbeitgebers

Nach dem Starttermin ist der Arbeitgeber verpflichtet, die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer für den Abruf der ELStAM anzumelden und die nach § 39e EStG gebildeten ELStAM für die darauf folgende nächste Lohnabrechnung abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und gemäß der zeitlichen Gültigkeitsangabe anzuwenden (§ 39e Absatz 10 Satz 1 EStG, § 52b Absatz 5 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Er hat die ELStAM in der ersten auf den Abruf folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer deutlich erkennbar auszuweisen und ihm einen Ausdruck dieser Abrechnung mit den abgerufenen ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen. Der Arbeitnehmer kann so die aktuellen ELStAM überprüfen und erhält dadurch die Möglichkeit, dem Finanzamt erforderliche Änderungen mitzuteilen.

Für die Anmeldung und den Abruf der ELStAM hat sich der Arbeitgeber zu authentifizieren und dabei die Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teilbetriebs, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird, sowie die vom Arbeitnehmer mitgeteilte Identifikationsnummer und dessen Tag der Geburt anzugeben (§ 52b Absatz 5 Satz 3 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Daneben ist anzugeben, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt. Macht der Arbeitgeber hierzu keine Angabe, wird programmgesteuert von einem weiteren Dienstverhältnis ausgegangen.

Ist der Arbeitnehmer zum Starttermin bereits beim Arbeitgeber beschäftigt, kann der Arbeitgeber ein erstes Dienstverhältnis unterstellen, wenn ihm eine Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011 mit einer der Steuerklassen I bis V vorlag oder wenn er im Rahmen der Vereinfachungsregelung für Auszubildende im Jahr 2011 den Lohnsteuerabzug ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vorgenommen hat.

Im neuen Verfahren besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, die elektronisch bereitgestellten Änderungen zu den ELStAM abzurufen (§ 52b Absatz 5 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E)). Der Arbeitgeber kann hierzu im ElsterOnline-Portal beantragen, von dort per E-Mail Informationen über die Bereitstellung der Änderungen zu erhalten.

Bei Auflösung des Dienstverhältnisses hat der Arbeitgeber dem Bundeszentralamt für Steuern den Tag der Beendigung unverzüglich durch Datenfernübertragung mitzuteilen.

5. Im Inland nicht meldepflichtige Arbeitnehmer

Für nicht meldepflichtige Personen, z. B. im Ausland lebende und auf Antrag nach § 1 Absatz 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig zu behandelnde Arbeitnehmer oder beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, wird die Identifikationsnummer nicht auf Grund eines Anstoßes durch die Meldebehörden vergeben. Ein automatisiertes Verfahren wird für diesen Personenkreis erst ab einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Da diesen Personen bis dahin Identifikationsnummern nicht zugeteilt werden können, wird das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers – wie bisher – auf Antrag eine Papierbescheinigung (§ 52b Absatz 7 – neu – EStG in der Fassung des JStG 2010 (E), §§ 39c Absatz 3 und 4 bzw. 39d Absatz 1 EStG, Abzugsbescheinigung) als Grundlage für die Lohnsteuererhebung ausstellen.

Damit die Finanzverwaltung in diesen Fällen die vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG) maschinell zuordnen kann, ist als lohnsteuerliches Ordnungsmerkmal (§ 41b Absatz 2 Satz 1 und 2 EStG) die bisher zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung benötigte eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zu verwenden.

6. Nichtteilnahme am neuen Verfahren (Härtefallregelung)

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die ELStAM der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten. Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Arbeitgebers eine Ausnahme vom neuen elektronischen Verfahren genehmigen (§ 39e Absatz 8 EStG, Härtefallregelung). Diese Ausnahmegenehmigung wird jeweils für ein Kalenderjahr erteilt und muss somit unter Darlegung der Gründe für jedes Kalenderjahr neu beantragt werden. Ein entsprechender Antrag kann bereits Ende 2011 für das Kalenderjahr 2012 gestellt werden.

BMF v. 05.10.2010 - IV C 5 - S 2363/07/0002-03