§ 364 AO; Berechtigung zur Akteneinsicht
1. Allgemeines
Die Beteiligten (§§ 78, 359 AO) und deren Bevollmächtigte haben im Besteuerungsverfahren einschließlich des außergerichtlichen Rechtsbehelfsverfahrens keinen Rechtsanspruch auf Akteneinsicht. Sie können jedoch beanspruchen, dass über ihren Antrag nach pflichtgemäßem Ermessen entschieden wird ( BFH/NV 1996 S. 64). Eine rechtswidrige Verweigerung der Akteneinsicht stellt eine Verletzung des Anspruchs auf rechtliches Gehör dar ( BFH/NV 1998 S. 459).
Der fehlende Anspruch auf Akteneinsicht im Besteuerungsverfahren und die insoweit der Finanzverwaltung eingeräumte Ermessensausübung verstoßen nicht gegen verfassungsrechtliche Grundsätze. Ein Anspruch auf Akteneinsicht im steuerlichen Ermittlungsverfahren lässt sich auch nicht aus der Richtlinie 95/46/EG herleiten, die ihre Umsetzung in innerstaatliches Recht durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und entsprechende landesrechtliche Datenschutzgesetze erfahren hat. Sowohl die Richtlinie 95/46/EG als auch die nationalen Datenschutzgesetze (vgl. z.B. § 3 Abs. 3 HDSG) erkennen den Vorrang einschränkender bereichsspezifischer Regelungen in Steuerangelegenheiten an. Die Normierungen der §§ 30 ff AO regeln den Datenschutz für das Besteuerungsverfahren abschließend und vollständig, so dass die Regelungen der AO als Leges speciales sowohl dem HDSG als auch dem BDSG vorgehen (BStBl 2003 II S. 790).
Ist der die Akteneinsicht Begehrende Gesamtschuldner oder Mitgesellschafter einer Gesellschaft oder Gemeinschaft, sind seine Interessen auf Akteneinsicht und das Interesse der anderen Gesamtschuldner oder Mitgesellschafter gegeneinander abzuwägen. Grundsätzlich wird dem Antragsteller Akteneinsicht zu gewähren sein, wenn er die Akteneinsicht zur Rechtsverfolgung in einem Besteuerungsverfahren begehrt, es sei denn, gewichtige, das Interesse an Akteneinsicht bei weitem überwiegende Gründe geböten es, zum Schütze der anderen Beteiligten die Einsicht abzulehnen ( BStBl 1965 III S. 675).
Das Akteneinsichtsrecht von Hinzugezogenen (§§ 174 Abs. 5, 360 AO) hat dort seine Grenzen, wo die Interessen des Steuerpflichtigen bzw. des Einspruchsführers, die nichts mit dem Gegenstand der Hinzuziehung zu tun haben, durch die Akteneinsicht berührt werden können.
2. Ermessenserwägungen
Begehrt der Beteiligte Einsicht in „seine„ Steuerakten, so ist Folgendes zu beachten:
Der Beteiligte muss ein berechtigtes Interesse an der Akteneinsicht haben. Sein Begehren muss in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Gegenstand des steuerlichen Verfahrens stehen. Ein anzuerkennender Grund ist auch der Beraterwechsel, wenn nur im Wege der Akteneinsicht Besteuerungsvorgänge nachvollzogen (beispielsweise weil der bisherige Bevollmächtigte Informationen verweigert) oder durch Fotokopie wichtiger Unterlagen (Belege, Dokumente, Urkunden) die Grundlagen für die Erfüllung steuerlicher Mitwirkungspflichten erfüllt werden können.
Die Gewährung von Akteneinsicht ist Ausfluss des Anhörungsrechts der Beteiligten (§ 91 Abs. 1 AO). Nach Abschluss des Verfahrens (z.B. durch Bestandskraft des Steuerbescheids) kann die Akteneinsicht daher abzulehnen sein (Ermessensreduzierung auf Null), weil eine Anhörung nicht mehr in Betracht kommt ( EFG 1995 S. 50).
Im Hinblick darauf, dass bei einem unzulässigen Einspruch die Einsichtnahme in die Akten nicht dazu geeignet ist, dem Rechtsschutz des Steuerpflichtigen in diesem Verfahren zu dienen, ist der Antrag auf Akteneinsicht in derartigen Fällen grundsätzlich abzulehnen (vgl. BFH/NV 1997 S. 61, und BFH/NV 2003 S. 500)
Wirtschaftliche Interessen der Beteiligten, z.B. eine Überprüfung der Steuerakten nach Anhaltspunkten für etwaige Schadensersatzansprüche, begründen im Regelfall kein Akteneinsichtsrecht ( EFG 1990 S. 503).
Die Ablehnung eines Antrags auf Akteneinsicht ist in der Regel ermessensfehlerfrei, wenn anderenfalls das Steuergeheimnis verletzt würde (vgl. EFG 2000 S. 903).
Sind in den Akten Kontrollmitteilungen oder Hinweise (z.B. des Außenprüfers) bezüglich der (z.B. bei der nächsten Außenprüfung) zu überprüfenden Sachverhalte bzw. Unregelmäßigkeiten enthalten, ist zu prüfen, ob dem Beteiligten die Akteneinsicht nicht nach Entnahme der entsprechenden Unterlagen gewährt werden kann. Dementsprechend ist auch zu verfahren, wenn sich aus den Akten durch das Steuergeheimnis geschützte Verhältnisse Dritter (z.B. eines Anzeigeerstatters, von Gewährspersonen usw.) ergeben.
Im Übrigen müssen bei der Entscheidung über den Antrag auf Akteneinsicht die Interessen der Verwaltung an einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang berücksichtigt und insoweit mit den Belangen des Beteiligten gegeneinander abgewogen werden. Als besondere Verwaltungsinteressen, bei deren Vorliegen Akteneinsicht ermessensfehlerfrei versagt werden kann, können die Gründe, die § 29 VwVfG als Ablehnungsgründe aufzählt, entsprechend herangezogen werden. Danach ist keine Akteneinsicht zu gewähren:
in Entscheidungsentwürfe sowie Vorarbeiten zu Entscheidungen (Vermerke, Anweisungen, Kommentare, Fundstellen oder sonstige Aufzeichnungen der Bearbeiter)
oder
soweit durch die Akteneinsicht die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der Behörde allgemein oder im Hinblick auf das konkret in Frage stehende Verfahren in unzumutbarer Weise beeinträchtigt, der Erfolg des Verfahrens gefährdet, eine in der Sache gebotene rasche Entscheidung unangemessen verzögert oder eine Information bzw. eine Informationsquelle rechtswidrig oder entgegen den Interessen des Finanzamts offenbart würde.
Gemäß § 78 Abs. 1 FGO haben die Beteiligten im finanzgerichtlichen Verfahren ein Einsichtsrecht in die Gerichtsakten und die dem Gericht vorgelegten Akten (zum Umfang vgl. BStBl 1994 II S. 802, und BFH/NV 2002 S. 134). Im Hinblick darauf kann es in Fällen, in denen mit einem Klageverfahren zu rechnen ist, sinnvoll sein, bereits im Einspruchsverfahren Akteneinsicht in die Aktenteile zu gewähren, die in einem sich anschließenden Klageverfahren ohnehin dem Finanzgericht vorgelegt werden müssen.
Bevollmächtigte haben kein eigenes Akteneinsichtsrecht. Sie können nur die Rechte der Beteiligten ausüben (vgl. EFG 1994 S. 666).
Bei Ablehnung der Akteneinsicht sind insbesondere die Ermessenserwägungen, die zur Ablehnung geführt haben, darzulegen. Sie können gegebenenfalls noch bis zum Abschluss der Tatsacheninstanz eines finanzgerichtlichen Verfahrens ergänzt werden (§ 126 Abs. 2 AO, § 102 Satz 2 FGO). Werden die Ermessenserwägungen nicht hinreichend dargelegt, besteht die Gefahr, dass das Finanzgericht die Entscheidung als ermessensfehlerhaft aufhebt und das Finanzamt verpflichtet, erneut über den Antrag zu entscheiden.
3. Durchführung der Akteneinsicht
Die Akteneinsicht erfolgt in dem Finanzamt, das die Akten führt. Eine Zusendung der Akten ist abzulehnen. Das gilt auch bei großer Entfernung zwischen dem Ort des Finanzamts und dem Ort der begehrten Einsichtnahme, selbst wenn die theoretische Möglichkeit bestünde, die Akten an ein nahegelegenes Finanzamt oder Amtsgericht zu versenden.
Die Akteneinsicht hat unter Aufsicht eines Bediensteten des Finanzamts zu erfolgen. Dem Beteiligten sind dabei nur die für den Einzelfall erheblichen Vorgänge vorzulegen. Unterlagen oder sonstige Hinweise, die über Verhältnisse anderer Personen Auskunft geben könnten, sowie nicht ausgewertetes Kontrollmaterial sind auszuheften. Damit das Finanzamt diesen Erfordernissen nachkommen kann, sollte regelmäßig ein Termin für die Akteneinsicht vereinbart werden. Hat der Beteiligte Einsicht genommen, ist dies aus Gründen der Beweissicherung aktenkundig zu machen.
Der Beteiligte kann auf seine Kosten Abschriften oder Kopien von den eingesehenen Akten machen.
4. Rechtsschutz
Wird die Akteneinsicht abgelehnt, so ist gegen den ablehnenden Verwaltungsakt der Einspruch gegeben (vgl. auch AO-Kartei, § 364 AO, Allgemeines, Karte 1).
Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main v. - S 0622 A - 20 - St II 4.01
Fundstelle(n):
YAAAB-16514