Abgabe der Steuererklärungen und Fristverlängerungen

Grundlegende Neufassung des Fristenerlasses für den VZ 2005

1 Ausgangslage und Fristenerlass

Nach § 149 Abs. 1 Satz 1 AO bestimmen die Einzelsteuergesetze, wer zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet ist. Danach ergeben sich Steuererklärungspflichten insbesondere aus folgenden Vorschriften:

§ 25 Abs. 3 EStG und §§ 56, 60 EStDV

§ 18 Abs. 3 UStG

§ 31 Abs. 1, § 27 Abs. 2, § 37 Abs. 2 Satz 4 und § 38 Abs. 1 Satz 2 KStG

§ 14a GewStG und § 25 GewStDV sowie

§ 181 Abs. 2 AO

Diese Steuererklärungen sind regelmäßig fünf Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen, abzugeben (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO, vgl. aber auch Tz. 7). § 109 Abs. 1 Satz 1 AO stellt es in das Ermessen des Finanzamtes, die Steuererklärungsfristen zu verlängern. Bei der Frage, wie dieses Ermessen auszuüben ist, sind die im ländereinheitlichen Erlass über die Fristen für die Abgabe der Steuererklärungen (sog. Fristenerlass) getroffenen und die Ermessensausübung leitenden Festlegungen zu beachten. Das Fristverlängerungsverfahren zu den Steuerklärungen für das Kalenderjahr 2005 wurde in dem gleich lautenden Ländererlass vom 23.2.2006 (BStBl 2006 I S. 234) neu geregelt.

Der mit Bezugsverfügung vom 12.11.1999 bekannt gegebene Leitfaden ist, soweit die Gewährung von Fristverlängerung für Veranlagungszeiträume bis 2004 noch Gegenstand offener Verfahren ist, weiterhin anzuwenden. Für die Veranlagungszeiträume ab 2005 treten die nachfolgenden Regelungen an die Stelle des Leitfadens.

2 Zentrale Stelle im Finanzamt

Zur einheitlichen Bearbeitung von Fristverlängerungsanträgen war es bis VZ 2004 zweckmäßig, die Erledigung übergreifender Fragen der Fristverlängerung einer zentralen Stelle des Amtes zu übertragen.

Ab dem VZ 2005 sind wegen der allgemeinen Fristverlängerung bis Ende Dezember des Folgejahres und des Wegfalls der vereinfachten Sammelfristverlängerung wesentliche Arbeiten für die zentrale Stelle weggefallen.

Es bestehen allerdings keine Bedenken, solche zentralen Stellen für Fristverlängerungsanträge bis Ende Februar des zweiten Folgejahrs oder – in zwingenden Ausnahmefällen – darüber hinaus, für vorzeitige Erklärungsanforderungen sowie für Anforderung und Bearbeitung von Staffellisten beizubehalten bzw. einzurichten. Wegen der Erfassung von Fristverlängerungen im maschinellen Verfahren weist die OFD auf Tz. 6.1 hin.

3 Inhalt und Anwendung des Fristenerlasses

3.1 Allgemeine Fristverlängerung

Nach dem Fristenerlass wird die allgemeine Fristverlängerung bis Dezember des Folgejahres u. a. gewährt, wenn die Steuererklärung von einer Person oder Gesellschaft i. S. des § 3 StBerG gefertigt wird.

Der Fristenerlass für das Kalenderjahr 2005 gilt aber auch für Lohnsteuerhilfevereine i. S. des § 4 Nr. 11 StBerG (gleich lautende Erlasse vom 20.6.2006, BStBl 2006 I S. 423). Deshalb ist zur Durchführung des Erinnerungsverfahrens entsprechend UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang der Merker „Steuerl. beraten” zu setzen, wenn der Steuerpflichtige von einem Lohnsteuerhilfeverein beraten wird. Ob an der uneingeschränkten Gleichstellung gegenüber anderen Angehörigen der steuerberatenden Berufe auch in folgenden Kalenderjahren festgehalten wird oder aber künftig eine sachlich abgegrenzte Unterscheidung getroffen wird, ist derzeit noch nicht bestimmt. Im Fall einer geänderten Regelung in den Fristenerlassen ergeht eine gesonderte Weisung.

Die allgemeine Fristverlängerung wird unter der Maßgabe gewährt, dass die Erklärungen laufend fertig gestellt und unverzüglich eingereicht werden. Sollten diesbezüglich bei einzelnen steuerlichen Beratern Auffälligkeiten auftreten, beispielsweise ein gegenüber den Vormonaten sehr deutlich erhöhter Erklärungseingang im Dezember des Folgejahres, bittet die OFD schriftlich auf die Einhaltung der Maßgabe hinzuwirken sowie die OFD unter Angabe der maßgeblichen Sachumstände zu unterrichten.

Die Finanzämter haben in derartigen Fällen die Möglichkeit, (auch) für den Zeitraum der allgemeinen Fristverlängerung Staffellisten zu verlangen, insbesondere dann, wenn die Bitte um kontinuierliche Erklärungsabgabe zurückgewiesen wird oder im Folgejahr keine positive Veränderung des Verhaltens festzustellen ist. Die Anforderung und Bearbeitung der Staffellisten kann der ggf. eingerichteten zentralen Stelle (vgl. Tz. 2) übertragen werden. In einer Staffelliste muss der steuerliche Berater angeben, welche Erklärungen er zu gestaffelten Terminen einreicht.

Kommt ein Angehöriger der steuerberatenden Berufe der Aufforderung des Finanzamtes, eine Staffelliste einzureichen, nicht nach, hat das Finanzamt gestaffelte Abgabetermine für die beratenen Steuerpflichtigen festzulegen. Über diese Termine haben sich die Finanzämter einer Großstadt möglichst abzustimmen um zu gewährleisten, dass die Berater die verschiedenen Finanzämter bei der Abgabe der Erklärungen gleichmäßig bedienen.

3.2 Fristverlängerung aufgrund Einzelantrag

Das Finanzamt kann die Abgabefrist aufgrund begründeter Einzelanträge bis längstens Ende Februar des zweiten Folgejahres verlängern. Sammelanträge und Anträge ohne Angabe von Gründen sind deshalb abzulehnen.

An die Begründung und die Glaubhaftmachung der Gründe sind keine überhöhten Anforderungen zu stellen. Soweit im Übrigen erkennbar ist, dass der steuerliche Berater Erklärungen laufend fertig gestellt und abgegeben hat, reichen beispielsweise konkrete und schlüssige Angaben zu Kapazitätsengpässen wegen Fehlzeiten von Mitarbeitern aus.

Staffelanträge können ausnahmsweise mit entsprechender Begründung berücksichtigt werden, wenn kumulativ

1. der Fristverlängerungszeitraum bis maximal bis Ende Februar des zweiten Folgejahres reicht

2. eine im Wesentlichen gleichmäßige Verteilung der Steuerfälle auf die Abgabetermine vorgenommen wird

3. bisher ein kontinuierliches Abgabeverhalten vorlag sowie

4. die Arbeitslage im Finanzamt und die jeweiligen Einzelfallumstände dem nicht entgegenstehen.

Liegen diese Voraussetzungen nicht kumulativ vor, ist der Staffelantrag insgesamt nicht zu berücksichtigen.

Bei der Frage, wie über Fristverlängerungsanträge bis Ende Februar des zweiten Folgejahres zu entscheiden ist, sind auch die Arbeitslage des Finanzamtes und mögliche Besonderheiten des Einzelfalls zu berücksichtigen. So kann es z. B. geboten sein, den Antrag abzulehnen oder nur eine gegenüber dem Antrag kürzere Fristverlängerung zu gewähren, wenn der Arbeitsvorrat an Steuererklärungen des zuständigen Teilbezirks gering ist, eine verhältnismäßig hohe Abschlusszahlung zu erwarten ist oder wenn der durchzuführenden Veranlagung aus anderen Gründen besondere Bedeutung zukommt (z. B. Großrückstandsfall oder Haftungsprüfungsverfahren).

Gibt das Finanzamt einem Fristverlängerungsantrag im Einzelantragsverfahren statt, geschieht dies regelmäßig stillschweigend, d. h. es ergeht kein schriftlicher Bescheid über die Stattgabe. Setzt das Finanzamt dagegen eine abweichende Abgabefrist, die nach dem 31. Dezember des Folgejahres und vor dem 1. März des zweiten Folgejahres endet, so lehnt es den Fristverlängerungsantrag damit teilweise ab. Eine solche Entscheidung ist schriftlich vorzunehmen. In diesen Fällen ist besonders darauf zu achten, dass eingehende Steuererklärungen zeitnah bearbeitet werden.

3.3 Weitergehende Fristverlängerung

Eine Verlängerung über den Februar des zweiten Folgejahres hinaus kommt grundsätzlich nicht in Betracht. Sie ist deshalb nur in zwingenden Ausnahmefällen und auf begründeten Einzelantrag hin zulässig. Bei der Frage, ob ein zwingender Ausnahmefall vorliegt, sind stets die Verhältnisse des Einzelfalls heranzuziehen. Ein zwingender Ausnahmefall ist grundsätzlich dann anzunehmen, wenn die Abgabe der Steuererklärung durch Ereignisse verzögert wird, die für den Steuerpflichtigen bzw. seinen Berater nicht vorhersehbar waren und daher bei der Arbeits- und Personalplanung nicht berücksichtigt werden konnten. Als Beispiele hierfür können eine nicht vorhersehbare Krankheit oder ein Unfall in Betracht kommen.

Wird ein solcher Fristverlängerungsantrag dagegen lediglich allgemein mit „Arbeitsüberlastung” begründet, sei es infolge zahlreicher Mandate, (generell) fehlender Mitarbeiter oder auch erhöhter Anforderungen aufgrund gesetzlicher Neuregelungen, ist er regelmäßig abzulehnen. In diesem Fall müsste konkret dargelegt werden, dass die Arbeitsüberlastung nicht vorhersehbar war und die Fertigstellung von Steuererklärungen nur vorübergehend beeinträchtigen wird. Das Vorbringen, die Fristverlängerung sei wegen fehlender Unterlagen des Steuerpflichtigen erforderlich, kann nur ausnahmsweise ausreichen. Auch der Wechsel des Steuerberaters rechtfertigt regelmäßig keine Fristverlängerung über den Februar des zweiten Folgejahres hinaus.

Ein Ende Februar des zweiten Folgejahres im Finanzamt etwa bestehender ausreichender Arbeitsvorrat ist kein Grund, einen zwingenden Ausnahmefall anzunehmen.

Über Anträge auf Fristverlängerung über den Februar des zweiten Folgejahres hinaus ist umgehend unter Würdigung der vorgetragenen Gründe zu entscheiden und in jedem Fall ein schriftlicher Bescheid zu erteilen. Es ist auch zu prüfen, ob zumindest eine Fristverlängerung bis Ende Februar gemäß Tz. 3.2 gewährt werden kann.

Eine wesentlich über den Februar des zweiten Folgejahres hinausgehende Fristverlängerung kommt in Hinblick auf die Regelungen im Fristenerlass nicht in Betracht, d. h. auch eine im Ausnahmefall gewährte Fristverlängerung sollte nicht den Mai des zweiten Folgejahres überschreiten. Es entspricht dem Wesen einer Fristenregelung, dass die Frist eine zeitliche Grenze setzt und daher nicht beliebig verlängert werden kann. Da die Veranlagungsarbeiten zügig abzuschließen sind und bereits zum 31.5. die gesetzliche Abgabefrist für den Folgeveranlagungszeitraum abläuft, ist es ermessensgerecht, keine hierüber hinausgehende Fristverlängerung zu gewähren.

3.4 Besonderheiten

• Die allgemeine Fristverlängerung gilt nicht für die Umsatzsteuer-Jahreserklärungen von Steuerpflichtigen, deren unternehmerische Tätigkeit mit oder vor dem 31. Dezember des Veranlagungszeitraums endete (Tz. II Abs. 4 des Fristenerlasses; § 18 Abs. 3 Satz 2 i.V.m. § 16 Abs. 3 UStG).

• In Fällen, in denen sich Steuerpflichtige in Vorjahren durch die Nachmeldung von Umsätzen in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung ungerechtfertigten Zahlungsaufschub verschafft haben, ist es regelmäßig nicht gerechtfertigt, hinsichtlich der Umsatzsteuer eine Fristverlängerung über den 31. Dezember des Folgejahres hinaus zu gewähren (vgl. DA-V, Anlage 1, Tz. 5.2.3). Eine vorzeitige Anforderung sollte in derartigen Fällen geprüft werden.

• Wegen der Steuererklärungen von Land- und Forstwirten mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr vgl. Tz. 7.

• Angehörige der steuerberatenden Berufe sind in ihren eigenen Steuerangelegenheiten im Fristverlängerungsverfahren nicht als beratene Steuerpflichtige anzusehen (BFH-Urteil vom 29.1.2003, BStBl 2003 II S. 550). Die Möglichkeit der Gewährung einer (individuellen) Fristverlängerung in begründeten Einzelfällen bleibt hiervon unberührt. Tz. 5 ist entsprechend anzuwenden.

4 Vorabanforderungen

Ungeachtet dieser Regeln über eine Fristverlängerung dürfen die Finanzämter Steuererklärungen vorab anfordern, d. h. bereits zu einem Termin verlangen, der vor dem Ende der allgemein gewährten oder im Übrigen auf Einzelantrag möglichen Fristverlängerung liegt. Vorabanforderungen kommen vor allem in Betracht, wenn

• die Arbeitslage der Finanzämter (bzw. des jeweiligen Veranlagungsbezirks) es erfordert,

• eine hohe Abschlusszahlung zu erwarten ist,

• für Beteiligte an Gesellschaften und Gemeinschaften Verluste festzustellen sind,

• eine erhebliche Veränderung im betrieblichen Bereich (Betriebsveräußerung oder -aufgabe, Neugründung, Umstrukturierung), ein Insolvenzverfahren, ein Wegzug ins Ausland oder ein Großrückstandsfall vorliegt bzw.

• Abgabetermine in Vorjahren wesentlich überschritten wurden.

Bei der Prüfung dieser Kriterien ist allerdings auch zu beachten, ob eine hohe Abschlusszahlung in einem Vorjahr etwa auf einem außergewöhnlichen Geschäftsvorfall beruhte oder in welcher Höhe für den maßgeblichen Veranlagungszeitraum Vorauszahlungen festgesetzt wurden. Gibt die Arbeitslage des Finanzamtes Grund für Vorabanforderungen, sollte auf eine gleichmäßige Verteilung auf die Angehörigen der steuerberatenden Berufe geachtet werden.

Für die Auswahl der Fälle, bei denen eine Vorabanforderung in Betracht kommt, ist die „Liste der vorzeitig anzufordernden Steuererklärungen” heranzuziehen (vgl. UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang > Vorzeit, Anford, der Steuererkl.). Daneben können sich beispielsweise auch bei der Veranlagung der Steuererklärungen des Vorjahres Anhaltspunkte für die Notwendigkeit einer vorzeitigen Anforderung ergeben. Für die Vorabanforderungen sollten die UNIFA-Vorlagen ASt 101 bzw. ASt 131 verwendet werden. Zwischen der vorzeitigen Anforderung und dem danach geltenden Abgabetermin soll eine Frist von sechs bis acht Wochen liegen. Vorabanforderungen sind stets zu begründen.

Zu welchem Zeitpunkt die „Liste der vorzeitig anzufordernden Steuererklärungen” erstellt wird, ist der jährlichen Verfügung zur maschinellen Überwachung der Steuerfälle zu entnehmen (vgl. zuletzt Vfg. vom 13.6.2006, Az.: O 2224 – 3/38 – St 13).

In Fällen, in denen eine hohe Abschlusszahlung zu erwarten ist und die deshalb grundsätzlich für eine Vorabanforderung in Betracht kommen, ist zu prüfen, ob neben oder statt einer Vorabanforderung die Vorauszahlungen nachträglich anzupassen sind.

Geht eine vorab angeforderte Steuererklärung nicht fristgemäß ein, so ist unverzüglich an ihre Abgabe zu erinnern, die Schätzung unter Angabe der vorgesehenen Besteuerungsgrundlagen anzukündigen und dabei eine Nachfrist von einem Monat zu setzen. Die Nachfrist stellt keine weitergehende Fristverlängerung dar und schließt deshalb die Festsetzung eines Verspätungszuschlages nicht aus. Bleibt auch die Erinnerung erfolglos, ist ohne weiteres Zuwarten die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder ggf. das Zwangsverfahren in die Wege zu leiten (vgl. Tz. 6.3). Bei Steuererklärungen, die auf eine Vorabanforderung hin abgegeben werden, ist besonderes Augenmerk darauf zu richten, dass sie zeitnah bearbeitet werden.

Werden in Fällen, in denen die Steuererklärung vorzeitig angefordert worden war, Anträge auf Fristverlängerung gestellt, sind diese – wenn die Fristverlängerung nicht aufgrund besonderer Umstände des Einzelfalls geboten erscheint – unter Hinweis auf die Anforderung abzulehnen.

5 Steuerlich nicht beratene Steuerpflichtige

Für steuerlich nicht beratene Steuerpflichtige gelten die Regelungen des Fristenerlasses über die allgemeine und einzelantragsgebundene Fristverlängerung nicht. Bei der Entscheidung über Fristverlängerungsanträge dieser Steuerpflichtigen soll jedoch für die Zeit bis zum 30. September des Folgejahres nicht kleinlich verfahren werden, wenn die Arbeitslage im Finanzamt dies zulässt und der Antrag eine schlüssige Begründung enthält. Der Einwand, nicht beratene Steuerpflichtige müssten mit beratenen Steuerpflichtigen bei der Fristverlängerung gleichgestellt werden, ist kein sachlicher Grund, der eine weitergehende Fristverlängerung rechtfertigen könnte.

Eine über den 30. September des Folgejahres hinausgehende Fristverlängerung ist nur in zwingenden Ausnahmefällen und dann auch nur kurzzeitig zu gewähren (vgl. Tz. 3.3).

6 Automationsunterstützung

Die Überwachung des Erklärungseingangs und des Fristverlängerungsverfahrens wird maschinell unterstützt (vgl. dazu § 22 BuchO, DFV-AL Fach 29, Teile 11 u. 12, DA-V, Tz. 7.3, DA-A, Tz. 7.3.3. und UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang).

6.1 Fristverlängerungsanträge

Wegen der Erfassung von Fristverlängerungsanträgen im maschinellen Verfahren weist die OFD auf die DFV-AL Fach 29, Teil 11 bzw. UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Fristverlängerung, Allgemeines hin. Es besteht die Möglichkeit, Fristverlängerungsanträge nach der sachlichen Prüfung von der Datenerfassung abspeichern zu lassen. Dieses Verfahren erübrigt es insbesondere bei Staffelanträgen, diese zu vervielfältigen oder in Umlauf zu geben (vgl. UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang > Fristverlängerung über DE).

6.2 Erinnerungsverfahren

Hat der Steuerpflichtige seine Steuererklärung nicht bis zum dafür maßgeblichen Fristende abgegeben, wird das Erinnerungsverfahren eingeleitet, das in der DVF-AL Fach 29, Teil 11 bzw. UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang dargestellt ist. Zusätzlich weist eine gesonderte Verfügung jährlich auf die aktuellen Termine und Besonderheiten hin (vgl. zuletzt Vfg. vom 13.6.2006, Az.: O 2224 – 3/38 – St 13).

Steuerlich beratene und nicht beratene Steuerpflichtige erhalten zu den jeweils vorgesehenen Terminen ein Schreiben, das sie an die ausstehende Abgabe der Steuererklärung erinnert. Im Erinnerungsschreiben wird ein Termin für die Abgabe der Steuererklärung gesetzt; dies stellt jedoch keine Fristverlängerung dar und schließt insbesondere die Festsetzung eines Verspätungszuschlags nicht aus.

Zur richtigen Durchführung des Erinnerungsverfahrens, ist es unbedingt erforderlich, den Grundinformationsdienst sorgfältig zu pflegen. Dabei kommt es insbesondere darauf an, dass in allen einschlägigen Fällen, inklusive der Lohnsteuerhilfevereine, der Merker „Steuerl. beraten” gesetzt sowie eingegangene Steuererklärungen und gewährte Fristverlängerungen umgehend abgespeichert werden.

6.3 Weitere Maßnahmen

Fälle, in denen auch die Erinnerung an die Abgabe der Steuererklärung erfolglos bleibt, werden für die weitere Überwachung in die „Liste der ausstehenden Steuererklärungen” aufgenommen (vgl. DFV-AL Fach 29, Teile 11 Tz. 7 bzw. UNIFA-Hilfe > AL > AL-MÜSt > Maschinelles Überwachungsverfahren > Überwachung Erklärungseingang > Weitere Maßnahmen). Die Liste erscheint zu den jährlich gesondert bekannt gegebenen Terminen (vgl. zuletzt Vfg. vom 13.6.2006, Az.: O 2224 – 3/38 – St 13). Anhand dieser Liste muss der Bearbeiter zeitnah entscheiden, welche weiteren Maßnahmen zu ergreifen sind, um die Abgabe der Steuererklärung zu erreichen. Dabei kommt es in Betracht,

• den Steuerpflichtigen ein zweites Mal (personell) an die Abgabe der Steuererklärung zu erinnern

• die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen anzukündigen und (nach Ablauf der Rückäußerungsfrist) vorzunehmen oder

• das Erzwingungsverfahren (§§ 328 ff. AO) einzuleiten und durchzuführen.

Jede dieser Maßnahmen ist im Speicherkonto abzulegen.

Die weitere Erinnerung (UNIFA-Vorlage ASt 102), die ggf. mit einer Schätzungsandrohung verbunden werden kann, wird regelmäßig sinnvoll sein, wenn der Steuerpflichtige nicht beraten ist oder in der Vergangenheit seine Steuererklärungspflichten im Wesentlichen zuverlässig erfüllt hat oder es sich um eine Erstveranlagung handelt. Dagegen ist in der Regel von einer weiteren Erinnerung Abstand zu nehmen, wenn schon in den Vorjahren geschätzt wurde.

Oberfinanzdirektion Chemnitz v. 29.08.2006 - S 0320 - 44/17 - St 24

Fundstelle(n):
ZAAAC-38126