Berücksichtigung der Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG bei Benzingutscheinen

Fall 1

Der Arbeitgeber erstellt auf eigenem Briefpapier Benzingutscheine, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt. Auf dem Gutschein sind Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet. Der Arbeitnehmer löst diesen Gutschein bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle ein. Mit dieser Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen abgeschlossen. Laut dieser Vereinbarung erfolgt die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers (vgl. Anlage 1).

Bei dem Beispielsfall liegen die Voraussetzungen für die Annahme eines Sachbezugs und der Berücksichtigung der 44,00 EUR-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG vor.

Händigt jemand eine Urkunde (Gutschein), in der er einen anderen anweist, Geld, Wertpapiere oder andere vertretbare Sachen (Benzin) an einen Dritten zu leisten, dem Dritten aus, so handelt es sich insoweit zivilrechtlich um eine Anweisung (§ 783 BGB). In diesem Fall steht der Beurteilung eines Warengutscheins als Sachbezug nicht entgegen, dass der Arbeitgeber (Anweisender) nicht einen vom Dritten ausgestellten Warengutschein erworben und weitergegeben hat, sondern selbst eine Urkunde (Anweisung) ausstellt, durch die der Arbeitnehmer (Anweisungsempfänger) eine Ware vom Dritten (Angewiesenem) beziehen kann. Erwerb und Weitergabe eines Warengutscheins und Ausstellen einer Anweisung sind in ihren wirtschaftlichen Auswirkungen gleich und daher auch in der steuerlichen Beurteilung gleichzusetzen.

Die Abrechnung über eine Kundenkarte des Arbeitgebers ist unschädlich, da diese im vorliegenden Fall bei der Tankstelle verbleibt und daher keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat.

In der Regel haben Tankkarten eine Zahlfunktion und wirken daher wie eine Firmenkreditkarte. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung Bargeldcharakter. Der Arbeitgeber wendet dem Arbeitnehmer damit keinen Sachbezug zu, so dass die 44 Euro-Freigrenze keine Anwendung findet.

Fall 2

Der Arbeitgeber erstellt Tankgutscheine mit einer konkret bezeichneten Ware und Menge ohne einen anzurechnenden Betrag oder Höchstbetrag und verteilt sie an seine Arbeitnehmer. In einer Mitarbeiterinformation (Anlage 2.1) heißt es:

„Sie erhalten von Ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit, monatlich einen Sachwert in Höhe des Geldwertes von maximal 40 EUR einzulösen. Bitte akzeptieren Sie auch zu Ihrem Vorteil, dass auf dem monatlichen Gutschein eine Menge an Kraftstoff steht, die bedingt durch die Tagespreise den Gesamtwert von 40,00 EUR pro Monat übersteigen kann. Tanken Sie nur die Menge, die zum Geldwert von 40,00 EUR führt (siehe Tabelle im Anhang).”

Die Gutscheine (Anlage 2.2) werden nicht bei der Tankstelle eingereicht. Der Arbeitnehmer tankt dagegen mit einer UTA-Tankkarte des Arbeitgebers, die er nur nach Ausgabe des Gutscheins verwenden darf. Die Rechnungslegung erfolgt an den Arbeitgeber. Tanken darf der Arbeitnehmer mit dieser Tankkarte nur, wenn er infolge besonderer Leistungen einen Gutschein vom Arbeitgeber erhalten hat. Der Kartenzahlungsbeleg wird mit der monatlichen Gehaltsabrechnung aufbewahrt.

In diesem Fall handelt es sich nicht um einen bei einem Dritten einzulösenden Warengutschein. Auch darüber hinaus lässt der Sachverhalt nicht die Schlussfolgerung zu, dass den Arbeitnehmern hier ein Sachbezug zugewendet wird. Mit der Rechnungslegung an den Arbeitgeber aufgrund der Vorlage der UTA-Tankkarte des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer bei der Tankstelle tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer im eigenem Namen des Arbeitnehmers begründete Verbindlichkeit. Der Arbeitgeber ist nicht Vertragspartner der Tankstelle. Hier liegt somit eine Barlohnzahlung vor, auf die die Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG nicht anzuwenden ist (vgl. BFH vom 27. Oktober 2004, BStBl 2005 II S. 137).

Die zusätzliche Begrenzung des Gutscheins in Verbindung mit der Mitarbeiterinformation auf einen Höchstbetrag hat im vorliegenden Fall keinen Einfluss auf das Ergebnis, da unabhängig von der ebenfalls schädlichen Zusatzvereinbarung bereits aufgrund der dem Arbeitnehmer überlassenen UTA-Tankkarte Barlohn vorliegt.

Fall 3

Der Arbeitgeber ermöglicht seinen Arbeitnehmern monatlich aufgrund einer Vereinbarung (vgl. Anlage 3) eine bestimmte Menge an Kraftstoff mittels Tankkarten, die auf den Arbeitgeber lauten, im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers zu tanken. Neben der Tankkarte erhalten die Mitarbeiter eine Bescheinigung, mit welcher sie den Nachweis erbringen, dass im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers getankt wird. Der Arbeitnehmer ist angewiesen, neben der Tankkarte die Bescheinigung vorzulegen. Dies ist auf der Bescheinigung zu dokumentieren. Die Vorlage der Bescheinigung ist nicht auf eine bestimmte Tankstelle beschränkt. Die Handhabung wird zusätzlich schriftlich zwischen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern vereinbart. Der Kraftstoff wird durch den Verkäufer direkt mit dem Arbeitgeber abgerechnet.

Da die Tankkarte auch hier die Funktion einer Firmenkreditkarte hat, hat die Zuwendung auch in diesem Fall Bargeldcharakter, so dass kein Sachbezug angenommen werden kann. Die bei der Tankstelle vom Arbeitnehmer vorzulegende Bescheinigung führt zu keiner abweichenden Beurteilung. Erhielte der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, wäre auch kein Sachbezug anzunehmen.

Fall 4

Der Arbeitgeber gibt seinem Arbeitnehmer einen von der Tankstelle erstellten blanko Tankgutschein aus.

Art und Menge des Kraftstoffs werden von der Tankstelle erst bei Einlösung des Gutscheines eingetragen. Der Arbeitgeber erhält von der Tankstelle eine Rechnung über den Gutscheinwert. Im Beispielsfall tankt der Arbeitnehmer 51,70 l für 55,27 EUR. Davon werden 27,13 l für 29,00 EUR mittels des Gutscheines beim Arbeitgeber abgerechnet. Den Restbetrag von 26,27 EUR zahlt der Arbeitnehmer selbst (vgl. Anlagen 4.1 und 4.2).

Bei einem vom Arbeitgeber ausgegebenen Gutschein handelt es sich nur dann um einen Sachbezug, wenn dieser zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung bei einem Dritten berechtigt. Im vorliegenden Fall ist auf den vom Arbeitgeber ausgegebenen Gutscheinen weder der Art noch der Menge nach die Ware konkret bezeichnet. Darüber hinaus ist der ausgegebene Gutschein offensichtlich auf einen Höchstbetrag begrenzt, denn die Tankstelle rechnet mit dem Arbeitgeber nur die Kraftstoffmenge bis zu einem Betrag von 29 EUR ab. Den übersteigenden Betrag muss der Arbeitnehmer selbst tragen.

Der Gutschein hat hier somit die Funktion eines Zahlungsmittels. Der Arbeitgeber wendet Barlohn zu. Die Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG ist nicht anwendbar.

Fall 5

Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern Gutscheine über 32 l Superbenzin zur Verfügung. Der Arbeitnehmer löst diesen Gutschein bei der Tankstelle seiner Wahl ein. Der Arbeitnehmer bezahlt im Wege des abgekürzten Zahlungsweges die Tankrechnung namens und im Auftrag des Arbeitgebers und lässt sich den eingelösten Tankgutschein vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheines und der Quittung beim Arbeitgeber erhält der Arbeitnehmer den ausgelegten Betrag zurück.

Ein Sachbezug ist eine Sach- oder Dienstleistung, die der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erbringt. Bezahlt der Arbeitnehmer jedoch zunächst den vollen Preis für eine Ware bzw. Dienstleistung und erhält er aufgrund des Gutscheines vom Arbeitgeber später eine Gutschrift i. H. des ausgelegten Betrages, handelt es sich um eine Geldleistung, auf die die Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG nicht anzuwenden ist. Der Arbeitgeber wird hier nicht Vertragspartner der Tankstelle. Vielmehr tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer in dessen eigenem Namen begründete Verbindlichkeit (vgl. BFH vom 27. Oktober 2004, BStBl 2005 II S. 137).

Die vorgenannten Grundsätze sind in allen noch offenen Fällen anzuwenden.

Anlage 1 Vereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen

Zwischen dem Arbeitgeber und der Tankstelle wird folgendes vereinbart:

§ 1 Zweck und Inhalt der Vereinbarung

Mit dieser Vereinbarung regeln die Beteiligten die Modalitäten über die Einlösung von Gutscheinen durch Mitarbeiter des Arbeitgebers bei der Tankstelle.

§ 2 Form und Inhalt der Gutscheine

(1) Die Gutscheine werden vom Arbeitgeber erstellt. Hierfür wird der Briefbogen des Arbeitgebers verwandt.

(2) Die Gutscheine werden vom Arbeitgeber persönlich unterzeichnet.

(3) Die Gutscheine enthalten den Namen des jeweiligen Gutscheinempfängers (Mitarbeiter des Arbeitgebers), den Monat, in dem der Gutschein ausgegeben wird, das Datum, an dem der Gutschein dem Mitarbeiter ausgehändigt wird, die Art des zu tankenden Kraftstoffes und die Menge, angegeben in Liter.

(4) Ein Muster liegt dieser Vereinbarung als Anlage bei.

§ 3 Einlösung der Gutscheine

(1) Gegen Vorlage der in § 2 beschriebenen Gutscheine sind die Mitarbeiter des Arbeitgebers berechtigt, den entsprechenden Kraftstoff bei der Tankstelle zu tanken.

(2) Tankt ein Mitarbeiter des Arbeitgebers mehr Liter als nach dem Gutschein vorgegeben, ist eine Einlösung des Gutscheins nicht möglich. Der Mitarbeiter hat den Tankvorgang in vollem Umfang bar oder per EC-/Kreditkarte zu bezahlen.

(2) Die Einlösung für andere Kraftstoffarten oder andere Waren der Tankstelle ist nicht zulässig.

(3) Die Erstattung nicht abgetankter Beträge in Geld ist nicht zulässig.

(4) Der eingelöste Gutschein verbleibt für Abrechnungszwecke bei der Tankstelle. Der Arbeitgeber fertigt vor Ausgabe an den Mitarbeiter eine Kopie für seine Unterlagen.

§ 4 Abrechnung über die Gutscheine

(1) Die Tankstelle rechnet mit dem Arbeitgeber über die eingelösten Gutscheine monatlich ab.

(2) Die Tankstelle erteilt dem Arbeitgeber über die eingelösten Gutscheine eine ordnungsgemäße Rechnung, der als Nachweis die von den Mitarbeitern des Arbeitgebers abgetankten Gutscheine beigefügt sind.

§ 5 Ablaufplan

(1) Im übrigen verfahren die Beteiligten nach beiliegendem Ablaufplan.

(2) Der Arbeitgeber wird ihren Mitarbeitern den Inhalt des Ablaufplans sowie den Inhalt des § 3 bekannt geben.

Ablaufplan Kraftstoffgutscheine

1. Herr/Frau/Firma (Arbeitgeber) gibt seinen Mitarbeitern nach seinem Ermessen Gutscheine nach dem vorliegenden Muster (Anlage zum Vertrag).

Vor Ausgabe des Gutscheins wird der aktuelle jeweilige Kraftstoffpreis erfragt, denn es ist darauf zu achten, dass der Wert des Gutscheins 44 € nicht übersteigt. Der aktuelle Kraftstoffpreis zum Ausgabezeitpunkt muss dokumentiert werden. Dies kann z.B. durch eine monatliche Aufstellung der Tagespreise der Tankstelle, eine tagesaktuelle Faxmitteilung der Tankstelle oder den Ausdruck einer entsprechenden Internetanfrage geschehen.

2. Der Mitarbeiter und Herr/Frau/Firma (Arbeitgeber) unterzeichnen den Gutschein.

3. Herr/Frau/Firma (Arbeitgeber) fertigt eine Kopie des Gutscheins.

4. Der Gutscheininhaber tankt bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle „ab”. Dabei hat er darauf zu achten, dass die auf dem Gutschein angegebene Literzahl nicht überschritten wird. Wird die Literzahl überschritten, ist eine Einlösung des Gutscheins für diesen Tankvorgang nicht möglich und der Mitarbeiter hat den gesamten Rechnungsbetrag bar oder per EC-/Kreditkarte zu bezahlen.

5. Der Inhaber/die Inhaberin der Tankstelle behält den Gutschein für Abrechnungszwecke und zur Ablage bei seine/ihren Unterlagen.

6. Der getankte Betrag wird mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Herrn/Frau/Firma (Arbeitgeber) auf das eigene Rechnungs-/Kundenkonto des Herrn/Frau/Firma (Arbeitgeber) gebucht. Dem Gutscheininhaber wird keine Kassenquittung ausgehändigt. Bei Bedarf kann dem Mitarbeiter ein Lieferschein, der keine Umsatzsteuer ausweist, ausgehändigt werden.

7. Nach Ablauf des jeweiligen „Gutscheinmonats” rechnet die Tankstelle mit Herrn/Frau/Firma (Arbeitgeber) über die eingelösten Gutscheine ab.

8. Die Tankstelle erstellt eine ordnungsgemäße Rechnung, der sie als Nachweis die einzelnen, von den Mitarbeitern des Herrn/Frau/Firma (Arbeitgeber) abgetankten Gutscheine, beifügt.

9. Vorgehensweise, wenn der Mitarbeiter mehr tankt, als auf dem Gutschein ausgewiesen:

Der Gutscheininhaber hat (s. Punkt 4.) darauf zu achten, dass die auf dem Gutschein angegebene Literzahl nicht überschritten wird.

Wenn die auf dem Gutschein angegebene Literzahl überschritten wird, ist zwingend die Barzahlung/Zahlung per EC-/Kreditkarte des Gutscheininhabers erforderlich. Der Gutschein kann dann erst beim nächsten Tanken eingelöst werden.

Aufgrund der vereinbarten Zahlungsweise (s. Punkt 6.) ist es nicht möglich, in einem Tankvorgang mehr als die auf dem Gutschein angegebene Literzahl zu tanken. Das Kassensystem der Tankstelle lässt eine Aufteilung in eine Barzahlung/Zahlung per EC-/Kreditkarte und eine Abrechnung über das Kundenkonto nicht zu.

10. Umsatzsteuerliche Behandlung bei Herrn/Frau/Firma (Arbeitgeber)

Herr/Frau/Firma (Arbeitgeber) kann aus der ordnungsgemäßen Rechung der Tankstelle den vollen Vorsteuerabzug geltend machen. Er hat jedoch die Weitergabe des Benzins an den Mitarbeiter als sogenannte „unentgeltliche Wertabgabe” zu versteuern.

Umsatzsteuerlich stellen die angefallenen Kosten, also die Eingangsrechnungen der Tankstelle, die Bemessungsgrundlage für diese unentgeltliche Wertabgabe dar.

Im Ergebnis wird so der Vorsteuerabzug neutralisiert.

Anlage 2

(Briefbogen Arbeitgeber)

Ablaufplan zur Gutscheineinlösung ist bekannt; ich bin damit einverstanden, dass es sich bei der Gewährung dieses Gutscheins um eine einmalige, freiwillige Sonderleistung meines Arbeitgebers handelt und ich auch bei wiederholter Gewährung eines solchen Gutscheins über einen unbestimmten Zeitraum keinen Rechtsanspruch auf die zukünftige Gewährung solcher Gutscheine erlange.

Anlage 2.1

Januar 2003

Mitarbeiterinformation

Sehr geehrter Herr …

für Ihre bisher gezeigten besonderen Leistungen im Unternehmen möchte ich mich bedanken. Sie erhalten dafür ab Februar 2003 eine zu Ihrem Gehalt zusätzliche Vergütung in Form einer Sachzuwendung.

Diese wird Ihnen durch einen Gutschein zum Bezug einer bestimmten Menge an Kraftstoff gewährt. Diese Sachzuwendung ist nach der zur Zeit geltenden Lohnsteuergesetzgebung (§ 8 Abs. 2 S. 9 EstG) bis zu einer Höhe von monatlich 50,00 EUR lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Um Ihnen tatsächlich eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Leistung anzubieten, bedarf es einiger wichtiger organisatorischer Festlegungen, die Sie unbedingt einhalten müssen.

Sie erhalten monatlich einen von der Firma gefertigten Gutschein, der Sie berechtigt, eine bestimmte maximale Menge an Kraftstoff zu tanken. Der Sachwert darf nicht durch einen Geldwert beschrieben werden, sondern tatsächlich mit Kraftstoff und Menge. Begünstigende Begrenzung für den Sachwert ist aber der Geldwert in Höhe von maximal 50,00 EUR pro Monat. Das erschwert den Umgang mit Gutscheinen. Besonders zu beachten ist, wenn die Geldgrenze von 50,00 EUR in nur einem Monat auch nur um einen Cent überschritten wurde, wird der Jahresbezug an Sachzuwendungen lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig und es gibt keinen Vorteil mehr. Das liegt aber einzig und allein in Ihrer Hand. Sie müssen beim Tanken insbesondere auf Menge und Preis achten!

Jetzt konkret:

Sie erhalten von Ihrem Arbeitgeber die Möglichkeit, monatlich einen Sachwert in Höhe des Geldwertes von maximal 40,00 EUR einzulösen. Bitte akzeptieren Sie auch zu Ihrem Vorteil, daß auf dem monatlichen Gutschein eine Menge an Kraftstoff steht, die bedingt durch die Tagespreise den Gesamtwert von 40,00 EUR pro Monat übersteigen kann.

Tanken Sie nur die Menge, die zum Geldwert von 40,00 EUR führt (siehe Tabelle im Anhang).

Geben Sie bitte hier die Kraftstoffart an, die Sie tanken möchten:

1. Zur Bezahlung nutzen Sie bitte die Ihnen hiermit übergebene UTA-Tankkarte. Tanken Sie nur ein mal im Monat, möglichst in der ersten Monatshälfte.

2. Auf der Rechnungslegung bzw. Abrechnung Ihrer Karte durch UTA erscheint selbstverständlich die Menge und der Preis, somit kann alles eingesehen werden.

3. Diese Tankkartenabrechnungen dienen gleichzeitig als Nachweis gegenüber allen einschlägigen Prüfungen.

4. Bitte verwenden Sie den Firmen PIN-Code.

5. Diese Karte ist sorgfältig zu verwahren und ist nicht übertragbar!

6. Der von der Tankstelle ausgegebene Druckbeleg ist unbedingt in der dritten Kalenderwoche des jeweiligen Monats bei Ihrem Vorgesetzten im Unternehmen abzugeben.

7. Der eventuelle Verlust der Karte ist umgehend zu melden.

8. Die Tankgutscheine sind von Ihnen grundsätzlich aufzubewahren und bei Verlangen vorzulegen.

9. Auf Ihrer Lohnabrechnung steht zur Information und Nachweisführung: Sachbezug Kraftstoff WAG 1

UTA-Tankkarte

…

…

…

Ich hoffe, eine immer noch praktikable Lösung angeboten zu haben.

Mit freundlichen Grüßen

…

…

Anlage 2.2

Beispiel für:

Gutschein

Name:

Hiermit erhalten Sie einen Gutschein zm Sachbezug von

40 Liter Benzin Super bleifrei

Einlösung : 01.07.2003 bis 31.07.2003

Gerichshain: 01.07.2008

Firma/Stempel

Anlage 3 Vereinbarung zur Gestellung von Kraftstoff

Die Firma stellt dem Mitarbeiter monatlich Kraftstoff zur Verfügung, und zwar (zutreffendes ankreuzen):

Der Mitarbeiter kann die gewählte Kraftstoffartart ändern, wenn er dies der Firma anzeigt; die Änderung gilt ab dem der Anzeige folgenden Monat.

Erhält der Mitarbeiter größere Mengen Kraftstoff als vereinbart, so hat er den Preis für die zuviel bezogene Menge der Firma zu erstatten.

Der Kraftstoff kann an den von der Firma genannten Tankstellen bezogen werden. Vor dem Einkauf hat der Arbeitnehmer durch Vorlage der Tankkarte und der unten stehenden Bescheinigung der Tankstelle anzuzeigen, dass der Kauf des Kraftstoffes im Namen und für Rechnung der Firma erfolgt.

Steigen die Kraftstoffpreise um mehr als 10 % gegenüber dem Niveau zum 01.07.2006, ist die Firma berechtigt, die Mengen anzupassen.

Steuerrechtliche Erläuterungen:

Wenn der Vorteil aus Sachbezügen die in § 8 Abs. 3 EStG genannte Grenze (zur Zeit 44 Euro) im Kalendermonat nicht übersteigt, bleibt er bei der Gehaltsabrechnung außer Ansatz. Wird der Betrag laut § 8 Abs. 2 EStG überschritten, wird der gesamte Vorteil der individuellen Besteuerung und den Sozialabgaben unterworfen.

Bescheinigung zur Vorlage bei der Tankstelle

Der Einkauf mit der Tankkarte Nr. …………………… erfolgt im Namen und für Rechnung der

…

…

…

Kraftstoffart/maximale Menge

Bautzen, den 17.07.2006

Stempel & Unterschrift

Anlage 4.1

Beispiel für Gutschein:

Logo Tankstelle XYZ

Tankstelle XYZ

Tel: xxx

Dieser Gutschein berechtigt zum Kauf von 27,13 Liter Diesel

Firmenstempel: Tankstelle XYZ

Gutschein Nr: SW 22

(Dieser Gutschein kann nicht gegen Bargeld eingelöst werden.)

29.12.2006

Anlage 4.2

Beispiel für die Abgabe eines Gutscheins:

Kassenbon

Tankstelle XYZ

Vorhandener Gutschein (s. Anlage 4.1) mit Kassenbon von Tankstelle XYZ eingereicht.

Gutschein Nr: SW 22

29.12.2006

Oberfinanzdirektion Hannover v. 24.04.2008 - S 2334 - 281 - StO 212