§ 39 UStG Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004

I. Allgemeine Regelungen

Für die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 gelten die Vorschriften der §§ 32, 38 b, 39 ff. des Einkommensteuergesetzes – EStG 2002 – i. d. F. vom 19.10.2002 (BGBl 2002 I S. 4210, BGBl 2003 I S. 179, BStBl 2002 I S. 1209), zuletzt geändert durch Art 1 des Gesetzes zur Förderung von Kleinunternehmern und zur Verbesserung der Unternehmensfinanzierung vom 31.07.2003 (BGBl 2003 I S. 1550).

Durch das vom Gesetzgeber geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform auf 2004 entfällt möglicherweise ab dem Kalenderjahr 2004 die Steuerklasse II (Wegfall des Haushaltsfreibetrags). Der stufenweise Abbau des Haushaltsfreibetrags beruht den Entscheidungen des Bundesverfassungsgerichts vom 10.11.1998 – 2 BvR 1057/91 u. a. – und ist an die Tarif-Entlastungsstufen gekoppelt worden (vgl. Kurzinformation, 041/02 vom 06.06.2002). Das Gesetzgebungsverfahren ist derzeit noch nicht in Gang gesetzt worden, so dass sich bezüglich der Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit Steuerklasse II für das maschinelle Ausstellungsverfahren zum Stichtag 20.09.2003 zunächst keine Änderungen ergeben. Nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens werden sowohl die Finanzämter als auch die Gemeinden über die ggf. eingetretenen Gesetzesänderungen unterrichtet.

Neben den Vorschriften des EStG sind die Anordnungen in den R 107 bis 110 der Lohnsteuer-Richtlinien 2002 – LStR 2002 – vom 11.10.2001 (BStBl 2001 I Sonder-Nr. 1/2001), die Hinweise in H 107 bis H 110 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs 2003, das BMF-Schreiben vom 23.06.2003 – IV C 5 – S 2363 – 21/03, das dem Erlass des Ministeriums der Finanzen vom 23.06.2003 – S 2363 A – 99-003-31 – 443 – entspricht, und die Anordnungen in dem „Merkblatt über die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004„ zu beachten.

In diesem Kalenderjahr wird eine allgemeine Personenstandsaufnahme nicht durchgeführt. Die Lohnsteuerkarten 2004 sind deshalb auf Grund der melderechtlichen Unterlangen der Gemeinden (z. B. Melderegister oder Einwohnerkartei) nach den Verhältnissen am 20.09.2003 auszustellen.

II. Besondere Anordnungen über die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004

1. Übermittlung der Lohnsteuerkarten

Die Gemeinden haben die Lohnsteuerkarten grundsätzlich nach der Ausstellung laufend den Arbeitnehmern unmittelbar zu übermitteln.

2. Freibeträge für Behinderte und Hinterbliebene

Damit die Gemeinden bereits bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten auch die Freibeträge für Behinderte und Hinterbliebene der Arbeitnehmer eintragen können, die die betreffende steuerliche Vergünstigung erstmals im Rahmen eines Antrags auf Lohnsteuer-Ermäßigung oder der Veranlagung zur Einkommensteuer geltend machen, sind diese Fälle den betreffenden Gemeinden mit dem Vordruck Lo 37 laufend mitzuteilen. Dabei sind keine Schlüsselzahlen mehr anzugeben. Es genügt die Mitteilung des maßgebenden Jahresfreibetrags in Euro sowie das genaue Ablaufdatum des Freibetrags (ggf. der 31.12.) oder die Angabe „unbegrenzt„. Die Mitteilung der Hinterbliebeneneigenschaft erfolgt mit dem Merkmal „H„. Abgänge (jedoch nicht in Todesfällen oder in Fälle des Wegzugs aus der Gemeinde) sind als Löschungen auszuweisen, bei Änderungen gilt jeweils die neueste Mitteilung. Die Angaben werden von der Gemeinde in dem dort neu eingesetzten Programm „MESO„ personenbezogen gespeichert.

Aufgrund der Speicherung wird ein Freibetrag bei zeitlicher Begrenzung letztmals für das den Gemeinden mitgeteilte Ablaufjahr auf der Lohnsteuerkarte eingetragen Die bisher zugelassene Eintragung in dem auf das Ablaufjahr folgenden Kalenderjahr ist nicht mehr vorgesehen. Hierdurch entfällt bei den zeitlich begrenzten KB-Eintragungsfällen auch das bisherige Überprüfungsverfahren (mittels Vordruck Lo 38). Betroffene Steuerpflichtige müssen nunmehr rechtzeitig einen erneuten Antrag auf Eintragung der KB-Freibeträge stellen. Die OFD bittet diese Steuerpflichtigen in geeigneter Weise hierauf hinzuweisen.

In Fällen der Übertragung des Behinderten- und/oder Hinterbliebenenpauschbetrags bei auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Kindern unter 18 Jahren ist eine Aussonderung der Lohnsteuerkarte zur manuellen Eintragung (bisherige Schlüsselzahl 00078) nicht mehr vorgesehen. Die Daten werden aufgrund der Angaben im Vordruck Lo 37 von den Gemeinden im Programm „MESO„ erfasst und bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten automatisch berücksichtigt.

Der bisherige Vordruck Lo 37 (Ko 0202) ist entsprechend überarbeitet worden und geht den Finanzämtern nach der Drucklegung mit einem geschätzten Bedarf zu. Der Vordruck wird den Finanzämtern in Kürze auch als Word-Vorlage zur Verfügung stehen.

Die Regelungen in Abschn. 16 Abs. 4 des Gemeindemerkblatts wurden entsprechend angepasst.

3. Steuerklassen V und VI

Wegen der Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 mit den Steuerklassen V und VI wird auf Abschn. 14 und 15 des Gemeindemerkblatts hingewiesen.

III. Vordrucke für die Lohnsteuerkarten 2004

Die Lohnsteuerkarten 2004 werden einheitlich entsprechend dem mit o.a. BMF-Schreiben vom 23.06.2003 bekannt gegebenen Muster mit der Bezeichnung „LSt 1 (Ko 0703)„ aufgelegt. Dieses Muster, das möglichst wenig Druckzeilen vorsieht, ist in erster Linie für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten mit Datenverarbeitungsanlagen bestimmt. Für die nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten erhalten die Gemeinden von der Kommunalen Datenzentrale Mainz entsprechend vorbereitete Mehrstücke. Eine Vorrathaltung für die Gemeinden durch die Finanzämter ist nicht vorgesehen. Ein evtl. Bedarf beim Finanzamt ist meiner Beschaffungsstelle anzuzeigen.

In dem Karton für die Lohnsteuerkarte ist aus Sicherheitsgründen ein Wasserzeichen enthalten. Die Kartonfarbe ist orange.

Zur Druchführung des Gemeindefinanzreformgesetzes (Ermittlung der auf die einzelne Gemeinde entfallenden Lohnsteuerbeträge) ist neben der Bezeichnung der Gemeinde auch ihr achtstelliger Gemeindeschlüssel nach dem amtlichen Gemeindeverzeichnis (Amtlicher Gemeindeschlüssel – AGS –) in dem dafür vorgesehenen Eintragungsfeld anzugeben; die beiden ersten Stellen sind in Rheinland-Pfalz zur Länderunterscheidung immer 07. Der Aufdruck sonstiger Ordnungsmerkmale der Gemeinde auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig. Die Gemeinden können auf der Lohnsteuerkarte zusätzlich die Berufsbezeichnung des Arbeitnehmers eintragen.

Außer der Bezeichnung des Finanzamts ist auch dessen vierstellige Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel anzugeben, die u. a. Arbeitgebern mit maschineller Lohnabrechnung die Erfüllung ihrer lohnsteuerlichen Verpflichtung erleichtern soll. Die Nummern der Finanzämter in Rheinland-Pfalz können beim Bundesamt für Finanzen (www.bff-online.de; Suchfunktion „GEMFA„) abgefragt werden. Sie werden nicht mehr im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 26.11.2001, BStBl 2001 I S. 998).

Die beauftragte Druckerei wird die Lohnsteuerkartenvordrucke so ausliefern, dass sie Mitte September 2003 den Gemeinden bzw. der Kommunalen Datenzentrale Mainz vorliegen.

IV. Verwendung von Fensterumschlägen

Die Lohnsteuerkartenvordrucke sind so gestaltet worden, dass sie in – den postalischen Vorschriften entsprechenden – Fensterumschlägen versandt werden können Die Fensterumschläge können für den finanzamtlichen Bedarf (Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren) bei der Beschaffungsstelle angefordert werden. Die OFD bittet, darauf zu achten, dass die Bestellungen auch dem tatsächlichen Bedarf entsprechen.

V. Merkblätter, Bekanntmachungen und Vordrucke

Im Zusammenhang mit der Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 sind die folgenden Merkblätter, Bekanntmachungen und Vordrucke aufgelegt worden

1. Merkblatt für die Gemeinden über die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004

Diese Merkblätter gehen den Finanzämtern zur unverzüglichen Verteilung an die Gemeinden zu. Ein etwaiger Mehrbedarf ist anzuzeigen. Die sachlichen Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind am Rand mit einem senkrechten Strich gekennzeichnet.

2. Öffentliche Bekanntmachung zur Lohnsteuerkarte 2004

Die Gemeinden haben, sobald die Übermittlung der Lohnsteuerkarten nahezu beendet ist, dies öffentlich bekannt zu machen. Die OFD habe wiederum entsprechende Bekanntmachungen einheitlich hergestellt. Sie gehen den Finanzämtern in der erforderlichen Auflage mit dem Merkblatt nach Abschn. 1 zur Verteilung an die Gemeinden zu.

3. Informationsschrift „Lohnsteuer ‘2004„

Jeder Lohnsteuerkarte ist eine Informationsschrift „Lohnsteuer ‘2004„ beizufügen. Die hierin gegebenen Hinweise sollen den Arbeitnehmer über die Lohnsteuer 2004 unterrichten. Die Informationsschrift wird durch die Druckerei der Kommunalen Datenzentrale Mainz zur Verteilung an die Gemeinden zugesandt.

4. Steuerliche Lebensbescheinigung

Die Gemeinden haben Personen für Kinder unter 18 Jahren auf Antrag eine steuerliche Lebensbescheinigung auszustellen, wenn die Kinder mit diesen Personen im ersten Grad verwandt, aber nicht in deren Wohnung gemeldet sind. Für die Ausstellung der Lebensbescheinigung ist der Vordruck „LSt 3 L (Ko 1200)„ zu verwenden, der den Gemeinden im Programm „MESO„ als Vorlage zur Verfügung steht.

In den Fällen, in denen der Gemeinde bereits eine Mitteilung des Finanzamts „LSt 3 M (Ko 0803)„ über die Eintragung des vollen Kinderfreibetrags beim anderen Elternteil vorliegt, hat die Gemeinde gleichzeitig mit der Ausstellung der steuerlichen Lebensbescheinigung auch das Finanzamt zu unterrichten. Hierzu ist der Vordruck „LSt 3 N„ zu verwenden, der den Gemeinden im Programm „MESO„ ebenfalls als Vorlage zur Verfügung steht.

In Fällen mit geänderter Zuordnung von Kindern (Übertragung des Haushaltsfreibetrags) ist das Mitteilungsverfahren nach R 109 Abs. 4 LStR zu beachten. Für die Mitteilung der Fälle, in denen die Gemeinde beim Vater mit Zustimmung der Mutter die Steuerklasse II eingetragen bzw. diese Eintragung durch Rücknahme der Zustimmung für Folgejahre wieder geändert hat, ist der Vordruck mit der Bezeichnung „LSt 3 O (Ko 0201)„ zu verwenden. Für die Änderung der Zuordnung von Kindern unter 18 Jahren durch die Gemeinden wurde der Vordruck „LSt 3 R (Ko 0301)„ aufgelegt, der den erforderlichen Antrag des Vaters sowie die Zustimmungserklärung der Mutter enthält. Die Vordrucke „LSt 3 O„ und „LSt 3 R„ sind den Gemeinden auf Anforderung kostenlos zur Verfügung zu stellen. Der Vordruck „LSt 3 R„ steht den Gemeinden auch im Programm „MESO„ zur Verfügung.

Sollte durch das geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform ab dem Kalenderjahr 2004 die Steuerklasse II entfallen, wäre auch das vorgenannte Mitteilungsverfahren nach R 109 Abs. 4 LStR hinfällig.

5. Kontrollmitteilung für Kinder durch das Finanzamt

Bei der Durchführung des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens für 2004 oder einer Einkommensteuer-Veranlagung 2004 ist von den Finanzämtern wiederum zu prüfen, ob die von der Gemeinde auf der Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers eingetragene Zahl der Kinderfreibeträge den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Ergeben sich dabei Abweichungen der eintragungen auf der Lohnsteuerkarte zu Gunsten des Arbeitnehmers hat das Finanzamt dies der Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, mitzuteilen. Darüber hinaus sind der Gemeinde die unter 18 Jahre alten Kinder mitzuteilen, die das Finanzamt als Pflegekind anerkannt oder abgelehnt hat. Hierzu ist der unter der Bezeichnung „LSt 3 M„ aufgelegte Mitteilungsvordruck zu verwenden. Der erforderliche Bedarf ist jeweils der Beschaffungsstelle anzuzeigen. Für die Mitteilung der Fälle, in denen das Finanzamt beim Vater mit Zustimmung der Mutter die Steuerklasse II eingetragen bzw. diese Eintragung durch Rücknahme der Zustimmung für Folgejahre wieder geändert hat, wurde der Vordruck „LSt 3 P (Ko 0198)„

6. Mitteilung über die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte

Die Gemeinde hat die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte dem für den Arbeitnehmer örtlich zuständigen Finanzamt unverzüglich mitzuteilen (§ 39 Abs. 1 Satz 5 EStG). Für diese Mitteilung ist der Vordruck „LSt 3 S (Ko 0998)„ zu verwenden. Auch dieser Vordruck steht den Gemeinden im Programm „MESO„ als Vorlage zur Verfügung.

VI. Benachrichtigung der Gemeinden und Übersendung der Merkblätter und Bekanntmachungen

Die Merkblätter und die Bekanntmachungen (Abschn. V Ziffer 1 und 2) sind alsbald an die Gemeinden weiterzuleiten. In einem besonderen Anschreiben sind die Gemeinden gleichzeitig davon zu unterrichten, dass die Vordrucke für die Lohnsteuer karten 2004 und die Informationsschriften „Lohnsteuer ‘2004„ Mitte September 2003 ausgeliefert werden.

Mit dieser Rundverfügung gehen den Finanzämtern in ausreichender Anzahl vorbereitete Anschreiben für die Gemeindebehörden zu, die jeweils noch entsprechend zu ergänzen sind. In dem Anschreiben wird auf die einzelnen Besonderheiten des Ausstellungsverfahrens hingewiesen.

VII. Öffentliche Bekanntmachung zur Lohnsteuerkarte 2004

Die Oberfinanzdirektion wird Ende Oktober 2003 eine Bekanntmachung über die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 in den größeren Tageszeitungen des Landes veranlassen.

VIII. Statistische Zählung der ausgestellten Lohnsteuerkarten

Von den Gemeinden bzw. den Verbandsgemeinden für die einzelnen Ortsgemeinden erhalten die Finanzämter

über das Programm „MESO„ erstellte Statistiken über die Zahl der für das Kalenderjahr 2004 ausgestellten Lohnsteuerkarten (getrennt nach den Lohnsteuerklassen I bis VI). Darin ist auch die Zahl der Fälle ausgewiesen, in denen von den Gemeinden ein Pauschbetrag für behinderte Menschen oder Hinterbliebene eingetragen wurde (diese Zahl wird u. a. für die Ermäßigungsstatistik benötigt).

Die OFD bittet diese Statistiken bis spätestens zum 31.01.2004 bzw. zum 31.01.2005 jeweils übersichtsmäßig zusammengefasst und für den Finanzamtsbereich insgesamt aufaddiert der Oberfinanzdirektion Koblenz vorzulegen.

Anlage 1

Merkblatt über die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 Herausgegeben von der Oberfinanzdirektion Koblenz im August 2003

I. Allgemeines

1. Rechtsgrundlagen/Neuregelungen

(1) Die Gestaltung, Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 bestimmt sich nach den Vorschriften der §§ 32, 38 b, 39 ff. des Einkommensteuergesetzes – EStG 2002 – i. d. F. vom 19.10.2002 (BGBl. I S. 4210, BGBl. 2003 I S. 179, BStBl I S. 1209), zuletzt geändert durch Art. 1 des Gesetzes zur Förderung von Kleinunternehmern und zur Verbesserung der Unternehmensfinanzierung vom 31.07.2003 (BGBl. I S. 1550) sowie nach den Anordnungen in den R 107 bis 110 der Lohnsteuer-Richtlinien 2002 – LStR 2002 – vom 11.10.2001 (BStBl I Sonder-Nr. 1/2001).

Außerdem sind die Hinweise H 107 bis H 110 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuch 2003 (LStH 2003) sowie das Schreiben des Bundesministers der Finanzen vom 23.06.2003 – IV C 5 – S 2363 – 21/03 – mit dem Muster der Lohnsteuerkarte 2004 zu beachten. Dieses Schreiben entspricht dem Erlass des Ministeriums der Finanzen vom 23.06.2003 – S 2363 A – 99-003-31 – 443.

(2) Auf folgende Neuregelungen gegenüber dem Vorjahr wird besonders hingewiesen (die Änderungen sind in dem Merkblatt jeweils durch einen senkrechten Strich neben dem Textrand gekennzeichnet):

a) Bekämpfung von illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit

Durch das Gesetz zur Erleichterung der Bekämpfung von illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit vom 23.07.2002 (BGBl. I S. 2787, BStBl I S. 816) ist § 31a der Abgabenordnung (AO) neu gefasst worden. Hiernach ist die Offenbarung der durch das Steuergeheimnis nach § 30 AO geschützten Verhältnisse eines Betroffenen zulässig, soweit sie u. a. für die Durchführung eines Strafverfahrens, eines Bußgeldverfahrens oder eines anderen gerichtlichen oder Verwaltungsverfahrens mit dem Ziel der Bekämpfung von illegaler Beschäftigung oder Schwarzarbeit erforderlich ist. Die Finanzbehörden als auch die Gemeinden (als örtliche Landesfinanzbehörden nach § 39 Abs. 6 Satz 1 EStG) sind verpflichtet, der zuständigen Stelle die jeweils benötigten Tatsachen mitzuteilen (vgl. Abschn. 5 Abs. 9).

b) Bescheinigung der Steuerklasse II

Durch das vom Gesetzgeber geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform auf 2004 entfällt möglicherweise ab dem Kalenderjahr 2004 die Steuerklasse II (Wegfall des Haushaltsfreibetrags). Der stufenweise Abbau des Haushaltsfreibetrags beruht auf den Entscheidungen des Bundesverfassungsgerichts vom 10.11.1998 – 2 BvR 1057/91 u. a. – und ist an die Tarif-Entlastungsstufen gekoppelt worden (vgl. Kurzinformation 041/02 der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 06.06.2002).

Das Gesetzgebungsverfahren ist derzeit noch nicht in Gang gesetzt worden, so dass sich bezüglich der Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit Steuerklasse II für das maschinelle Ausstellungsverfahren zum Stichtag 20.09.2003 zunächst keine Änderungen ergeben. Nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens werden die Gemeinden über die ggf. eingetretenen Gesetzesänderungen gesondert unterrichtet.

Sollte durch das geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform ab dem Kalenderjahr 2004 die Steuerklasse II entfallen, wäre auch das Mitteilungsverfahren nach R 109 Abs. 4 LStR in Fällen mit geänderter Zuordnung von Kindern (vgl. Abschn. 23 Abs. 5) hinfällig.

c) Eintragung der Steuerklasse III

Personen, die eine Lebenspartnerschaft nach dem Gesetz über die Eingetragene Lebenspartnerschaft (LPartG) vom 16.02.2001, BGBl. I S, 266 führen, werden wie Ledige behandelt (vgl. Abschn. 9 Abs. 2 A und C). Diesen Personen kann daher keine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse III ausgestellt werden. Es kommt nur die Steuerklasse I oder ggf. die Steuerklasse II in Betracht.

d) Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene

Durch die Umstellung auf das bei den Gemeinden eingesetzte Programm „MESO„ ergeben sich verschiedene Änderungen bezüglich der Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene (vgl. Abschn. 16 Abs. 4).

e) Übermittlung der Lohnsteuerkarten

Die Lohnsteuerkarten und die Briefumhüllungen dürfen nicht anderweitig zu Werbezwecken verwendet werden (vgl. Abschn. 18 Abs. 4).

2. Gestaltung der Lohnsteuerkarten

(1) Für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 ist das mit Schreiben des Bundesministers der Finanzen vom 23.06.2003 – IV C 5 – S 2363 – 21/03 – bekannt gegebene Muster maßgebend.

Für den Dienstbereich der Oberfinanzdirektion Koblenz sind die Lohnsteuerkarten 2004 mit der Bezeichnung „LSt 1 (Ko 0703)„ aufgelegt worden. Dieses Muster, das möglichst wenig Druckzeilen vorsieht, ist in erster Linie für die Ausstellung mit Datenverarbeitungsanlagen bestimmt. Für die nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten erhalten die Gemeinden von der Kommunalen Datenzentrale Mainz entsprechend vorbereitete Mehrstücke. Eine Vorrathaltung für die Gemeinden durch die Finanzämter ist nicht vorgesehen.

Die ausstellende Gemeinde braucht – soweit die Ausstellung der Lohnsteuerkarten nicht den Verbandsgemeindeverwaltungen übertragen ist – nur in der ersten Zeile der Vorderseite der Lohnsteuerkarte angegeben zu werden (vgl. aber Abs. 2 hinsichtlich der aus Sicherheitsgründen erforderlichen Eintragungen).

Gegenüber dem Vorjahr wurde das Muster der Lohnsteuerkarte 2004 im Aufbau nicht geändert. In dem Karton für die Lohnsteuerkarte ist aus Sicherheitsgründen ein Wasserzeichen enthalten. Die Kartonfarbe ist orange.

Zur Durchführung des Gemeindefinanzreformgesetzes ist die Ermittlung der auf die einzelne Gemeinde entfallenden Lohnsteuerbeträge erforderlich. Zu diesem Zweck ist neben der Bezeichnung der Gemeinde auch ihr achtstelliger Gemeindeschlüssel nach dem amtlichen Gemeindeverzeichnis (Amtlicher Gemeindeschlüssel – AGS –) in dem dafür vorgesehenen Eintragungsfeld anzugeben, die beiden ersten Stellen sind in Rheinland-Pfalz zur Länderunterscheidung immer 07. Eine Veränderung des achtstelligen AGS auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig; der Aufdruck sonstiger Ordnungsmerkmale der Gemeinde hat aus Gründen des Datenschutzes zu unterbleiben. Soweit der AGS nicht bereits bei maschineller Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 eingetragen werden kann, sind Stempelaufdrucke anzubringen.

Außer der Bezeichnung des Finanzamts ist auch dessen vierstellige Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel anzugeben, die u. a. Arbeitgebern mit maschineller Lohnabrechnung die Erfüllung ihrer lohnsteuerlichen Verpflichtungen erleichtern soll. Die Nummern der Finanzämter in Rheinland-Pfalz können beim Bundesamt für Finanzen (www.bff-online.de, Suchfunktion „GEMFA„) abgefragt werden. Sie werden nicht mehr im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht (BMF-Schreiben vom 26.11.2001, BStBl I S. 998).

In der Anschrift des Arbeitnehmers muss der Familienname eindeutig erkennbar sein; ist der Familienname zuerst angegeben, so wird er durch ein Komma von dem/den Vornamen getrennt Die Eintragung eines Künstlernamens ist möglich, sofern er in den melderechtlichen Unterlagen enthalten ist (R 108 Abs. 1 LStR).

(2) Auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte sind nach der Bezeichnung der ausstellenden Gemeinde und des zuständigen Finanzamts bestimmt:

(3) Auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte ist bestimmt.

3. Entschädigung der Gemeinden für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten

Die Gemeinden haben den nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern die Lohnsteuerkarten unentgeltlich auszustellen und zu übermitteln (§ 39 Abs. 1 EStG). Bei der Ausstellung von Ersatzlohnsteuerkarten (vgl. Abschn. 21) kann die Gemeinde eine Gebühr von bis zu 5,-- € erheben.

II. Ausstellung der Lohnsteuerkarten durch die Gemeinden

4. Rechtsstellung der Gemeinden

Die Gemeinden sind insoweit, als sie Lohnsteuerkarten auszustellen, Eintragungen auf den Lohnsteuerkarten vorzunehmen und zu ändern haben, örtliche Lndesfinanzbehörden. Sie sind hierbei verpflichtet, den Anweisungen des örtlich zuständigen Finanzamts nachzukommen. Das Finanzamt kann erforderlichenfalls Verwaltungsakte, für die eine Gemeinde sachlich zuständig ist, selbst erlassen (§ 39 Abs. 6 EStG ).

5. Örtliche Zuständigkeit der Gemeinde

(1) Für das Kalenderjahr 2004 findet in Rheinland-Pfalz keine allgemeine Personenstandsaufnahme statt. Die Lohnsteuerkarten 2004 sind deshalb auf Grund der melderechtlichen Unterlagen (z. B. Melderegister oder Einwohnerkartei) für alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer auszustellen, die am 20.09.2003 (Stichtag für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004) oder erstmals nach diesem Stichtag im Bezirk der Gemeinde mit ihrer Hauptwohnung gemeldet sind oder in Ermangelung einer Wohnung ihren gewöhnlichen Aufenthalt hatten (vgl. Abs. 3 bis 6). Für den Begriff der Hauptwohnung sind die melderechtlichen Vorschriften maßgebend (Meldegesetz vom 22.12.1982, GVBl. 1982 S. 463).

Bei einem Wohnsitzwechsel um den Stichtag 20.09. ist für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten grundsätzlich die Gemeinde zuständig, bei der der Arbeitnehmer am Stichtag noch gemeldet ist. Dies gilt bei Umzügen innerhalb von Rheinland-Pfalz auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich erst nach dem 20.09. bei der neuen Gemeinde anmeldet und die bisher zuständige Meldebehörde erst durch die nach § 13 Abs. 2 Meldegesetz vorgesehene Mitteilung der neuen Gemeinde von dem Wohnungswechsel erfährt.

In den Fällen, in denen die Abmeldung vor und die Anmeldung nach dem 20.09. erfolgt, also der Arbeitnehmer am Stichtag in keiner Gemeinde gemeldet ist, sind die Lohnsteuerkarten von der Zuzugsgemeinde auszustellen. Dies gilt auch bei (versehentlich oder ordnungswidrig) für längere Zeit unterlassener Anmeldung, es sei denn, der Arbeitnehmer ist ohne festen Wohnsitz. Die Zuzugsgemeinde darf jedoch keine Lohnsteuerkarte ausstellen, wenn sich der Arbeitnehmer rückwirkend auf einen Tag anmeldet, der vor dem Stichtag liegt, und er sich bei der bisherigen Gemeinde erst nach dem 20.09. abgemeldet hat bzw. die bisherige Gemeinde die Mitteilung über Anmeldung bei einer neuen Gemeinde (§ 13 Abs. 2 Meldegesetz) erst nach dem 20.09. erhält.

(2) Lohnsteuerkarten dürfen nur für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer i.S.d. § 1 Abs. 1 EStG ausgestellt werden (§ 39 Abs. 1 Satz 1 EStG).

Unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind danach alle natürlichen Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.

Einen Wohnsitz im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er eine Wohnung unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird (§ 8 AO) Den gewöhnlichen Aufenthalt im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er sich unter Umständen aufhält, die erkennen lassen, dass er an diesem Ort oder in diesem Gebiet nicht nur vorübergehend verweilt (§ 9 AO).

(3) Bei unverheirateten Arbeitnehmern und bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder die von ihrem Ehegatten dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20.09.2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeldet ist. Ist der Arbeitnehmer für eine Wohnung nicht gemeldet, weil er keinen festen Wohnsitz hat, so ist die Lohnsteuerkarte 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20.09.2003 seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

(4) Bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und die von ihrem Ehegatten nicht dauernd getrennt leben, ist nach H 108 (Zuständigkeit der Gemeinde) LStH 2003 die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk die Ehegatten am 20.09.2003.

gemeldet sind.

Sind die Ehegatten weder für eine gemeinsame Wohnung im Sinne des Buchstabens a noch im Fall des Buchstabens b für eine gemeinsame Hauptwohnung gemeldet, so ist die Lohnsteuerkarte 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der ältere Ehegatte am 20.09.2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeldet ist. Dies gilt auch in den Fällen, in denen die Meldung für eine gemeinsame Wohnung bzw. Hauptwohnung melderechtlich ordnungswidrig (BVerwG, Urteil vom 04.05.1999 – 1 C 25/98, NJW 1999 S. 2688) unterblieben ist.

(5) Die Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer oder bei verheirateten Arbeitnehmern der ältere Ehegatte für eine Nebenwohnung gemeldet ist, darf für diesen keine Lohnsteuerkarte ausstellen. Wenn die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte 2004 unterblieben ist, ist sie auf Antrag des Arbeitnehmers von der zuständigen Gemeinde nachträglich auszustellen.

(6) Bei Wehrpflichtigen, Berufssoldaten, Soldaten auf Zeit und Studenten gelten hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit der Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten keine Besonderheiten Wehrpflichtige brauchen jedoch nach den zurzeit geltenden Anordnungen des Bundesministers der Verteidigung keine Lohnsteuerkarten vorzulegen; für Wehrpflichtige sind deshalb Lohnsteuerkarten nur auf Antrag auszustellen.

(7) Lohnsteuerkarten sind auch für die Bezieher von Waisengeld aus öffentlichen Kassen auszustellen.

Über die Ausstellung von Lohnsteuerkarten an Kinder i.S.d. § 2 Abs. 1 und 3 des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) ist das örtlich zuständige Gewerbeaufsichtsamt zu unterrichten (§ 52 JArbSchG). Kind i.S.d. § 2 Abs 1 und 3 JArbSchG ist, wer noch nicht 15 Jahre alt ist bzw. wer 15, aber noch nicht 18 Jahre ist und der Vollzeitschulpflicht unterliegt. Die Mitteilung ist auf den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum zu beschränken. Die Mitteilung des Arbeitgebers ist durch § 52 JArbSchG nicht gedeckt und hat deshalb zur Wahrung des Steuergeheimnisses (§ 30 AO) zu unterbleiben. Die Unterrichtung bei der Ausstellung von Lohnsteuerkarten an Bezieher von Waisengeld (vgl. Satz 1) kann unterbleiben.

(8) Sind Arbeitnehmer erst nach dem 20.09.2003 in das Bundesgebiet zugezogen, so wird die Lohnsteuerkarte von der Gemeinde ausgestellt, in der sie zuerst mit Wohnung bzw. Hauptwohnung gemeldet waren oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt hatten.

(9) Für ausländische Arbeitnehmer sind Lohnsteuerkarten ohne Rücksicht auf die Dauer ihres bisherigen Aufenthaltes in der Bundesrepublik auszustellen, wenn sie einen Wohnsitz begründet haben oder den Umständen nach anzunehmen ist, dass sie sich länger als 6 Monate in der Bundesrepublik aufhalten werden. Dabei sind im Einzelfall alle tatsächlichen Umstände zu berücksichtigen, die erkennen lassen, dass die Wohnung dadurch als Bleibe dient, dass sie ständig oder doch mit gewisser Regelmäßigkeit und Gewohnheit benutzt wird. Solche tatsächlichen Umstände können sein: Die Dauer der tatsächlichen Nutzung, Bauausführung, Lage, Ausstattung und Einrichtung, Angemessenheit nach den sonstigen Lebensverhältnissen des Inhabers, der Anlass für den Aufenthalt, die zeitlichen Pläne und die Rückkehrabsicht eines Gastarbeiters in sein Heimatland, sowie seine Familienbande dorthin.

Wer eine Wohnung von vornherein nur in der Absicht nimmt, sie nur vorübergehend (weniger als 6 Monate) beizubehalten und zu benutzen, begründet dort keinen Wohnsitz im steuerrechtlichen Sinn (BFH-Urteil vom 30.08.1989, BStBl II S. 966).

Die Lohnsteuerkarten dürfen für ausländische Arbeitnehmer (Gastarbeiter) nur auf Grund ordnungsgemäßer und geeigneter amtlicher Unterlagen ausgestellt werden. Bei ausländischen Arbeitnehmern, die sich nur für einen kurzen Zeitraum in der Bundesrepublik Deutschland aufhalten, z. B. zum vorübergehenden Einsatz im Baugewerbe, in der Forstverwaltung oder als Erntehelfer, ist daher anhand der Aufenthaltsgenehmigung oder der Arbeitserlaubnis zu überprüfen, ob sie sich mehr als 6 Monate im Inland aufhalten werden. Ist dies nicht der Fall, liegt ein starkes Indiz dafür vor, dass der Steuerpflichtige im Inland keinen Wohnsitz begründet hat, und somit beschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer erhalten für den Lohnsteuerabzug von dem Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Bescheinigung (§ 39 d EStG).

Beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, deren Einkünfte mindestens zu 90 v.H. der deutschen Einkommensteuer unterliegen oder die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte nicht mehr als 6 136 € im Kalenderjahr betragen (der Betrag von 6 136 € wird ggf. nach den Verhältnissen des Wohnsitzstaates gekürzt), werden auf Antrag als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt (§ 1 Abs. 3 EStG). Für den Lohnsteuerabzug erhalten diese, Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarten, sondern ebenfalls eine Bescheinigung von dem Betriebsstättenfinanzamt der Arbeitgebers (vgl. Abschn. 6).

Werden für ausländische Arbeitnehmer Lohnsteuerkarten nachträglich ausgestellt, sind hierüber in die in ausländischen Reisepässen enthaltenen Aufenthaltserlaubnisse oder in Passersatzpapiere keine Stempelaufdrucke mehr anzubringen.

Ausländischen Asylbewerbern und anderen ausländischen Arbeitnehmern kann die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte auch dann nicht versagt werden, wenn ihnen eine Arbeitsaufnahme nicht gestattet ist (§ 40 AO). Nach § 39 Abs. 1 Satz 1 EStG sind Lohnsteuerkarten jedoch nur für Arbeitnehmer auszustellen. Der Steuerpflichtige hat zur Glaubhaftmachung seiner Arbeitnehmereigenschaft deshalb den Arbeitgeber zu benennen, bei dem er beschäftigt ist oder beschäftigt werden will. In diesen Fällen ist insbesondere eine Benachrichtigung der Ausländerbehörden bzw. der Arbeitsämter über die Aufnahme einer Beschäftigung ohne Arbeitserlaubnis zulässig (§ 31 a Abs. 2 Satz 1 AO i. d. F. des Gesetzes zur Erleichterung der Bekämpfung von illegaler Beschäftigung und Schwarzarbeit vom 23.07.2002; BGBl. I S. 2787, BStBl I S. 816). Die Finanzbehörden als auch die Gemeinden (als örtliche Landesfinanzbehörden nach § 39 Abs. 6 Satz 1 EStG) sind danach verpflichtet, der zuständigen Stelle die jeweils benötigten Tatsachen mitzuteilen.

Die Mitteilungspflicht besteht nur dann nicht, soweit deren Erfüllung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre (§ 31 a Abs. 2 Satz 3 AO).

(10) Die Zuständigkeit für die Ausstellung von Lohnsteuerkarten für Haftentlassene richtet sich grundsätzlich nach den allgemeinen Bestimmungen. Bereitet jedoch in Einzelfällen die Ermittlung der zuständigen Gemeinde Schwierigkeiten, so bestehen keine Bedenken, dass die Gemeinde, in der die Justizvollzugsanstalt (JVA) belegen ist, für den Haftentlassenen eine Lohnsteuerkarte ausstellt, wenn

1. der Haftentlassene seinen Wohnsitz an dem für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten maßgebenden Stichtag bereits aufgegeben hatte;

2. der Haftentlassene versichert, dass er vor der Inhaftierung ohne Wohnsitz gewesen ist.

In den Fällen der Ziffer 1 hat die Gemeinde, in der die JVA belegen ist, der Gemeinde, in der der Arbeitnehmer vor der Inhaftierung seinen Wohnsitz hatte, die Ausstellung der Lohnsteuerkarte mitzuteilen.

Strafgefangene haben bei einem Zwangsaufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer ihren gewöhnlichen Aufenthalt in der JVA (BFH-Urteil vom 14.11.1986 – BFH/NV 1987 S. 262).

Damit ein Haftentlassener, der unter der Anschrift der JVA gemeldet ist, zum Zeitpunkt der Entlassung nicht über eine Lohnsteuerkarte verfügt, die die Anschrift der JVA als Anschrift enthält, kann zunächst auf die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte verzichtet werden. Die (nachträgliche) Ausstellung einer Lohnsteuerkarte kann dann nach der Haftentlassung beantragt werden. Die Ausstellung der Lohnsteuerkarte, für die nach wie vor die Gemeinde örtlich zuständig ist, in deren Bezirk sich die JVA befindet, ist dabei mit der Abmeldung und der Anmeldung bei der ersten Wohnsitz-gemeinde nach der Haftentlassung in der Weise zu verbinden, dass die zuständige Gemeinde die Lohnsteuerkarte ausstellt und als Wohnanschrift die neue Meldeadresse einträgt.

(11) Für die Ausstellung von Lohnsteuerkarten für die im Grenzdurchgangslager Friedland (einschl. der Außenstelle Osnabrück und Durchgangsstelle Bramsche) eintreffenden Aussiedler gilt Folgendes:

Da davon auszugehen ist, dass der im Grenzdurchgangslager Friedland eintreffende Aussiedler auf Dauer in der Bundesrepublik verweilen will, begründet er im Zeitpunkt seines Eintreffens in Ermangelung einer Wohnung einen gewöhnlichen Aufenthalt in der Bundesrepublik und ist damit unbeschränkt steuerpflichtig. Der Aussiedler hat deshalb Anspruch auf die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte, wenn er eine Arbeitnehmertätigkeit aufnehmen will, auch wenn ein Arbeitsvertrag noch nicht geschlossen ist. Örtlich zuständig für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte ist nach § 39 Abs. 2 Satz 1 EStG die Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20.09. des dem Kalenderjahr, für das die Lohnsteuerkarte gilt, vorangehenden Jahres oder erstmals nach diesem Stichtag seine Hauptwohnung oder in Ermangelung einer Wohnung seinen gewöhnlichen Aufenthalt hatte. Das ist die Gemeinde, in deren Bezirk er nach Verlassen des Grenzdurchgangslagers nicht nur vorübergehend verweilt. Die Lohnsteuerkarten für Aussiedler sind somit regelmäßig nicht von den Gemeinden Friedland und Osnabrück, sondern von der neuen Heimatgemeinde auszustellen. Die Gemeinden Friedland und Osnabrück sind daher angewiesen, für Aussiedler Lohnsteuerkarten nur noch auszustellen, wenn sie auch nach Verlassen des Durchgangslagers in deren Bezirk nicht nur vorübergehend verweilen.

Diese Grundsätze gelten gleichermaßen für weitere Außenstellen und andere Lager und Einrichtungen (z. B. Durchgangsstelle für Aussiedler in Nürnberg).

(12) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, vor Beginn des Kalenderjahres oder vor Beginn eines Dienstverhältnisses bei der zuständigen Gemeinde die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte zu beantragen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte nicht im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens zugegangen ist. Die Gemeinde hat einen mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehenen schriftlichen Bescheid zu erteilen, wenn dem Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung der Lohnsteuerkarte nicht entsprochen wird (R 108 Abs. 9 Satz 3 LStR, vgl. Abschn. 22 Abs. 1). Erforderlichenfalls kann auf Antrag das Finanzamt die Ausstellung der Lohnsteuerkarte selbst vornehmen (§ 39 Abs. 6 EStG). Durch genaue Beachtung der Bestimmungen über die Zuständigkeit der Gemeinden muss dafür gesorgt werden, dass die Arbeitnehmer nur von einer Stelle eine erste Lohnsteuerkarte erhalten.

(13) Für die Aufbewahrung der Lohnsteuerkartenvordrucke haben die Gemeinden besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Welche Maßnahmen im Einzelnen angeordnet werden bleibt der Entscheidung des für die sichere Aufbewahrung verantwortlichen Amtsleiters überlassen. Es muss sichergestellt werden, dass die Blankolohnsteuerkarten und die ausgeschriebenen, aber noch nicht zugestellten oder unbenutzt zurückkommenden Lohnsteuerkarten stets – ggf. auch am Arbeitsplatz während der Dienstzeit – unter Verschluss gehalten werden und dass nur die für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten zuständigen Bediensteten Zugang haben.

Irrtümlich falsch ausgestellte („verschriebene„) sowie nicht zustellbare oder unbenutzt zurückgegebene Lohnsteuerkarten sind auf Vorder- und Rückseite durch einen Stempelaufdruck „ungültig„ zu entwerten. Diese Karten sind erst mit den Restbeständen nach Schluss des Kalenderjahres zu vernichten (s. unten).

Die Gemeinden haben über das zuständige Finanzamt der Oberfinanzdirektion unverzüglich Mitteilung zu machen, wenn Lohnsteuerkartenvordrucke oder ausgestellte Lohnsteuerkarten abhanden gekommen oder gestohlen worden sind.

Nach dem 31.12.2004 darf eine Lohnsteuerkarte 2004 nicht mehr ausgestellt werden, Ein Restbestand an Lohnsteuerkartenvordrucken ist unverzüglich nach Ablauf des Jahres 2004 zu vernichten (vgl. R 108 Abs. 11 LStR).

Von dieser Anweisung sind die Lohnsteuerkartenvordrucke ausgenommen, die, durch Stempelaufdrucke oder Perforation klar und deutlich als „Muster„ gekennzeichnet, archiviert werden, um durch einen Vergleich auch nach 2004 auftauchende Lohnsteuerkartenfälschungen feststellen zu können. Es bestehen deshalb keine Bedenken, wenn einzelne Exemplare dieser Muster auch mit dem beim allgemeinen Ausstellungsverfahren üblichen Aufdruck versehen werden.

6. Nichtausstellung in besonderen Fällen/Sonderregelungen

Lohnsteuerkarten sind für Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland (§§ 8 und 9 AO) nicht auszustellen, auch wenn diese ggf. nach § 1 Abs. 2 EStG (z. B. Diplomaten, Konsularbeamte, Soldaten bei den Natostreitkräften) oder nach § 1 Abs. 3 EStG der unbeschränkten Einkommensteuerpflicht unterliegen.

Nach § 1 Abs. 3 EStG werden Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt, wenn ihre Einkünfte mindestens zu 90 v.H. der deutschen Einkommensteuer unterliegen oder die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte nicht mehr als 6 136 € im Kalenderjahr betragen. Der Betrag von 6 136 € wird ggf. nach den Verhältnissen des Wohnsitzstaates gekürzt. Für Staatsangehörige eines Mitgliedstaates der Europäischen Union – EU – oder eines Staates, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum – EWR – (Norwegen, Island, Liechtenstein) anwendbar ist, besteht unter den Voraussetzungen des § 1 a EStG die Möglichkeit der Bescheinigung der Steuerklasse III, wenn der Arbeitnehmer zusammen mit seinem im EU-/EWR-Staat lebenden Ehegatten die Einkommensgrenzen erfüllt, wobei sich in diesem Fall der Betrag von 6 136 € auf 12 272 € verdoppelt.

Zur Bescheinigung der Steuerklasse II bei EU/EWR-Staatsangehörigen, die die Einkommensgrenzen des § 1 Abs. 3 EStG erfüllen, vgl. Abschn. 9 Abs. 2 B; zur Bescheinigung der Steuerklasse III bei EU/EWR-Staatsangehörigen, die im Inland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt begründet haben (§ 1 Abs. 1 EStG) und deren Ehegatte im EU/EWR-Staat lebt, vgl. Abschn. 9 Abs. 2 C.

Für den Steuerabzug vom Arbeitslohn erhalten die Arbeitnehmer, die unter die Regelungen des § 1 Abs. 2 oder 3 EStG fallen, auf Antrag von dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Bescheinigung über die maßgebende Steuerklasse und einen etwa zu berücksichtigenden Freibetrag (§ 39 c Abs. 3 und 4 EStG).

Arbeitnehmer, die nicht die genannten Einkommensgrenzen des § 1 Abs. 3 EStG erfüllen, sind im Inland nur beschränkt einkommensteuerpflichtig (§ 1 Abs. 4 EStG). In diesen Fällen sind ebenfalls keine Lohnsteuerkarten auszustellen; die Arbeitnehmer erhalten für den Steuerabzug vom Arbeitslohn auf Antrag von dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt ebenfalls eine Bescheinigung über die maßgebende Steuerklasse und einen ggf. zu berücksichtigenden Freibetrag (§ 39 d EStG).

Nach Art. X Abs. 1 Satz 2 des NATO-Truppenstatuts – NTS – (BGBl. 1961 II S. 1183) und ARt. 68 Abs. 4 des Zusatzabkommens zum NTS (BGBl. 1961 II S. 1218) begründen die nichtdeutschen Mitglieder und technischen Fachkräfte der ausländischen Streitkräfte und deren nichtdeutsche Ehegatten und Kinder in der Bundesrepublik Deutschland keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, wenn ihre Anwesenheit in der Bundesrepublik Deutschland allein auf dem Umstand beruht, dass einer der Ehegatten bei den Streitkräften beschäftigt ist. Hieraus folgt, dass dieser Personenkreis als beschränkt einkommensteuerpflichtig anzusehen ist, soweit Einkünfte im Sinne des § 49 EStG bezogen werden. Den nichtdeutschen Ehegatten ist deshalb vom Betriebsstättenfinanzamt für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs auf Antrag eine Bescheinigung mit der Steuerklasse I zu erteilen. Die Gemeinde hat in diesen Fällen keine Lohnsteuerkarte auszustellen.

Diese Regelung gilt nicht für Familienangehörige der ausländischen Streitkräfte, wenn sie die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen (vgl. Art. X Abs. 4 NTS). Die Ehepartner und Kinder eines Mitglieds der ausländischen Streitkräfte unterliegen somit der unbeschränkten Steuerpflicht, wenn sie deutsche Staatsbürger sind und die Voraussetzungen des § 1 Abs. 1 EStG erfüllen. Dem deutschen Ehegatten bzw. dem Ehegatten, der neben der ausländischen seine deutsche Staatsangehörigkeit beibehalten hat, ist deshalb von der Gemeinde auf Antrag eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse I oder, wenn ihm der Haushaltsfreibetrag (§ 32 Abs. 7 EStG) zusteht, mit der Steuerklasse II auszustellen.

Die familiengerechte Steuerklasse kann von der Gemeinde nur bescheinigt werden, wenn beide Ehegatten auf Grund anderer Tatsachen ihren Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland begründet haben und damit unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Hiervon ist z. B. bei einem Mitglied der ausländischen Streitkräfte auszugehen, das zusammen mit seinem Ehegatten, der die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, und ggf. seinen Kindern außerhalb des Kasernenbereichs eine gemeinsame inländische Familienwohnung bezogen hat. In diesem Fall sind im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer von dem Finanzamt auch die nicht der deutschen Besteuerung unterliegenden ausländischen Einkünfte des nichtdeutschen Ehegatten in die Ermittlung des maßgebenden Steuersatzes einzubeziehen (Progressionsvorbehalt nach § 32 b Abs. 1 Nr. 3 EStG).

In Zweifelsfällen berät und entscheidet das Finanzamt.

Nichtdeutsche Staatsangehörige, die mit einem Angehörigen der ausländischen Streitkräfte in der Bundesrepublik Deutschland eine Ehe schließen und vor dieser Eheschließung bereits in der Bundesrepublik Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig waren, bleiben weiterhin unbeschränkt steuerpflichtig (BFH-Urteil vom 16.09.1970, BStBl II S. 869). Solchen Arbeitnehmern ist auch weiterhin eine Lohnsteuerkarte auszustellen.

Nichtdeutschen – aber unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen – Arbeitnehmern der ausländischen Streitkräfte, deren Lohnabrechnung durch deutsche Lohnstellen durchgeführt wird (z. B. Angehörige der zivilen Arbeitsgruppen bei den ausländischen Streitkräften), ist eine Lohnsteuerkarte auszuschreiben. Die in der Bundesrepublik Deutschland ansässigen unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen und bei bestimmten Einrichtungen der US-Streitkräfte mit haushaltsrechtlichern Sondervermögen (non appropriated fund – NAF) beschäftigten amerikanischen Staatsbürger sind mit den entsprechenden Einkünften gemäß Art. XIX Abs. 1 Buchst. a des deutsch-amerikanischen Doppelbesteuerungsabkommens in der Bundesrepublik steuerbefreit. Hat er oder sein Ehegatte weitere Bezüge, für die der Bundesrepublik Deutschland ein Besteuerungsrecht zusteht, und ist der Ehegatte ebenfalls in der Bundesrepublik Deutschland ansässig, so kann bei der Besteuerung (weiterhin) die Steuerklasse III bzw. III/V oder IV/IV angewendet werden (vgl. Rundverfügung vom 28.11.1988 – S 1301 A – USA – St 34 1 –).

Die bei den französischen Streitkräften im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland beschäftigten zivilen Arbeitnehmer mit französischer Staatsangehörigkeit erhalten dagegen keine Lohnsteuerkarte. Diesen Personen sind von den zuständigen Finanzämtern Freistellungsbescheinigungen nach § 39 b Abs. 6 EStG auszustellen (vgl. LSt-Kartei OFD Koblenz Teil B Verschiedenes Nr. 2).

7. Bezeichnung des Wohnsitzes, der Gemeinde und des Finanzamts

Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten ist der richtigen Bezeichnung des Wohnsitzes des Arbeitnehmers besondere Bedeutung beizumessen. Es darf an Stelle des Namens der Gemeinde nicht etwa der Name der Verbandsgemeindeverwaltung angegeben werden, zu der die Gemeinde gehört Der Gemeinde ist der zutreffende amtliche Gemeindeschlüssel (AGS) zuzuordnen; Veränderungen des 8-stelligen AGS sind nicht zulässig. Die gleiche Bedeutung ist der richtigen Bezeichnung des zuständigen Finanzamts und dessen vierstelliger Nummer beizumessen. Vor der Bezeichnung der Gemeinde, des Finanzamts und des Wohnsitzes des Arbeitnehmers ist jeweils die Postleitzahl einzutragen. Der Aufdruck sonstiger Ordnungsmerkmale der Gemeinde auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig.

8. Bescheinigung der Religionsgemeinschaft

(1) Aus den Angaben über das Religionsbekenntnis müssen die Religionsgemeinschaften erkennbar sein, denen der Arbeitnehmer und – bei konfessionsverschiedenen Ehegatten – sein Ehegatte angehören, die die Erhebung der Kirchensteuer den Finanzbehörden übertragen haben und die Anspruch auf die im Einzelfall einzubehaltende Kirchensteuer haben. Die Zugehörigkeit zu den Religionsgemeinschaften ist mit den folgenden Abkürzungen zu bezeichnen:

Gehört der Arbeitnehmer und (oder) sein Ehegatte keiner Religionsgemeinschaft an, für die die Kirchensteuer von den Finanzbehörden erhoben wird, so sind zwei Striche „–„ einzutragen (R 108 Abs. 4 LStR).

(2) Die Kirchensteuerpflicht beginnt bei Begründung des Wohnsitzes oder des gewöhnlichen Aufenthalts in Rheinland-Pfalz und bei Aufnahme in die Kirche mit dem Anfang des folgenden Kalendermonats, bei Übertritt aus einer anderen Kirche jedoch erst mit dem Ende der bisherigen Kirchensteuerpflicht (§ 4 Abs. 2 KiStG).

Die Kirchensteuerpflicht endet nach § 4 Abs. 3 KiStG

Wirksam wird in Rheinland-Pfalz der Kirchenaustritt mit Ablauf des Tages, an dem die Niederschrift der Austrittserklärung beim zuständigen Standesamt unterzeichnet worden oder die schriftliche Erklärung dem Standesbeamten zugegangen ist.

(3) Das Kirchensteuermerkmal ist für den Ehegatten nur bei konfessionsverschiedenen Eheleuten einzutragen, bei konfessionsgleichen und bei glaubensverschiedenen Eheleuten ist das Kirchensteuermerkmal des Ehegatten nicht zu bescheinigen.

9. Eintragung der Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse usw.)

(1) Die Eintragung der Steuerklasse und der Zahl der Kinderfreibeträge sowie die Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte sind gesonderte Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen im Sinne des § 179 Abs. 1 der Abgabenordnung, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen (§§ 39 Abs. 3 b, 39 a Abs. 4 EStG).

(2) Maßgebender Stichtag für die Eintragung der Steuerklasse und der Zahl der Kinderfreibeträge ist der 01.01.2004 (§ 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG). Danach hat die Gemeinde dem Vordruck der Lohnsteuerkarte entsprechend in Buchstaben die Steuerklasse sowie in arabischen Zahlen ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen (§§ 38 b. 39 Abs. 3 EStG). Sind keine Kinder zu berücksichtigen, so sind zwei Striche „–„ einzutragen. Wegen der Einzelheiten zur Bescheinigung von Kinderfreibeträgen vgl. Abschn. 10 und 11.

1. Die Steuerklasse I (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist bei Arbeitnehmern einzutragen, die am 01.01.2004

   a)

   ledig sind (Personen, die eine Lebenspartnerschaft nach dem LPartG vom 16.02.2001, BGBl. I S, 266 führen, werden wie Ledige behandelt),

   b)

   verheiratet, verwitwet oder geschieden und bei denen die Voraussetzungen für die Steuerklasse III oder IV nicht erfüllt sind.

2. Die Steuerklasse II (mit Zahl der Kinderfreibeträge)

   ist bei einem verheirateten Arbeitnehmer, dessen Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder der von seinem Ehegatten dauernd getrennt lebt, sowie bei einem unverheirateten Arbeitnehmer (einschließlich geschiedener oder verwitweter Arbeitnehmer) auf der Lohnsteuerkarte einzutragen, wenn diesem Arbeitnehmer der haushaltsfreibetrag zusteht (§ 32 Abs. 7 EStG).

   Die Voraussetzungen für die Bescheinigung der Steuerklasse II liegen bei Arbeitnehmern vor, die

   • nicht als Ehegatte oder Verwitweter in die Steuerklasse III, IV oder V einzureihen sind

   und

   • einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld für mindestens ein Kind erhalten, das zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr (vgl. Abschn. 11) noch nicht vollendet hat und in der inländischen Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet ist (gleichgültig, ob mit Haupt- oder Nebenwohnung).

   EU/EWR-Staatsangehörige, die die Einkommensgrenzen des § 1 Abs. 3 EStG erfüllen (vgl. Abschn. 6), erhalten auf Antrag auch dann die Steuerklasse II, wenn das Kind in einer nicht im Inland, aber in einem EU/EWR-Staat belegenen Wohnung des Steuerpflichtigen gemeldet ist. Die Eintragung der Steuerklasse II nimmt in diesen Fällen jedoch das zuständige Finanzamt vor (R 109 Abs. 4 a LStR).

   War das Kind zu Beginn des Kalenderjahrs auch in der Wohnung des unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen anderen Eltemteils oder in einer gemeinsamen Wohnung der Eltern gemeldet, so wird es grundsätzlich der Mutter zugeordnet. Es wird dem Vater zugeordnet, wenn die Mutter unwiderruflich zustimmt und diese Zustimmung der Gemeinde vorliegt. Eine von der Mutter für das laufende Kalenderjahr erteilte Zustimmung kann nicht widerrufen werden. Eine für künftige Kalenderjahre erteilte Zustimmung kann nur vor Beginn des Kalenderjahrs widerrufen werden, für das sie erstmals nicht gelten soll.

   Mehrere gemeinsame Kinder, die zu Beginn des Kalenderjahrs bei beiden Eltern gemeldet waren, können nur einheitlich der Mutter oder dem Vater zugeordnet werden.

   
   Tabelle in neuem Fenster öffnen

   Beispiel:

   Ein nicht verheiratetes Elternpaar lebt mit seinen beiden Kindern in einer gemeinsamen Wohnung. Die Mutter hat der Zuordnung eines Kindes beim Vater zugestimmt. Der Vater kann die Steuerklasse II nur dann erhalten, wenn die Mutter der Zuordnung beider Kinder beim Vater zustimmt. Vater: Steuerklasse II, Zahl der Kinderfreibeträge 1 (2 × 0,5) Mutter: Steuerklasse I, Zahl der Kinderfreibeträge 1 (2 × 0,5)

   
   

   Für die Fragen, in wessen Wohnung das Kind gemeldet war oder ob eine gemeinsame Wohnung der Eltern vorliegt, sind allein die Verhältnisse maßgebend, wie sie sich aus dem Melderegister ergeben. Darauf, wo sich das Kind oder die Elternteile tatsächlich aufgehalten haben, kommt es nicht an.

   Für die Zuordnung sind die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs maßgebend. War das Kind zu Beginn des Kalenderjahrs nur bei einem Elternteil und erst später auch oder ausschließlich bei dem anderen Elternteil gemeldet, so wird das Kind stets dem Elternteil zugeordnet, bei dem es zuerst gemeldet war. Eine nachträgliche An- oder Ummeldung zum Beginn des Kalenderjahrs kann nicht berücksichtigt werden.

   Beispiel:

   Dauernd getrennt lebende Ehegatten haben ein Kind, das bis März 2004 in der Wohnung der Mutter gemeldet ist. Im April 2004 zieht das Kind zum Vater und wird bei ihm mit Wohnung gemeldet. Der Vater beantragt die Steuerklasse II. Keine Änderung der Steuerklasse ab April 2004, da das Kind zuerst bei der Mutter gemeldet war.

   Ein späterer Zeitpunkt ist maßgebend, wenn das Kind im Laufe des Kalenderjahrs geboren oder adoptiert wird oder aus dem Ausland zuzieht.

   Beispiel:

   Ein Arbeitnehmer lebt im Inland; seine Ehefrau und das gemeinsame Kind leben im Ausland. Am 20.05.2004 zieht das Kind zum Vater ins Inland; es wird bei ihm gemeldet. Ab 20.05.2004 ist dem Vater durch die Gemeinde die Steuerklasse II und Zahl der Kinderfreibeträge 0,5 zu bescheinigen. Auf die Möglichkeit der Änderung der Zahl der Kinderfreibeträge auf 1 durch das Finanzamt ist hinzuweisen (vgl. R 109 Abs. 7 Nr. 3 b LStR).

   Eine Bescheinigung des Jugendamts ist für die Bescheinigung der Steuerklasse II nicht erforderlich oder maßgebend. Ist ein Kind weder beim Vater noch bei der Mutter gemeldet, erhält kein Elternteil die Steuerklasse II.

   Beispiel:

   Dauernd getrennt lebende Ehegatten haben ein Kind, das in einem Heim wohnt. Es ist bei keinem der Ehegatten mit Wohnung gemeldet.

   Mutter (nach Vorlage einer steuerlichen Lebensbescheinigung): Steuerklasse I, Zahl der Kinderfreibeträge 0,5
   Vater (nach Vorlage einer steuerlichen Lebensbescheinigung): Steuerklasse I, Zahl der Kinderfreibeträge 0,5.

   Die Gemeinde hat die Eintragung der Steuerklasse II nur vorzunehmen, wenn sie auch für die Eintragung des Kinderfreibetrags zuständig ist, der die Gewährung des Haushaltsfreibetrags auslöst. In allen anderen Fällen, z. B. wenn das Kind zu Beginn des Kalenderjahrs das 18. Lebensjahr (vgl. Abschn. 11) bereits vollendet hat, kann die Bescheinigung der Steuerklasse II nur das Finanzamt vornehmen (R 109 Abs. 7 Satz 2 LStR).

   Für die Eintragung des Kinderfreibetrags im Fall der Übertragung auf einen Stiefelternteil oder die Großeltern (§ 32 Abs. 6 Satz 7 EStG) ist ausschließlich das Finanzamt zuständig (vgl. Abschn. 25 Buchst. h). Deshalb kann die in diesen Fällen mögliche Eintragung der Steuer klasse II ebenfalls nur das Finanzamt vornehmen (R 109 Abs. 7 Satz 2 LStR).

   Für die Änderung der Zuordnung von Kindern unter 18 Jahren durch die Gemeinden ist der Vordruck „LSt 3 R„ zu verwenden, der den erforderlichen Antrag des Vaters sowie die Zustimmungserklärung der Mutter umfasst. Der Vordruck „LSt 3 R„ ist bei den Finanzämtern auf Anforderung erhältlich; er steht den Gemeinden auch im Programm „MESO„ zur Verfügung Zu den insoweit erforderlichen Mitteilungen an die Wohnsitzgemeinde der Mutter bzw. an das Wohnsitzfinanzamt des Vaters wird auf Ziff. 23 Abs. 5 hingewiesen.

   Durch das geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform auf 2004 entfällt ab dem Kalenderjahr 2004 möglicherweise die Steuerklasse II (vgl. Abschn. 1 Buchst b). Nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahren werden die Gemeinden über die ggf. eingetretenen Gesetzesänderungen unterrichtet.

3. Die Steuerklasse III (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist bei Arbeitnehmern einzutragen,

   a)

   die am 01.01.2004 verheiratet sind, wenn beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben und

   aa)

   der Ehegatte des Arbeitnehmers keinen Arbeitslohn bezieht oder

   ab)

   der Ehegatte auf Antrag beider Ehegatten in die Steuerklasse V eingereiht wird.

   b)

   die verwitwet sind, jedoch nur, wenn der Ehegatte im Kalenderjahr 2003 verstorben ist und dieser am Todestag unbeschränkt einkommensteuerpflichtig wär und von dem Arbeitnehmer nicht dauernd getrennt gelebt hat,

   c)

   deren Ehe im Kalenderjahr 2004 aufgelöst worden ist, wenn

   ca)

   im Kalenderjahr 2004 beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben und

   cb)

   der andere Ehegatte im Kalenderjahr 2004 wieder geheiratet hat, von seinem neuen Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und er und sein neuer Ehegatte unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind.

   Die im Inland wohnenden EU-/EWR-Staatsangehörigen, die mit ihrem im EU-/EWR-Staat lebenden Ehegatten die Einkommensgrenzen der §§ 1 Abs. 3 und 1 a Abs. 1 Nr. 2 EStG (90 v.H. oder 12 272 €) erfüllen (vgl. Abschn. 6), können ebenfalls auf Antrag die Steuerklasse III erhalten. Für die Eintragung der Steuerklasse III ist in diesen Fällen das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers zuständig (§ 39 Abs. 3 Satz 2 EStG). Weitere Steuerermäßigungen (z. B. Kinderfreibeträge) sind ebenfalls beim Wohnsitzfinanzamt zu beantragen.

   Personen, die eine Lebenspartnerschaft nach LPartG vom 16.02.2001, BGBl. I S, 266 führen, werden wie Ledige behandelt Diesen Personen kann daher keine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse III ausgestellt werden. Es kommt nur die Steuerklasse I oder ggf. die Steuerklasse II in Betracht (vgl. Abschn. 9 Abs 2 A).

4. Die Steuerklasse IV (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist bei Arbeitnehmern einzutragen, die am 01.01.2004 verheiratet sind, wenn beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben und der Ehegatte des Arbeitnehmers ebenfalls Arbeitslohn bezieht. Das gilt nicht, wenn für einen Ehegatten eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgeschrieben ist (vgl. Abschn. 14).

(3) Die Frage, ob eine rechtsgültige Ehe besteht, ist ausschließlich nach dem bürgerlichen Recht zu beurteilen (BFH-Urteil vom 21.06.1957, BStBl III S. 300). Im Ausland geschlossene Ehen werden auch im Bundesgebiet anerkannt, wenn die Ehe nach dem bürgerlichen Recht des Heimatlandes gültig ist. Die Anwendung eines ausländischen Gesetzes ist jedoch ausgeschlossen, wenn es gegen die guten Sitten oder den Zweck eines deutschen Gesetzes verstoßen würde (BFH-Urteil vom 06.12.1985, BStBl 1986 II S. 390). Hat ein Arbeitnehmer mehrere Ehefrauen (z. B. nach islamischem Recht), so steht ihm nur einmal die Vergünstigung der Steuerklasse III zu. Bestehen Zweifel, ob eine rechtsgültige Ehe im Ausland geschlossen wurde, ist mit dem zuständigen Finanzamt Rücksprache zu halten, ob weitere Ermittlungen (z. B. über die ausländischen Botschaften oder Konsulate) angezeigt sind.

Für die Beurteilung des Familienstandes bei nicht mehr bestehenden Ehen gilt Folgendes:

Wird eine Ehe für nichtig erklärt (§ 23 Ehegesetz), so gilt mit Rechtskraft des Urteils die Ehe als von Anfang an nicht geschlossen. Maßgeblich für die Eintragung der Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte ist der Familienstand vor der Eheschließung mit der Folge, dass die Steuerklasse rückwirkend ab 01.01. des Kalenderjahrs, für das eine Lohnsteuerkarte gilt, geändert werden muss.

Dagegen ist eine Ehe bei Scheidung oder Aufhebung nach § 1564 BGB, § 29 Ehegesetz erst mit Rechtskraft des Urteils aufgelöst Eine Änderung der Steuerklasse zuungunsten des Steuerpflichtigen ist wegen des Stichtagsprinzips nicht erforderlich. Ist jedoch ein verwitweter Arbeitnehmer eine neue Ehe eingegangen und ist diese neue Ehe geschieden worden, so ist der Arbeitnehmer von dem Zeitpunkt an, in dem das Scheidungsurteil rechtskräftig geworden ist, wieder als verwitwet zu behandeln.

Ein Arbeitnehmer, dessen Ehegatte verschollen oder vermisst ist, gilt als verheiratet. Bei Kriegsgefangenen oder Verschollenen kann in der Regel ferner davon ausgegangen werden, dass sie vor Eintritt der Kriegsgefangenschaft oder Verschollenheit einen Wohnsitz im Inland gehabt haben (BFH-Urteil vom 03.03.1978 – BStBl II S. 372). Wird ein verschollener Ehegatte für tot erklärt, so gilt der Arbeitnehmer vom Tag der Rechtskraft des Todeserklärungsbeschlusses an als verwitwet (vgl. § 49 AO).

Ein dauerndes Getrenntleben ist anzunehmen, wenn die zum Wesen der Ehe gehörende Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft nach dem Gesamtbild der Verhältnisse auf die Dauer nicht mehr besteht. Dabei ist unter Lebensgemeinschaft die räumliche, persönliche und geistige Gemeinschaft der Ehegatten, unter Wirtschaftsgemeinschaft die gemeinsame Erledigung der die Ehegatten gemeinsam berührenden wirtschaftlichen Fragen ihres Zusammenlebens zu verstehen (BFH-Urteil vom 15.06.1973 – BStBl II S. 640). Einer auf die Dauer herbeigeführten räumlichen Trennung wird bei Abwägung der für und gegen die Annahme eines dauernden Getrenntlebens sprechenden Merkmale regelmäßig eine besondere Bedeutung zukommen. Die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft ist jedoch im allgemeinen nicht aufgehoben, wenn sich die Ehegatten nur vorübergehend räumlich trennen, z. B. bei einem beruflich bedingten Auslandsaufenthalt eines der Ehegatten. Sogar in den Fällen, in denen die Ehegatten infolge zwingender äußerer Umstände für eine nicht absehbare Zeit räumlich voneinander getrennt leben müssen, z. B. infolge Krankheit oder Verbüßung einer Freiheitsstrafe, kann die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft noch weiterbestehen, wenn die Ehegatten die erkennbare Absicht haben, die eheliche Verbindung in dem noch möglichen Rahmen aufrechtzuerhalten und nach dem Wegfall der Hindernisse die volle eheliche Gemeinschaft wiederherzustellen.

In der Regel sind die Angaben der Ehegatten, sie lebten nicht dauernd getrennt, anzuerkennen, es sei denn, dass die äußeren Umstände das Bestehen einer ehelichen Lebens- und Wirtschaftsgerneinschaft fraglich erscheinen lassen (BFH-Urteile vom 05.10.1966 – BStBl 1967 III S. 84 und 110). In Fällen, in denen Eheleute nicht in einer gemeinsamen Wohnung gemeldet sind, die aber gegenüber der Gemeinde schriftlich erklären, dass sie nicht dauernd getrennt leben, hat die Gemeinde das Wohnsitzfinanzamt der Eheleute hierüber zu unterrichten (z. B. durch Übersendung einer Kopie der Erklärung).

In einem Scheidungsverfahren zum Getrenntleben getroffene Feststellungen (§ 1565 BGB) sind für die steuerliche Beurteilung nicht unbedingt bindend (BFH-Urteil vom 13.12.1985, BStBl 1986 II S. 486). Ehegatten, von denen einer vermisst ist, sind im allgemeinen nicht als dauernd getrennt lebend anzusehen.

(4) Auf Antrag des Arbeitnehmers ist eine für ihn ungünstigere Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte einzutragen (§ 39 Abs. 3 b Satz 2 EStG). Ein einmal gestellter Antrag ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre so lange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird.

(5) Wegen der Eintragung bei Ausstellung einer Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V und VI Hinweis auf Abschn. 2 Abs. 2, Abschn. 14 und 15.

10. Berücksichtigung von Kindern

Der Familienleistungsausgleich wird zunächst durch die Zahlung eines monatlichen Kindergeldes sichergestellt, Freibeträge für Kinder werden bei der Berechnung der Lohnsteuer nicht berücksichtigt Erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2004 wird geprüft, ob sich durch den Ansatz der Freibeträge für Kinder (einschließlich des Freibetrags für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf) ggf. eine höhere Steuerfreistellung als durch die Zahlung des Kindergeldes ergibt Das Ausstellungsverfahren durch die Gemeinden ändert sich in Bezug auf die Eintragung der Kinderfreibeträge jedoch nicht, da diese sich auf die Höhe des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer auswirken (§ 51 a Abs. 2 a EStG). Die Gemeinde hat daher auf der Lohnsteuerkarte bei den Steuerklassen I bis IV die Zahl der Kinderfreibeträge einzutragen (§ 39 Abs. 3 Nr. 2 EStG).

In den Fällen der Steuerklassen III und IV sind bei der Eintragung der Zahl der Kinderfreibeträge auch Kinder des Ehegatten zu berücksichtigen.

Bei den Freibeträgen für Kinder gilt nach § 32 EStG – wie beim Kindergeld – das Monatsprinzip, d.h. für jedes Kind des Steuerpflichtigen wird ein Kinderfreibetrag bei der Veranlagung zur Einkommensteuer nur für jeden vollen Kalendermonat abgezogen, in dem die Voraussetzungen zur Berücksichtigung vorgelegen haben. Bei der Berechnung des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer werden die Freibeträgen für Kinder dagegen mit dem vollen Jahresfreibetrag berücksichtigt (§ 51 a Abs. 2 a EStG).

Für die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind grundsätzlich die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 maßgebend (§ 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG). Es genügt jedoch, wenn das Kind mindestens an 1 Tag des maßgebenden Kalenderjahrs berücksichtigungsfähig war. Die Eintragung im Geburtsregister ist maßgebend, wenn Zweifel bestehen, ob ein Kind lebend geboren wurde. Bei nicht leiblichen Kindern ist der Zeitpunkt der Begründung des Kindschaftsverhältnisses maßgebend. Dieser Zeitpunkt muss vor Vollendung des 18. Lebensjahres (vgl. Abschn. 11) liegen. Ohne Bedeutung ist bei unter 18 Jahre alten Kindern, ob das Kind eigene Einkünfte hat, sich in der Berufsausbildung befindet, erwerbstätig oder verheiratet ist.

Vermisste und verschollene Kinder bis zu 18 Jahren werden solange steuerlich berücksichtigt, bis durch rechtskräftigen Gerichtsbeschluss der Todestag des vermissten (verschollenen Kindes) festgestellt wurde (§ 49 AO). Ein nach Beginn des Kalenderjahrs rechtskräftig gewordener Beschluss hat keine Änderung der nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahrs eingetragenen Steuerklassen und der Kinderfreibeträge zur Folge (vgl. § 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG).

Auf Antrag des Arbeitnehmers kann eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge eingetragen werden (§ 39 Abs. 3 b Satz 2 EStG). Ein einmal gestellter Antrag ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre solange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird.

Die Eintragung ist jeweils in arabischen Zahlen vorzunehmen. Die Angabe in Buchstaben entfällt. Soweit keine Eintragung vorzunehmen ist, sind zwei Striche „–„ anzubringen.

Allgemein gilt für die Bescheinigung von Kindern Folgendes:

In die Lebensbescheinigung sind Aussagen über ein Pflegekindschaftsverhältnis nur noch dann aufzunehmen, wenn hierüber eine Mitteilung des Finanzamts vorliegt (R 109 Abs. 6 Satz 4 LStR). Eine Aussage, dass ein Pflegekindschaftsverhältnis nicht mehr besteht oder nicht bekannt ist, ist nicht mehr vorzunehmen.

Für die Ausstellung der Lebensbescheinigung ist der Vordruck „LSt 3 L (Ko 1200)„ zu verwenden. Der Vordruck steht den Gemeinden im Programm „MESO„ als Vorlage zur Verfügung.

Ist für ein Kind eine Auskunftssperre wegen besonderer schutzwürdiger Belange oder zur Sicherung personenstandsrechtlicher Schutzbestimmungen im Datensatz eingetragen, darf keine Lebensbescheinigung ausgestellt werden. Dem Antragsteller ist in diesem Fall Folgendes mitzuteilen:

„Die Erteilung einer Lebensbescheinigung ist nicht möglich; wir stellen anheim, sich wegen der Führung des Nachweises unmittelbar an Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden.„

Bei Ausstellung der steuerlichen Lebensbescheinigung hat die Gemeinde festzustellen, ob sie dieses Kind in einer von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarte mit dem Zähler 1 berücksichtigt hat oder ob eine Mitteilung des Finanzamts über die Eintragung des Zählers 1 für dieses Kind vorliegt. Ggf. hat sie die Lohnsteuerkarte von Amts wegen zu ändern (§ 39 Abs. 4 Sätze 3 und 4 EStG) oder das Finanzamt über die Ausstellung der Lebensbescheinigung zu unterrichten (R 109 Abs. 6 Satz 9 LStR). Zur Unterrichtung des Finanzamts ist der Vordruck „LSt 3 N„ zu verwenden, der den Gemeinden im Programm „MESO„ als Vorlage zur Verfügung steht.

Zur Anwendung des Zählers 1 vgl. Abschn. 11. Einem Elternteil kann die Bescheinigung des Kinderfreibetrags auf der Lohnsteuerkarte nicht deshalb versagt werden, weil dem anderen Elternteil bereits ein voller Kinderfreibetrag bescheinigt worden ist.

Die Gemeinde kann auf die Ausstellung der Lebensbescheinigung verzichten, wenn sie auch für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte des Antragstellers zuständig ist und ihr bekannt ist, dass das Kind nicht Pflegekind einer anderen Person ist. Die Gemeinde hat dann in einer besonderen Spalte des Melderegisters (Einwohnerkartei) einen entsprechenden Vermerk anzubringen, sowie Name, Geburtstag und Wohnung des Kindes zu vermerken. Der Vermerk kann bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die nächsten 2 Jahre zugrunde gelegt werden. Danach ist der Sachverhalt erneut zu überprüfen.

11. Bescheinigung der Zahl der Kinderfreibeträge

Von der Gemeinde sind in Abschn. I der Lohnsteuerkarte 2004 die Zahl der Kinderfreibeträge für Kinder des Arbeitnehmers zu bescheinigen, die zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, d.h. die nach dem 01.01.1986 geboren sind.

Die Zahl der Kinderfreibeträge ist unabhängig von der Zuordnung der Kinder. Für jedes zu berücksichtigende Kind ist grundsätzlich der Zähler 0,5 zu bescheinigen.

Der Zähler 1 gilt für ein Kind,

Die Fälle der Berücksichtigung des Zählers 1 für ein Kind durch die Gemeinden sind abschließend geregelt. Auf der Lohnsteuerkarte wird deshalb auch dann nur der Zähler 0,5 eingetragen wenn dem Arbeitnehmer der volle Kinderfreibetrag für ein Kind zusteht, weil

• der andere Elternteil voraussichtlich während des ganzen Kalenderjahrs nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder

• der Kinderfreibetrag des anderen Elternteils auf den Arbeitnehmer zu übertragen ist oder

• der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht zu ermitteln ist oder

• der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist.

Der Zähler 1 wird in diesen Fällen auf Antrag vom Finanzamt eingetragen. Das Finanzamt teilt der Gemeinde, bei der das Kind mit (Haupt-)Wohnung gemeldet ist, mit Vordruck LSt 3 M mit, dass es den Zähler 1 bescheinigt hat.

12. Bescheinigung von Kindern auf Antrag

Soweit von der Gemeinde zu bescheinigende Kinder nicht berücksichtigt worden sind, ist die Zahl der Kinderfreibeträge von der Gemeinde auf Antrag des Arbeitnehmers zu ergänzen. Mit dem Antrag hat der Arbeitnehmer die jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.

Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, werden nur dann berücksichtigt, wenn der Arbeitnehmer eine von der Wohnsitzgemeinde des Kindes für steuerliche Zwecke ausgestellte Lebensbescheinigung vorlegt. Diese darf nicht älter als 3 Jahre sein. Wegen des Antrags beim Finanzamt vgl. Abschn. 10 unter Buchst. c.

13. Ermittlung der Rechtsstellung eines Kindes bei Neuanmeldung

Die Erhebung und Speicherung der Daten zur Rechtsstellung eines Kindes zu seinen Eltern (im ersten Grad verwandt, Stief- oder Pflegekind) im Melderegister (Einwohnerkartei) ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 2 des Meldegesetzes vom 22.12.1982 (GVBl. 1982 S. 463) zulässig. Durch die Erste Landesverordnung zur Änderung der Meldeverordnung vom 10.01.1986 (GVBl. 1986 S. 29) ist der förmliche Meldeschein um die Angabe „Rechtsstellung des angemeldeten Kindes zum Vater/zur Mutter„ ergänzt worden.

14. Ausstellung einer Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse V

(1) Auf den Lohnsteuerkarten von Ehegatten, die beide in einem Dienstverhältnis stehen, ist in der Regel die Steuerklasse IV zu bescheinigen (vgl. Abschn. 9 Abs. 2 unter D). Für einen Ehegatten (Ehemann oder Ehefrau) ist aber eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V auszustellen (§ 38 b Nr. 5 EStG), sofern beide Ehegatten beantragen, den anderen Ehegatten im Kalenderjahr 2004 in die Steuerklasse III einzureihen (s. Abschn. 9 Abs. 2 unter C). Es bestehen keine Bedenken, wenn die Gemeinden für Arbeitnehmer, denen für 2003 eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgestellt worden ist, für 2004 bereits im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens die Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausstellen. Die Erforderlichkeit der Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse V sollte jedoch bei sich bietender Gelegenheit (z. B. Vorsprache eines Ehegatten) überprüft werden.

Auf den Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse V sind die Zahl der Kinderfreibeträge nicht anzugeben (zwei Striche „–„). Einzutragen ist jedoch für den Kirchensteuerabzug die Religionsgemeinschaft des Arbeitnehmers und des nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten bei konfessionsverschiedenen Eheleuten (R 108 Abs. 4 LStR).

(2) Arbeitnehmer, auf deren Lohnsteuerkarte 2004 die Steuerklasse IV eingetragen ist, können in jedem Fall bis zum 31.12.2003 bei der Gemeindebehörde die Änderung der Steuerklasseneintragung in Steuerklasse V beantragen, in diesen Fällen ist die bisherige Steuerklasseneintragung (Steuerklasse IV) im Abschn. I der Lohnsteuerkarte in üblicher Form ungültig zu machen und die Steuerklasse V in Abschn. II der Lohnsteuerkarte neu einzutragen. Die Ausstellung einer neuen Lohnsteuerkarte kommt nicht in Betracht. Wird auf der Lohnsteuerkarte eines Ehegatten die Steuerklasse IV in Steuerklasse V geändert, so ist gleichzeitig die auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten eingetragene Steuerklasse IV in Steuerklasse III zu ändern. Die vorstehenden Grundsätze gelten sinngemäß für die Änderung der bereits eingetragenen Steuerklasse V in Steuerklasse IV.

(3) Während des Kalenderjahrs 2004 können Ehegatten, die beide in einem Dienstverhältnis stehen, auf gemeinsamen Antrag – und zwar spätestens bis zum 30.11.2004 – bei der Gemeinde die auf ihren Lohnsteuerkarten eingetragenen Steuerklassen in andere in Betracht kommende Steuerklassen ändern lassen (Steuerklassenwechsel). Der Antrag auf Steuerklassenwechsel kann in einem Kalenderjahr nur einmal gestellt werden, es sei denn, dass eine zweite Änderung deshalb beantragt wird, weil ein Ehegatte keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn mehr bezieht oder verstorben ist oder wenn nach einer Arbeitslosigkeit oder nach Bezug von steuerfreiem Kranken- oder Mutterschaftsgeld ein Arbeitsverhältnis wieder aufgenommen wird.

Soweit Ehegatten zunächst einen Wechsel der Steuerklassen (z. B. von IV/IV nach III/V) beantragt hatten, sich im Laufe desselben Kalenderjahres trennen und einen weiteren Steuerklassenwechsel auf Grund der Trennung (z. B. nach IV/IV) beantragen, kann diesem Antrag aus Billigkeitsgründen entsprochen werden (vgl. Rdvfg. vom 04.05.1993 – S 2364 A – St 33 1 –).

(4) Den Antrag auf Steuerklassenwechsel müssen Ehegatten gemeinsam stellen, er muss von beiden unterschrieben werden. Wird der Antrag mündlich bei der Gemeinde nur von einem Ehegatten gestellt, kann die Gemeinde jedoch einen gemeinsamen Antrag beider Ehegatten unterstellen, wenn beide Lohnsteuerkarten vorgelegt werden.

(5) Die Gemeinde hat die Änderung mit Wirkung vom Beginn des auf die Antragstellung folgenden Kalendermonats an vorzunehmen (§ 39 Abs. 5 Satz 4 EStG). Eine nach Erhalt der Lohnsteuerkarten, aber vor Beginn des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarten gelten, vorgenommene Steuerklassenänderung steht dem Antragsrecht ebenso wenig entgegen wie die erstmalige Änderung der Steuerklassen aus Anlass der Eheschließung.

Die Änderung der Steuerklassen ist im Einzelnen wie folgt vorzunehmen:

Ich bitte zu beachten, dass die richtige Wahl der Steuerklassen auch Auswirkungen auf andere staatliche Leistungen (z. B. Arbeitslosengeld, Mutterschaftsgeld) hat.

(6) Für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis dürfen Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse V nicht ausgestellt werden, es kommt nur eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI (Abschn. 15) in Betracht.

15. Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis (Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI)

(1) Die Gemeinde hat einem Arbeitnehmer, der nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn bezieht, für die Einbehaltung der Lohnsteuer vom Arbeitslohn aus dem 2. und weiteren Dienstverhältnis eine Lohnsteuerkarte unter Verwendung des allgemeinen Lohnsteuerkartenmusters auszustellen. In diesem Fall hat die Gemeinde in Abschn. I der Lohnsteuerkarte die Steuerklasse VI zu bescheinigen (§ 38 b Nr. 6 EStG). Das gilt auch dann, wenn als erste Lohnsteuerkarte eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgestellt worden ist. Auch auf Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse VI sind die Zahl der Kinderfreibeträge nicht anzugeben (zwei Striche „–„).

Dagegen ist erforderlich, für den Kirchensteuerabzug die Religionsgemeinschaft des Arbeitnehmers und – bei konfessionsverschiedenen Eheleuten – seines nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten zu bezeichnen. Die Gemeinden können für Arbeitnehmer, denen für 2003 eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI ausgestellt worden ist, für 2004 bereits im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens die Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI ausstellen. Die Erforderlichkeit der Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse VI sollte jedoch bei sich bietender Gelegenheit (z. B. Vorsprache des Arbeitnehmers) überprüft werden.

Der Tag der Ausstellung ist auf den Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse VI jeweils zu vermerken. Die Ausstellung ist dem Finanzamt nicht mehr mitzuteilen.

(2) Eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI ist nicht auszuschreiben, wenn der aus mehreren Dienstverhältnissen herrührende Arbeitslohn von derselben öffentlichen Kasse, sofern sie derselbe Arbeitgeber ist, gezahlt wird.

16. Eintragung von Pauschbeträgen für Behinderte und Hinterbliebene

(1) Für die Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene ist § 33 b EStG und § 65 EStDV maßgebend. Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 haben die Gemeinden die Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene in eigener Zuständigkeit als Freibeträge auf den Lohnsteuerkarten einzutragen (§ 39 a Abs. 2 Satz 1 EStG). Die Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene setzt voraus, dass die betreffenden Arbeitnehmer und die erforderlichen Merkmale von dem zuständigen Finanzamt mitgeteilt werden. Die Eintragung eines Freibetrags ist die gesonderte Feststellung einer Besteuerungsgrundlage im Sinne des § 179 Abs. 1 der Abgabenordnung, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. Eine Rechtsbehelfsbelehrung ist nicht erforderlich (§ 39 a Abs. 4 Satz 2 EStG).

(2) Für Ehegatten, die beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben, sind die in Betracht kommenden Beträge gemeinsam zu ermitteln. Die Gesamtsumme ist auf die Ehegatten grundsätzlich je zur Hälfte aufzuteilen, wenn für beide Ehegatten eine Lohnsteuerkarte ausgeschrieben wird und die Ehegatten keine andere Aufteilung beantragen (§ 39 a Abs. 3 EStG).

Steht der Pauschbetrag für Behinderte oder der Pauschbetrag für Hinterbliebene einem Kind des Steuerpflichtigen, für das er einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld erhält, zu, so wird der Pauschbetrag auf Antrag auf den Steuerpflichtigen übertragen, wenn ihn das Kind nicht in Anspruch nimmt.

Der einem Kind zustehende Pauschbetrag kann hiernach auch auf einen Stiefelternteil oder Großeltern übertragen werden.

Bei einem Kind geschiedener oder dauernd getrennt lebender Ehegatten kann der Pauschbetrag jedem Elternteil nur zur Hälfte übertragen werden. Das gleiche gilt für die Übertragung des einem nichtehelichen Kind zustehenden Pauschbetrags. Die Eintragung eines vollen Pauschbetrags auf der Lohnsteuerkarte eines Elternteils allein ist in diesen Fällen nur möglich, wenn der andere Elternteil verstorben ist oder das Kind allein angenommen hat. Steht das Kind zu mehr als zwei Steuerpflichtigen in einem Kindschaftsverhältnis, so erhält ein Elternpaar zusammen die Hälfte des Abzugsbetrags. Erfüllt in diesem Fall das Elternpaar nicht die Voraussetzungen des § 26 Abs. 1 Satz 1 EStG, so erhält jeder Elternteil ein Viertel des Abzugsbetrags (vgl. § 33 b Abs. 5 i.V. mit § 33 a Abs. 2 Sätze 4 und 5 EStG).

(3) Die Pauschbeträge nach § 33 b EStG für Behinderte und Hinterbliebene sind mit den gesetzlich festgelegten Beträgen einzutragen. Die Jahresfreibeträge sind durch Aufteilung in Monatsfreibeträge (mit 1/12 des Jahresfreibetrags), erforderlichenfalls Wochen- und Tagesfreibeträge (mit 7/30 bzw. 1/30 des Monatsfreibetrags), jeweils auf das Kalenderjahr gleichmäßig zu verteilen. Bei der Umrechnung des Jahresfreibetrags ist der Monatsbetrag auf den nächsten vollen Euro-Betrag, der Wochenbetrag auf den nächsten durch 10 teilbaren Centbetrag und der Tagesbetrag auf den nächsten durch 5 teilbaren Centbetrag aufzurunden. Die Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene (§ 33b Abs. 3 EStG) sind hiernach mit nachfolgenden Beträgen zu berücksichtigen:

(4) Die Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene (KB-Freibeträge) ist mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung wie folgt vorzunehmen:

Damit die Gemeinden bereits bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten auch die Freibeträge für Behinderte und Hinterbliebene der Arbeitnehmer eintragen können, die die betreffende steuerliche Vergünstigung erstmals im Rahmen eines Antrags auf Lohnsteuer-Ermäßigung oder der Veranlagung zur Einkommensteuer geltend machen, teilen die Finanzämter diese Fälle den betreffenden Gemeinden mit dem Vordruck Lo 37 laufend mit. Dabei werden von den Finanzämtern keine Schlüsselzahlen mehr angeben. Es werden lediglich die Höhe des maßgebenden Jahresfreibetrags in Euro sowie das genaue Ablaufdatum des Freibetrags (ggf. der 31.12.) oder die Angabe „unbegrenzt„ mitgeteilt. Die Mitteilung der Hinterbliebeneneigenschaft erfolgt mit dem Merkmal „H„. Abgänge (jedoch nicht in Todesfällen oder in Fälle des Wegzugs aus der Gemeinde) sind als Löschungen ausgewiesen; bei Änderungen gilt jeweils die neueste Mitteilung. Die Angaben sind von den Gemeinden in dem Programm „MESO„ personenbezogen zu speichern.

Die auf den Lohnsteuerkarten maschinell einzutragenden Freibeträge sind durch sog. Schutzstern-Abgrenzung gegen Fälschungen abzusichern. In der Bestätigungsspalte ist der Name der zuständigen Gemeinde und das Datum der Eintragung einzudrucken. Eine Unterschrift entfällt.

Aufgrund der Speicherung wird ein Freibetrag bei zeitlicher Begrenzung letztmals für das den Gemeinden mitgeteilte Ablaufjahr auf der Lohnsteuerkarte eingetragen. Die bisher zugelassene Eintragung in dem auf das Ablaufjahr folgenden Kalenderjahr ist nicht mehr vorgesehen. Hierdurch entfällt bei den zeitlich begrenzten KB-Eintragungsfällen auch das bisherige Überprüfungsverfahren durch das Finanzamt (Vordruck Lo 38). Betroffene Steuerpflichtige müssen nunmehr beim zuständigen Finanzamt rechtzeitig einen erneuten Antrag auf Eintragung der KB-Freibeträge stellen.

Steht ein KB-Freibetrag dem Ehegatten zu, der keine Lohnsteuerkarte erhält, so ist er auf die Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmer-Ehegatten zu übertragen. Sind beide Ehegatten Lohnsteuerkartenempfänger, so sind – falls vorhanden – jeweils die eigenen Pauschbeträge auf der Lohnsteuerkarte maschinell einzutragen.

In Fällen der Übertragung des Behinderten- und/oder Hinterbliebenenpauschbetrags für auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Kinder unter 18 Jahren ist eine Aussonderung der Lohnsteuerkarte zur manuellen Eintragung (bisherige Schlüsselzahl 00078) nicht mehr vorgesehen. Die Daten werden aufgrund der Angaben im Vordruck Lo 37 (Name und Geburtsdatum des Kindes, Behindertenpauschbetrag/Hinterbliebeneneigenschaft „H„, Ablaufdatum, Umfang der Übertragung: voll/halb/viertel) von den Gemeinden im Programm „MESO„ erfasst und bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten automatisch berücksichtigt.

17. Aufzeichnungen der Gemeinde über die ausgestellten Lohnsteuerkarten

(1) Die Gemeinde hat sicherzustellen, dass ihre Unterlagen für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten laufend fortgeschrieben werden. Die sich aus dem Ausstellungs-, Antrags- und Berichtigungsverfahren bei der Gemeinde oder aus Mitteilungen der Finanzämter ergebenden und für die Eintragung der Steuerklasse II und der Kinderfreibeträge relevanten Merkmale sind von den Gemeinden festzuhalten und so aufzubereiten, dass die Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre möglichst zutreffend schon von Amts wegen erfolgen kann. Über die von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarten hat sie in geeigneter Form ein Verzeichnis zu führen, in das der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte und die auf der Lohnsteuerkarte vorgenommenen Eintragungen enthalten sein müssen. Das Verzeichnis ist dem örtlich zuständigen Finanzamt auf Verlangen vorzulegen (R 108 Abs. 10 LStR). Die Unterlagen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren.

(2) Aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung brauchen diejenigen Gemeinden ihre Unterlagen nicht fortzuschreiben, die eine Personenstandsaufnahme durchführen (Abschn. 5 Nr. 1 Satz 2) und daher im Besitz von Haushaltslisten sind. Ist eine Personenstandsaufnahme durchgeführt worden, so muss der Vermerk „StK„ in der Haushaltsliste eingetragen werden. Zur Kontrolle der Vollzähligkeit der Haushaltslisten sind diese gemeindeweise bzw. gemeindebezirksweise fortlaufend zu nummerieren. Die Gesamtzahl der vorhandenen Haushaltslisten ist entsprechend festzuhalten (z. B. Gemeindebezirk X: vorhandene Haushaltslisten von Nr. 1 bis Nr. 1250). Es muss jedoch sichergestellt sein, dass dem Finanzamt bei Bedarf geeignete Unterlagen zur Verfügung gestellt werden können, auf Grund deren der Rücklauf der Lohnsteuerkarten nach Ablauf des Kalenderjahrs leicht und ordnungsgemäß überwacht werden kann.

18. Übermittlung der Lohnsteuerkarten und der Informationsschrift „Lohnsteuer ‘2004„

(1) Die Lohnsteuerkarten sind alsbald nach der Ausstellung laufend zu übermitteln. Sie sollen sich spätestens am 31.10.2003 im Besitz der Arbeitnehmer befinden (vgl. R 108 Abs. 1 LStR). Der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 ist auf der Lohnsteuerkarte zu vermerken.

(2) Die Gemeindebehörde hat die Lohnsteuerkarten unter Beifügung der Informationsschr-ift „Lohnsteuer ‘2004„ (Hinweis auf Ziff. 12 des Übersendungsschreibens) möglichst durch Außendienstpersonal den Arbeitnehmern zu übermitteln. Die Übergabe hat zur Wahrung des Steuergeheimnisses in jedem Fall in verschlossener Briefumhüllung zu erfolgen. Der Einwurf in einem für mehrere Familien gemeinschaftlichen Briefkasten ist zu vermeiden. Bei Übermittlung der Lohnsteuerkarte durch die Deutsche Post AG (z. B. bei Wegzug des Arbeitnehmers) darf die Übersendung ebenfalls nur in einem verschlossenen Briefumschlag erfolgen. Die Verwendung von Briefhüllen mit Adhäsionsverschluss ist nicht zulässig. Die Lohnsteuerkarten von Ehegatten sind getrennt zuzustellen.

Wegen der Versendung der Lohnsteuerkarten in Fensterbriefunhüllungen wird auf die Anlage 2 a Abschn. 1.3 Abs. 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG für den Briefdienst Inland (AGB BfD Inl.) hingewiesen. Für die Absenderangabe kann der obere Teil des Anschriftenfeldes auf der Lohnsteuerkarte benutzt werden; die Absenderangabe darf nach den postalischen Bestimmungen jedoch nicht mehr als ein Fünftel der Fensterfläche umfassen. Es dürfen grundsätzlich nur solche Fensterbriefumhüllungen verwendet werden, die keine von den Mustern abweichende Gestaltung der Lohnsteuerkarten erfordern; nur die Abmessungen des Anschriftenfeldes und die Beschriftung der Lohnsteuerkarten dürfen den verwendeten Umhüllungen angepasst werden. Auf den Umhüllungen darf auch kein Hinweis auf den Inhalt aufgedruckt sein.

(3) Lohnsteuerkarten können durch private Dienstleistungsunternehmen gedruckt, einkuvertiert bzw. versendet werden, wenn deren Bedienstete verpflichtet werden das Steuergeheimnis zu wahren. Diese Firmen dürfen bei der Versendung der Lohnsteuerkarten keine Freistempler mit ihrem Firmennamen verwenden. Den Dienstleistungsunternehmen ist es vertraglich zu untersagen, zur Vertragserfüllung Subunternehmer einzuschalten. In die Vertrage ist eine Klausel aufzunehmen, wonach sich der Auftragnehmer verpflichten muss, elektronisch übermittelte Steuerdaten nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln.

(4) Wirtschaftswerbung in Verbindung mit der Übermittlung der Lohnsteuerkarten (Beifügung von Werbezetteln, Prospekten usw.) ist unzulässig. Die Lohnsteuerkarten und die Briefumhüllungen dürfen auch nicht anderweitig zu Werbezwecken verwendet werden.

19. Öffentliche Bekanntmachung

(1) Die Gemeinde hat, sobald die Übermittlung der Lohnsteuerkarten nahezu beendet ist, dies öffentlich bekannt zumachen mit der Aufforderung, die Ausstellung etwa fehlender Lohnsteuerkarten zu beantragen (R 108 Abs. 9 LStR). Entsprechende Bekanntmachungen sind von der Oberfinanzdirektion Koblenz einheitlich hergestellt worden und gehen den Gemeinden mit diesem Merkblatt zu.

(2) Eine öffentliche Bekanntmachung in der Tagespresse wird auch durch die Oberfinanzdirektion veranlasst werden.

20. Nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten

(1) Die Gemeinde hat für Arbeitnehmer, die erst im Laufe des Kalenderjahrs 2004 Arbeitslohn beziehen, auf Antrag nachträglich eine Lohnsteuerkarte – jedoch vorbehaltlich der nachfolgenden Absätze 2 bis 6 – auszustellen und an den Arbeitnehmer zu übermitteln. Hinsichtlich der Zuständigkeit der Gemeinde ist in allen Fällen der nachträglichen Ausstellung von Lohnsteuerkarten die örtliche Zuständigkeit der Gemeinde nach den Wohnverhältnissen am 20.09.2003 zu beurteilen (vgl. H 110 und H 108 – Zuständigkeit der Gemeinde – LStH 2003). Diese Grundsätze sind bei Ehegatten mit mehreren Wohnungen entsprechend zu beachten (Abschn. 5 Abs. 4). Das Daturn der Ausstellung ist einzutragen. Diese Lohnsteuerkarten sind mit Dienstsiegel und Unterschrift zu versehen (R 108 Abs. 11 Satz 1 LStR). Vor der nachträglichen Ausstellung einer Lohnsteuerkarte ist grundsätzlich die Identität des Antragstellers (z. B. durch Vorlage des Personalausweises) festzuhalten.

(2) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, der im Laufe des Kalenderjahrs geheiratet hat, so bestehen aus Vereinfachungsgründen keine Bedenken, wenn abweichend von § 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG (Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs) auf der Lohnsteuerkarte mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse III bescheinigt wird; Voraussetzung ist, dass für den Ehegatten keine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist.

(3) Wird die Lohnsteuerkarte für den Ehegatten eines Arbeitnehmers ausgestellt, auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse III bescheinigt ist, so hat die Gemeinde die Steuerklasse V zu bescheinigen. Auf Antrag der Ehegatten ist im Abschn. I mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und im Abschn. II mit Wirkung von dem Tag an, von dem der Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse IV, ggf. mit der Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen (§ 32 Abs. 1 bis 3 und Abs. 6, § 39 Abs. 3, 3 b und 4 EStG). Die Steuerklasse IV darf aber nur bescheinigt werden, wenn gleichzeitig auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten mit Wirkung von dem Tag an, von dem sein Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III in die Steuerklasse IV geändert wird und der Antrag gesteilt wird, bevor der Ehegatte erstmals Arbeitslohn bezieht. Wird der Antrag erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist auf der Lohnsteuerkarte des Ehegatten mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V einzutragen; die beantragte Änderung in Steuerklasse IV ist nach den Vorschriften des § 39 Abs. 5 Sätze 3 und 4 EStG vorzunehmen (vgl. Abschn. 14 Abs. 3).

Ist in diesen Fällen der Ehegatte öffentlich Bediensteter im Sinne des § 1 Abs. 2 EStG, der seinen Dienstort im Ausland hat, so hat die Gemeinde der zuständigen öffentlichen Kasse mitzuteilen, von welchem Zeitpunkt an bei ihm die Steuerklasse IV anzuwenden ist.

(4) Wird die Lohnsteuerkarte für den Ehegatten eines Arbeitnehmers nach dessen Eheschließung im Jahr 2004 ausgestellt und ist auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse I oder II oder bei einem Verwitweten oder Geschiedenen die Steuerklasse III bescheinigt, so sind die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge entsprechend der Vorschriften des § 38 b EStG nach den Merkmalen zu bescheinigen, die am 01.01.2004, d.h. vor der Eheschließung, maßgebend waren. Das Recht der Ehegatten, eine Ergänzung der Lohnsteuerkarte (vgl. Abschn. 14 Abs. 3) zu beantragen, bleibt unberührt.

(5) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, so hat die Gemeinde, sofern im Kalenderjahr die Ehegatten nicht bereits dauernd getrennt gelebt haben, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge nach den Verhältnissen zu bescheinigen, die nach den vorstehenden Abs. 3 und 4 ohne die Auflösung der Ehe maßgebend gewesen wären. Dasselbe gilt, wenn die Ehegatten erst im Laufe des Kalenderjahrs die dauernde Trennung herbeigeführt haben. Abweichend hiervon sind bei einem Arbeitnehmer, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, im Abschn. I mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und im Abschn. II mit Wirkung von dem Tag an, von dem der Arbeitnehmer Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III sowie die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen, wenn der andere Ehegatte im selben Kalenderjahr wieder geheiratet hat, von seinem neuen Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind.

(6) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehegatte im Laufe des Kalenderjahrs verstorben ist, so hat die Gemeinde im Abschn. I mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und im Abschn. II mit Wirkung vom Beginn des ersten, auf den Todestag des Ehegatten folgenden Kalendermonats an die Steuerklasse III sowie die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Der Vorlage der Lohnsteuerkarte des verstorbenen Ehegatten zur Änderung der Steuerklasse bedarf es nicht.

War für den verstorbenen Ehegatten keine Lohnsteuerkarte ausgestellt, so hat die Gemeinde die Steuerklasse III und die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Voraussetzung ist jeweils, dass der Arbeitnehmer und sein verstorbener Ehegatte zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahrs unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben.

(7) Die Gemeinde hat über die Lohnsteuerkarten 2004, die sie nachträglich ausstellt, ebenfalls in geeigneter Form ein Verzeichnis zu führen, in dem der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte und die auf der Lohnsteuerkarte vorgenommenen Eintragungen enthalten sein müssen. Das Verzeichnis ist auf Verlangen des örtlich zuständigen Finanzamts diesem vorzulegen. Die Unterlagen sind mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf des Kalenderjahrs 2004 darf eine Lohnsteuerkarte 2004 nicht mehr ausgestellt werden (R 110 Abs. 1 Satz 2 LStR) .

21. Verlust der Lohnsteuerkarte

(1) Verlorene, unbrauchbar gewordene oder zerstörte Lohnsteuerkarten werden durch die örtlich zuständige Gemeinde gegen eine Gebühr von bis zu 5,– €, die der Gemeinde zufließt, ersetzt (§ 39 Abs. 1 Sätze 3 und 4 EStG; Landesverordnung über die Gebühren für Amtshandlungen allgemeiner Art in der geltenden Fassung). Die neu ausgestellte Lohnsteuerkarte ist als „Ersatz-Lohnsteuerkarte„ zu kennzeichnen. Zur Vermeidung von Lohnsteuerverkürzungen sind Ersatzlohnsteuerkarten für angeblich verloren gegangene erste Lohnsteuerkarten nur dann auszustellen, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich versichert, dass ein weiteres Dienstverhältnis nicht vorliegt und er auf die Strafbarkeit bei unrichtigen Angaben hingewiesen ist. Es wird empfohlen, hierüber eine Niederschrift zu fertigen. Ein durchgeführter Steuerklassenwechsel ist zu berücksichtigen. Die Ausstellung von Ersatz-Lohnsteuerkarten für ausländische Arbeitnehmer erfolgt nach den allgemeinen Bestimmungen (vgl. hierzu Abschn. 5 Abs. 9).

(2) Die Gemeinde hat die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte dem für den Arbeitnehmer örtlich zuständigen Finanzamt unverzüglich mitzuteilen (§ 39 Abs. 1 Satz 5 EStG). Hierzu ist der Vordruck mit der Bezeichnung „LSt 3 S„ zu verwenden, der bei den Finanzämtern auf Anforderung kostenlos erhältlich ist. Die Gemeinden können die Mitteilung auf eigene Kosten auch in anderer Form erteilen, wenn diese die im amtlichen Vordruck geforderten Angaben enthält.

III. Ergänzung und Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte

22. Allgemeines

(1) Die Eintragungen der Steuerklasse und der Zahl der Kinderfreibeträge sowie der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene sind gesonderte Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen im Sinne des § 179 Abs. 1 der Abgabenordnung, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Der Eintragung braucht eine Belehrung über den zulässigen Rechtsbehelf nicht beigefügt zu werden. Gegen die Ablehnung einer Maßnahme, für die die Gemeinde zuständig ist, kann bei der Gemeinde (§ 357 Abs. 2 AO i.V. mit § 39 Abs. 6 EStG) innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden. Über den Einspruch entscheidet die Gemeinde (§ 367 Abs. 1 AO). Die Einspruchsentscheidung der Gemeinde kann durch Klage beim Finanzgericht (§ 33 FGO) gegen die Gemeinde (§ 63 Abs. 1 FGO) angefochten werden.

Unabhängig von Rechtsbehelfen gegen eine Entscheidung der Gemeinde bestehen die Möglichkeiten des § 39 Abs. 6 Sätze 2 und 3 EStG.

(2) Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte dürfen nicht ohne ausdrückliche Befugnis durch den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber oder andere Personen geändert oder ergänzt werden (§ 39 Abs. 6 Satz 4 EStG).

(3) Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte, die nachweislich unrichtig sind, sind – ohne zeitliche Beschränkung – auf Antrag zu berichtigen. Die in § 39 Abs. 5 EStG vorgeschriebene Antragsfrist (30.11.) gilt nur für die Anträge auf Änderungen und Ergänzungen der Lohnsteuerkarte, die bei einer im Laufe des Kalenderjahrs eingetretenen Änderung der Verhältnisse gestellt werden. Unrichtige Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind deshalb auch noch nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, zu berichtigen, wenn der Arbeitnehmer hieran ein begründetes Interesse hat (H 109 – Änderung unrichtiger Eintragungen – LStH 2003).

23. Änderung oder Ergänzung der Eintragungen durch die Gemeinde

(1) Ist auf der Lohnsteuerkarte die Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge bei der Ausstellung nicht zutreffend eingetragen, so muss der Arbeitnehmer die Eintragung bei der Gemeinde berichtigen lassen (§ 39 Abs. 4 Satz 1 EStG).

In Fällen, in denen nach Ausstellung der Lohnsteuerkarte und vor Beginn des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, Änderungen in den für die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte maßgebenden Verhältnissen eingetreten sind und der Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres den Arbeitgeber wechselt oder nach dem 01.01. erstmals in ein Dienstverhältnis eintritt, ist auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers die bereits ausgestellte Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde einzuziehen und durch eine neue Lohnsteuerkarte, auf der die Eintragungen den geänderten Verhältnissen entsprechen, zu ersetzen. In den Fällen des Arbeitgeberwechsels darf eine neue Lohnsteuerkarte nur ausgestellt werden, wenn der seitherige Arbeitgeber noch keine Eintragung in der Lohnsteuerbescheinigung vorgenommen hat (vgl. Rdvfg. vom 16.06.1994 – S 2363 A – St 33 1 –).

(2) Änderung der Eintragungen zu Ungunsten des Arbeitnehmers:

Der Arbeitnehmer ist gem. § 39 Abs. 4 Satz 1 EStG verpflichtet, die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte umgehend ändern zu lassen, wenn eine günstigere Steuerklasse bzw. eine höhere Zahl der Kinderfreibeträge eingetragen ist, als es den Verhältnissen des Arbeitnehmers am 01.01.2004 entspricht, z. B. bei Ehescheidung oder beim Tod eines Kindes vor dem 01.01.2004. Kommt der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung nicht nach, so hat die Gemeinde die Eintragung von Amts wegen zu ändern; der Arbeitnehmer hat die Lohnsteuerkarte der Gemeinde auf Verlangen vorzulegen. Unterbleibt die Änderung der Eintragung, hat die Gemeinde dem Finanzamt die Fälle mitzuteilen, in denen eine von ihr vorzunehmende Änderung unterblieben ist. Tritt eine solche Änderung zu Ungunsten des Arbeitnehmers erst im Laufe des Kalenderjahrs 2004 ein, ist die Lohnsteuerkarte ebenfalls zu ändern.

(3) Änderung der Eintragungen zu Gunsten des Arbeitnehmers:

Sofern sich die Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge zu Gunsten des Arbeitnehmers im Laufe des Kalenderjahrs 2004 geändert hat, z. B. bei Heirat eines bisher in die Steuerklasse I fallenden Arbeitnehmers oder bei Geburt eines Kindes, kann die Ergänzung der Eintragung bei der Gemeinde bis 30.11.2004 beantragt werden (vgl. § 39 Abs. 5 EStG). Die Änderung ist mit Wirkung von dem Tag an vorzunehmen, an dem erstmals die Voraussetzungen für die Änderung vorlagen, frühestens der 01.01.2004.

Die Eintragung einer höheren Kinderzahl ist nicht zulässig, wenn das Kindschaftsverhältnis (§ 32 Abs. 1 EStG) in Beziehung zu beiden Ehegatten erst nach der im Laufe des Kalenderjahrs vollzogenen Eheschließung begründet wird, es sei denn, dass wegen der Eheschließung bereits eine Änderung der Steuerklassen vorgenommen worden ist (§ 39 Abs. 5 Satz 2 EStG).

In den Fällen, in denen im Heiratsjahr 2004 keine Verpflichtung besteht, die Steuerklassen ändern zu lassen, kann die Namensänderung auf der Lohnsteuerkarte nicht von der Änderung der Steuerklasse abhängig gemacht werden.

(4) Wird die Ehe eines Arbeitnehmers durch Scheidung oder Aufhebung aufgelöst oder haben die Ehegatten die dauernde Trennung herbeigeführt, ist eine Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte nicht zulässig; es kommt nur ein Steuerklassenwechsel in Betracht (vgl. Abschn. 14 Abs. 3).

Das gilt nicht, wenn bei einer durch Scheidung oder Aufhebung aufgelösten Ehe der andere Ehegatte im selben Kalenderjahr wieder geheiratet hat. In diesen Fällen ist von der Gemeinde die auf der Lohnsteuerkarte des nicht wieder verheirateten Ehegatten eingetragene Steuerklasse auf Antrag ab dem Tag, von dem an der Arbeitnehmer Arbeitslohn bezieht, in Steuerklasse III zu ändern, wenn

Bei Tod des Ehegatten ist auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten – soweit erforderlich – mit Wirkung vom Beginn des ersten auf den Todestag des Ehegatten folgenden Kalendermonats an die Steuerklasse III sowie die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer und sein verstorbener Ehegatte zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahrs unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben. Der Vorlage der Lohnsteuerkarte des verstorbenen Ehegatten zur Änderung der Steuerklasse bedarf es nicht.

(5) Die Bescheinigung der Steuerklasse II im allgemeinen Ausstellungsverfahrerrichtet sich nach Abschn. 9 B. Eine Änderung der Lohnsteuerkarte in Steuerklasse II nach Abschluss des allgemeinen Ausstellungsverfahrens kann in Betracht kommen, wenn die Voraussetzungen erst nach dem maßgeblichen Stichtag eintreten (z. B. Geburt, Adoption, Zuzug aus dem Ausland) oder ein Kind mit Zustimmung der Mutter dem Vater zugeordnet wird. Die unwiderrufliche Zustimmung der Mutter (§ 32 Abs. 7 EStG) muss der Gemeinde vorliegen.

Ist mit Zustimmung der Mutter das Kind dem Vater zugeordnet worden, dann ist die Bescheinigung der Steuerklasse II beim Vater sowie die ggf. daraus folgende Änderung der Steuerklasse bei der Mutter mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs oder des maßgebenden Zeitpunkts (Geburt, Adoption oder Zuzug des Kindes aus dem Ausland) vorzunehmen. Der Zeitpunkt, zu dem die Zustimmung zur Zuordnung von Kindern erteilt wird, ist in diesem Zusammenhang unbeachtlich. Wird einem Vater auf dessen Antrag hin die Steuerklasse II mit Zustimmung der Mutter bescheinigt, so hat die Gemeinde, die die Bescheinigung vornimmt, hierüber die Gemeinde zu untenichten, die für die Änderung der Steuerklasse II in Steuerklasse I auf der Lohnsteuerkarte der Mutter zuständig ist. Zusätzlich ist auch das Wohnsitzfinanzamt des Vaters zu unterrichten (R 109 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR). Hat die Mutter ihre Zustimmung zur Zuordnung von Kindern beim Vater auf Dauer erteilt und geht dies aus der Mitteilung hervor, braucht die Bescheinigung der Steuerklasse II in den Folgejahren nicht mehr mitgeteilt zu werden (R 109 Abs. 4 Satz 4 LStR). Wird eine auf Dauer erteilte Zustimmung mit Wirkung für das folgende Kalenderjahr zurückgenommen, so hat die Gemeinde, die daraufhin der Mutter die Steuerklasse II bescheinigt, hierüber die Gemeinde zu unterrichten, die für die Änderung der Steuerklasse II in Steuerklasse I auf der Lohnsteuerkarte des Vaters zuständig ist. Zusätzlich ist das Wohnsitzfinanzamt des Vaters zu unterrichten (R 109 Abs. 4 Sätze 5 und 6 LStR). Für dieses Mitteilungsverfahren ist der Vordruck „LSt 3 O„ aufgelegt worden, der kostenlos vom Finanzamt bezogen werden kann. Die Gemeinden können die Mitteilung auf eigene Kosten auch in anderer Form erteilen, wenn diese die im amtlichen Vordruck geforderten Angaben enthält.

Die Mitteilungen sind erforderlich, da die Bescheinigung der Steuerklasse II wegen der Zuordnung von Kindern bei einem Elternteil die Rücknahme der Steuerklasse II beim anderen Elternteil erfordert, wenn die Steuerklasse II dort auf Grund der bisherigen Zuordnung dieses Kindes bescheinigt worden ist.

Sollte durch das geplante Vorziehen der 3. Stufe der Steuerreform auf 2004 die Steuerklasse II ab dem Kalenderjahr 2004 entfallen, wären Änderungen der Lohnsteuerkarte in Steuerklasse II außerhalb des allgemeinen Ausstellungsverfahrens nicht mehr vorzunehmen. Das Mitteilungsverfahren nach R 109 Abs. 4 LStR in Fällen mit geänderter Zuordnung von Kindern würde zudern entfallen. Nach Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens werden die Gemeinden über die ggf. eingetretenen Gesetzesänderung unterrichtet.

(6) Eintragungen im Abschn. I der Lohnsteuerkarte sind durch entsprechende Ausfüllung des Abschn. II zu ändern oder zu ergänzen. Gleichzeitig sind die bisherigen Eintragungen im Abschn. I mit dem Vermerk „Ungültig ab …„ zu versehen.

(7) Wird die Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers geändert oder ergänzt, so ist der Zeitpunkt einzutragen, von dem ab die Änderung oder Ergänzung gilt (R 109 Abs. 10 LStR). Als Zeitpunkt ist der Tag des Kalenderjahrs 2004 einzutragen, an dem alle Voraussetzungen für eine Änderung oder eine Ergänzung erstmalig erfüllt waren, frühestens der 01.01.2004.

(8) Die Gemeinde hat die Änderung oder Ergänzung in den geführten Aufzeichnungen (Verzeichnisse) oder in den sonstigen Unterlagen (Haushaltsliste) zu vermerken. Es ist entsprechend zu verfahren, wenn eine andere als die Gemeinde, die bisher Aufzeichnungen geführt hat, wegen der Verlegung des Wohnsitzes eines Arbeitnehmers zuständig geworden ist.

24. Örtliche Zuständigkeit bei Änderungen und Ergänzungen der Lohnsteuerkarten

Bei unverheirateten Arbeitnehmern und bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder die von ihrem Ehegatten dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde örtlich zuständig, in deren Bezirk der Arbeitnehmer im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeidet ist. Ist der Arbeitnehmer für eine Wohnung nicht gemeldet, so ist die Änderung von der Gemeinde vorzunehmen, in deren Bezirk der Arbeitnehmer im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat (R 109 Abs. 11 Nr. 1 LStR).

Bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und die von ihrem Ehegatten nicht dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde örtlich zuständig, in deren Bezirk beide Ehegatten im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte.

gemeldet sind. Sind die Ehegatten weder für eine gemeinsame Wohnung im Sinne des Buchstabens a) noch im Fall des Buchstabens b) für eine gemeinsame Hauptwohnung gemeldet, so ist die Änderung von der Gemeinde vorzunehmen, in deren Bezirk der ältere Ehegatte im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeldet ist (R 109 Abs. 11 Nr. 2 LStR).

25. Ergänzung der Eintragungen durch das Finanzamt

(1) Die Ergänzung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2004 hinsichtlich der Zahl der Kinderfreibeträge und der Steuerklasse kann nur beim Finanzamt beantragt werden, wenn die Kinder zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr vollendet haben (§ 39 Abs. 3 a Satz 1 EStG). Das gilt auch, wenn sich die Zahl der Kinder zu Gunsten des Arbeitnehmers erst im Laufe des Kalenderjahrs ändert. Die Änderung ist mit Wirkung von dem Tag an vorzunehmen, an dem erstmals die Voraussetzungen vorlagen (§ 39 Abs. 5 EStG).

Ausschließlich vom Finanzamt einzutragen (vgl. unter Abschn. 10 a bis c sowie unter Abschn. 11) sind auch

(2) Die Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für zunächst unbeschränkt Einkommensteuerpflichtige gem. § 1 Abs. 2 und 3 EStG, die aus dienstlichen Gründen in das Inland versetzt werden und deren nicht dauernd getrennt lebender Ehegatte aus persönlichen Gründen noch für kurze Zeit im Ausland verbleibt, sind vom zuständigen Finanzamt vorzunehmen (Änderung der Steuerklasse von I in III bzw. Berücksichtigung von Kindern im Ausland).

(3) Für die Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene ist – soweit eine Eintragung nicht durch die Gemeindebehörde erfolgt – das Finanzamt zuständig.

Außerdern ist die Eintragung von Freibeträgen wegen erhöhter Werbungskosten, Sonderausgaben, Förderung des Wohneigentums, negativer Summe der Einkünfte und außergewöhnlicher Belastungen beim Finanzamt zu beantragen. Der Antrag kann beim Finanzamt nur nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck gestellt werden. Auf Anforderung erhalten die Gemeinden von dem zuständigen Finanzamt die betreffenden Vordrucke zur Ausgabe an deshalb vorsprechende Arbeitnehmer.

Anlage 2

Öffentliche Bekanntmachung

Lohnsteuerkarten 2004

1. Die Lohnsteuerkarten 2004 – sind den Arbeitnehmem übermittelt worden – werden den Arbeitnehmern bis zum 2003 übermittelt werden. Die steuerfreien Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene sind nach Möglichkeit bereits eingetragen.

2. Jeder Arbeitnehmer muss die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2004 überprüfen und unzutreffende Eintragungen berichtigen lassen.

3. Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, die Lohnsteuerkarte 2004 spätestens zu Beginn des Kalenderjahres 2004 ihren Arbeitgebern auszuhändigen und, falls ihnen die Lohnsteuerkarte 2004 bis dahin nicht zugegangen ist, die Ausstellung sofort zu beantragen.

4. Auf die möglichen steuerlichen Nachteile bei schuldhafter Nichtvorlage bzw. nicht rechtzeitiger Vorlage der Lohnsteuerkarte 2004 wird besonders aufmerksam gemacht.

5. Unbefugte Änderungen und Ergänzungen der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind verboten und strafbar.

6. Änderungen in den Besteuerungsverhältnissen des Arbeitnehmers dürfen vom Arbeitgeber erst dann berücksichtigt werden, wenn ihm die geänderte oder ergänzte Lohnsteuerkarte vorgelegt worden ist.

7. Anträge auf

sind bei dem für den Arbeitnehmer zuständigen Wohnsitzfinanzamt einzureichen.

Die erforderlichen Antragsvordrucke sind bei den Finanzämtern erhältlich.

8. Wegen weiterer Einzelheiten wird auf die gleichzeitig mit den Lohnsteuerkarten ausgehändigte Informationsschrift „Lohnsteuer ‘2004„ hingewiesen.

Oktober/November 2003

Der – Ober – Bürgermeister

Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004

Rundverfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 20.08.2003 – S 2363 A – St 32 2 –

Anlage:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit übersende ich Ihnen das Merkblatt über die Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 und Abdrucke der Öffentlichen Bekanntmachung. Die sachlichen Änderungen gegenüber dem Vorjahr sind am Rand mit einem senkrechten Strich gekennzeichnet (vgl. insbesondere die Hinweise in Abschnitt 1 des Merkblatts). Das Merkblatt steht auch auf den Internetseiten (www.fin-rlp.de) der Besitz- und Verkehrsteuerabteilung der OFD Koblenz unter „Aktuelles„ zum Download bereit.

Die Vordrucke für die Lohnsteuerkarten 2004 und die Informationsschriften „Lohnsteuer ‘2004„ wurden Mitte September 2003 mit der von der Oberfinanzdirektion Koblenz mit der Kommunalen Datenzentrale Mainz abgestimmten Stückzahl zur Verfügung gestellt.

Bei der Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten für das Kalenderjahr 2004 bitte ich Sie Folgendes zu beachten:

1. Die Lohnsteuerkarten 2004 wurden einheitlich entsprechend dem mit Erlass des Ministeriums der Finanzen vom 23.06.2003 – S 2363 A – 99-003-31 – 443 – bekannt gegebenen Muster mit der Bezeichnung „LSt 1 (Ko 0703)„ aufgelegt. Für die nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten erhalten die Gemeinden der Kommunalen Datenzentrale Mainz entsprechend vorbereitete Mehrstücke. Eine Vorrathaltung bei den Finanzämtern ist nicht vorgesehen.

2. Zur Durchführung des Gemeindefinanzreformgesetzes (Ermittlung der auf die einzelne Gemeinde entfallenden Lohnsteuerbeträge) ist neben der Bezeichnung der Gemeinde auch ihr achtstelliger Gemeindeschlüssel nach dem amtlichen Gemeindeverzeichnis (Amtlicher Gemeindeschlüssel – AGS –) anzugeben; die beiden ersten Stellen sind in Rheinland-Pfalz zur Länderunterscheidung immer 07. Der Aufdruck sonstiger Ordnungsmerkmale der Gemeinde auf der Lohnsteuerkarte ist aus Gründen des Datenschutzes nicht gestattet.

3. Außer der Bezeichnung des Finanzamts ist auch dessen vierstellige Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel anzugeben, die u. a. Arbeitgebern mit maschineller Lohnabrechnung die Erfüllung ihrer lohnsteuerlichen Verpflichtungen erleichtern soll.

   Die Nummer für das Finanzamt .............................. ist 27 ...........................

4. Aus Sicherheitsgründen sind alle Lohnsteuerkarten, die im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens nicht mit elektronischen Datenverarbeitungsanlagen ausgeschrieben werden, sowie alle Lohnsteuerkarten, die auf Antrag nachträglich ausgestellt werden, in der letzten Zeile vor Abschn. II der Lohnsteuerkarte mit dem Dienstsiegel und Unterschrift der ausstellenden Gemeindebehörde zu versehen; der Eindruck eines Aufbewahrung Dienstsiegels und einer faksimilierten Unterschrift auf der Lohnsteuerkarte sind nicht zulässig. Für die Aufbewahrung der Lohnsteuerkartenvordrucke haben die Gemeindebehörden besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen. Ein etwaiger Restbestand an Lohnsteuerkartenvordrucken ist unverzüglich nach Ablauf des Jahres 2004 zu vernichten. Die Vernichtung ist aktenkundig zu machen (vgl. hierzu Abschn. 5 Abs. 13 des o.a. Merkblatts).

   Um durch einen Vergleich auch nach 2004 auftauchende Lohnsteuerkartenfälschungen feststellen zu können, sind – durch Stempelaufdruck oder Perforation klar und deutlich als „Muster„ gekennzeichnet – einzelne Lohnsteuerkartenvordrucke zu archivieren. Zweckmäßigerweise sollten diese Kartenmuster auch mit dem beim allgemeinen Ausstellungsverfahren üblichen Aufdruck versehen sein.

5. Zur Bescheinigung der Kirchensteuermerkmale bei konfessionsverschiedenen Eheleuten vgl. Abschn. 8 Abs. 3 des o.a. Merkblatts. Bei dauernd getrennt lebenden Ehegatten und bei Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist, ist unabhängig davon nur die Religionsgemeinschaft des Ehegatten einzutragen, für den die Lohnsteuerkarte ausgestellt wird.

6. Die Ausstellung einer Ersatzlohnsteuerkarte ist dem für den Arbeitnehmer örtlich zuständigen Finanzamt mit Vordruck „LSt 3 S„ mitzuteilen (vgl. hierzu Abschn. 21 des o.a. Merkblatts).

7. Nach § 39 a Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes haben die Gemeinden die Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten in eigener Zuständigkeit von Amts wegen als Freibeträge auf den Lohnsteuerkarten einzutragen (vgl. im Einzelnen Abschn. 16 des o.g. Merkblatts). Bei einem Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen, für den mehrere Lohnsteuerkarten ausgestellt worden sind, ist ein etwaiger Freibetrag nicht ausschließlich auf der Lohnsteuerkarte für das erste Dienstverhältnis einzutragen. Der Freibetrag kann auf Antrag des Arbeitnehmers auch auf einer Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI oder auf die Lohnsteuerkarten des Ehegatten verteilt eingetragen werden.

8. Bei unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen ausländischen Arbeitnehmern, deren Ehegatte beschränkt einkommensteuerpflichtig ist, kann stets nur die Steuerklasse I oder ggf. die Steuerklasse II, soweit diesen der Haushaltsfreibetrag wegen eines unter 18 Jahren alten Kindes zusteht, auf der (ersten) Lohnsteuerkarte eingetragen werden.

   Zur Bescheinigung der Steuerklasse II bei EU/EWR-Staatsangehörigen, die die Einkommensgrenzen des § 1 Abs. 3 EStG erfüllen, vgl. Abschn. 9 Abs. 2 B des o.a. Merkblatts; zur Bescheinigung der Steuerklasse III bei EU/EWR-Staatsangehörigen, die im Inland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt begründet haben (§ 1 Abs. 1 EStG) und deren Ehegatte im EU/EWR-Staat lebt, vgl. Abschn. 9 Abs. 2 C des o.a. Merkblatts. Die Bescheinigung der Steuerklasse II oder III darf in diesen Fällen nur das Finanzamt vornehmen.

9. Werbemaßnahmen o.ä. in Verbindung mit der Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 (Beifügen von Werbezetteln usw.) sind unzulässig. Die Lohnsteuerkarten und die Briefumhüllungen dürfen auch nicht anderweitig zu Werbezwecken verwendet werden.

10. Die Angaben auf der Lohnsteuerkarte über die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers unterliegen dem Steuergeheimnis (§ 30 AO). Auch bei der Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 ist dieses sorgfältig und gewissenhaft zu beachten. Die Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004 hat deshalb nur noch in verschlossener Briefumhüllung zu erfolgen. Bei Austragung durch Außendienstpersonal ist der Einwurf in einen für mehrere Familien gemeinschaftlichen Briefkasten zu vermeiden. Falls die Übermittlung nicht möglich ist, müssen der Grund und (bei Wegzug) die neue Anschrift auf der Lohnsteuerkarte vermerkt werden. Bei Übersendung durch die Deutsche Post AG darf die Lohnsteuerkarte ebenfalls nur in einem verschlossenen Briefumschlag versandt werden. Die Verwendung von Briefhüllen mit Adhäsionsverschluss ist nicht zulässig. Die Lohnsteuerkarten von Ehegatten sind getrennt zuzustellen. Auf den Briefumhüllungen darf auch kein Hinweis auf den Inhalt aufgedruckt sein.

11. Jeder Lohnsteuerkarte ist eine Informationsschrift „Lohnsteuer ‘2004„ beizufügen. Die hierin gegebenen Hinweise sollen den Arbeitnehmer über die Lohnsteuer 2004 unterrichten.

12. Die Zuständigkeit der Gemeinden ist für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten bei verheirateten, nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten in H 108 und H 110 des amtlichen Lohnsteuer-Handbuchs 2003 (LStH 2003) geregelt (vgl. Abschn. 5 Abs. 4 und Abschn. 20 Abs. 1 des o.a. Merkblatts). Zur Zuständigkeit bei Änderung von unrichtigen Eintragungen, für die Änderung von Eintragungen (z. B. nach Änderung der tatsächlichen Verhältnisse) und die Ergänzung der Lohnsteuerkarte vgl. Abschn. 22 Abs. 4 und 24 des Merkblatts).

13. Von den Gemeinden bzw. den Verbandsgemeinden für die einzelnen Ortsgemeinden sind über das Programm „MESO„

    a)

    für den Zeitraum 20.09. bis 31.12.2003,

    b)

    für den Zeitraum 01.01. bis 31.12.2004

    Statistiken über die Zahl der für das Kalenderjahr 2004 ausgestellten Lohnsteuerkarten (getrennt nach den Lohnsteuerklassen I bis VI) zu erstellen. In diesen Statistiken ist auch die Zahl der Fälle auszuweisen, in denen von den Gemeinden ein Pauschbetrag für behinderte Menschen oder Hinterbliebene eingetragen wurde. Ich bitte Sie, diese Statistiken dem Finanzamt bis spätestens zum 15.01.2004 bzw. zum 15.01.2005 zu übersenden.

Anlage 3

Merkblatt über die Ausstellung und Zustellung der Lohnsteuerkarten 2004 durch die Gemeinden

(Herausgegeben von den Oberfinanzdirektionen Düsseldorf und Münster)

Allgemeines

1. Rechtsgrundlagen

Für die Ausgestaltung, Ausstellung und Aushändigung der Lohnsteuerkarten 2004 gelten, soweit nachstehend nichts anderes vermerkt ist, die Vorschriften der §§ 32, 38 b, 39 ff. des Einkommensteuergesetzes (EStG) 2002 in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Oktober 2002 (BGBl. I S. 4210, 2003 I S. 179; BStBl I S. 1209), zuletzt geändert durch Art. 1 des Gesetzes zum Abbau von Steuervergünstigungen und Ausnahmeregelungen vom 16. Mai 2003 (BGBl. I S. 660, BStBl I S. 321).

Die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 richtet sich nach dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 23. Juni 2003 – IV C 5 – S 2363 – 21/03. Dieses Schreiben sowie das Muster für die Lohnsteuerkarten 2004 sind im Bundessteuerblatt 2003 I S. 371 veröffentlicht. Diese Anweisungen, die Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) 2002, die Lohnsteuer-Hinweise 2003 (LStH), die Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) 2001 und die Einkommensteuer-Hinweise 2002 (EStH) liegen diesem Merkblatt zugrunde.

2. Ausgestaltung der Lohnsteuerkarte 2004

(1) Für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 ist vom Bundesministerium der Finanzen ein allgemein geltendes Muster bestimmt worden.

(2) Der Druck der Blanko-Lohnsteuerkarten (Vordrucke) für die Gemeinden obliegt ausschließlich der jeweiligen Oberfinanzdirektion. Reichen die angeforderten Lohnsteuerkarten nicht aus, so ist der Mehrbedarf bei der Oberfinanzdirektion anzufordern. Die Gemeinden dürfen keine Druckaufträge zur Herstellung von Lohnsteuerkarten erteilen und den Finanzämtern keine unausgefüllten Lohnsteuerkarten zur Verfügung stellen (siehe auch Abschnitt 4 Abs. 2).

(3) Auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte sind bestimmt

(4) Auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte ist bestimmt Abschnitt V

3. Informationsschrift „Lohnsteuer 2004„

Die Finanzverwaltung stellt den Gemeinden Informationsschriften für die Lohnsteuerzahler zur Verfügung. Das Heft unterrichtet den Arbeitnehmer über bestimmte Rechte und Pflichten auf dem Gebiet des Lohnsteuerrechts. Es ist dem Arbeitnehmer zusammen mit der Lohnsteuerkarte 2004 auszuhändigen.

4. Rechtsstellung der Gemeinden

(1) Die Gemeinden sind insoweit, als sie Lohnsteuerkarten auszustellen, Eintragungen auf den Lohnsteuerkarten vorzunehmen und zu ändern haben, örtliche Landesfinanzbehörden. Sie sind insoweit verpflichtet, den Anweisungen des örtlich zuständigen Finanzamts nachzukommen. Das Finanzamt kann erforderlichenfalls Verwaltungsakte, für die eine Gemeinde sachlich zuständig ist, selbst erlassen (§ 39 Abs. 6 EStG).

(2) Als örtliche Finanzbehörden haben sie auch das Steuergeheimnis zu wahren (§ 30 Abs. 1 AO). Bei Einschaltung privater Unternehmer sind diese nach den Vorschriften des Verpflichtungsgesetzes zu verpflichten und ihnen vertraglich die Einschaltung von Subunternehmern zu untersagen. Bei der elektronischen Übermittlung von Steuerdaten ist vertraglich eine Verschlüsselung nach dem Stand der Technik zu vereinbaren.

Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004 durch die Gemeinden

5. Örtliche Zuständigkeit der Gemeinden

(1) Die Bestimmungen über die Zuständigkeit der Gemeinden müssen genau beachtet werden, weil verhindert werden muss, dass derselbe Arbeitnehmer mehrere Lohnsteuerkarten mit den Steuerklassen I bis V erhält.

Durch die Änderung von § 11 Abs. 2 MRRG durch Art. 1 Nr. 8 Buchstabe a des Gesetzes zur Änderung des Melderechtsrahmengesetzes und anderer Gesetze vom 25. März 2002 (BGBl. I S. 1186) entfällt mit der entsprechenden Anpassung des Meldegesetzes NRW die Pflicht zur Abmeldung. Dadurch kann dann ein Arbeitnehmer am 20. September bei zwei Gemeinden mit Hauptwohnung gemeldet sein. Zuständig für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte ist die Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer an diesem Stichtag seine Hauptwohnung (oder in Ermangelung einer Wohnung seinen gewöhnlichen Aufenthalt) hatte (siehe Abs. 2). Erfährt die bisher zuständige Gemeinde erst nach Ausstellung der Lohnsteuerkarte, dass sie für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte nicht zuständig war, hat sie den Arbeitnehmer aufzufordern, die von ihr (zu Unrecht) ausgestellte Lohnsteuerkarte zurückzugeben. Soweit der Betroffene der Aufforderung nicht nachkommt, unterrichtet die Gemeinde das (nun) zuständige Wohnsitzfinanzamt.

(2) Die Gemeinden haben gemäß § 39 EStG die Lohnsteuerkarten 2004 unentgeltlich für alle Arbeitnehmer auszustellen, die am 20. September 2003 (Stichtag für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004) oder erstmals nach diesem Stichtag im Bezirk der Gemeinde ihre Hauptwohnung oder in Ermangelung einer Wohnung ihren gewöhnlichen Aufenthalt hatten (vgl. Abschnitt 6 Abs. 1).

(3) Für den Begriff der Hauptwohnung sind die melderechtlichen Vorschriften maßgebend. Nach § 16 Abs. 2 Satz 1 MG NW ist die Hauptwohnung die vorwiegend genutzte Wohnung des Einwohners.

Die Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer oder bei verheirateten Arbeitnehmern der ältere Ehegatte für eine Nebenwohnung gemeldet ist, darf für diesen keine Lohnsteuerkarte ausstellen.

(4) Bei unverheirateten Arbeitnehmern und bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder die von ihrem Ehegatten dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20. September 2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeldet ist.

(5) Bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und die von ihrem Ehegatten nicht dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk die Ehegatten am 20. September 2003,

gemeldet sind. Sind die Ehegatten weder für eine gemeinsame Wohnung im Sinne des Buchstaben a noch im Fall des Buchstaben b für eine gemeinsame Hauptwohnung gemeldet, so ist die Lohnsteuerkarte 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der ältere Ehegatte am 20. September 2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung gemeldet ist (H 108 (Zuständigkeit der Gemeinde) LStH).

Unterhalten kinderlose Ehepaare, die nicht dauernd getrennt leben, aus beruflichen Gründen zwei Wohnungen, von denen aus sie jeweils ihrer Berufstätigkeit nachgehen, und lässt sich nach den Darlegungen der Meldepflichtigen nicht zweifelsfrei bestimmen, wo der Schwerpunkt der Lebensbeziehungen liegt (§ 16 Abs. 2 Satz 3 MG NW), so kann es im Einzelfall angezeigt sein, die Wohnung eines jeden der Ehegatten als dessen Hauptwohnung zu bestimmen. Die Zuständigkeit für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten für beide Ehegatten liegt auch in diesen Fällen bei der Gemeinde, bei der der ältere Ehegatte mit Hauptwohnung gemeldet ist (§ 39 Abs. 2 letzter Satz EStG und RdErl. des Innenministeriums NRW vom 21. Mai 1985 – I C 3/41.303 – MBl. NW. S. 863).

In diesen Fällen ist auf der Lohnsteuerkarte des jüngeren Ehegatten stets die Anschrift einzutragen, an der er tatsächlich seine Hauptwohnung bzw. Wohnung hat. Ist der jüngere Ehegatte im Bereich der ausstellenden Gemeinde aber mit Nebenwohnung gemeldet, kann aus Vereinfachungsgründen auch diese Anschrift eingetragen werden.

(6) Erfolgt bei einem Wechsel der Hauptwohnung die Abmeldung vor und die Anmeldung nach dem 20. September 2003, so hat die Zuzugsgemeinde die Lohnsteuerkarte auszustellen. Die Zuzugsgemeinde darf jedoch keine Lohnsteuerkarte ausstellen, wenn sich der Arbeitnehmer nach dem Stichtag rückwirkend auf einen Tag anmeldet, der vor dem Stichtag liegt, und er sich bei der bisherigen Gemeinde jedoch erst nach dem 20. September 2003 abgemeldet hat.

(7) Ist der Arbeitnehmer für einé Wohnung nicht gemeldet, so ist die Lohnsteuerkarte 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20. September 2003 seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

Versichert der Arbeitnehmer, dass für das in Betracht kommende Kalenderjahr von keiner anderen Gemeinde eine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist, kann sein gewöhnlicher Aufenthalt am Ausstellungstag (20. September) in der Gemeinde unterstellt werden, bei der der Antrag auf Ausstellung der Lohnsteuerkarte gestellt wird.

(8) Die Zuständigkeit für die Ausstellung von Lohnsteuerkarten für Haftentlassene richtet sich grundsätzlich nach den allgemeinen Bestimmungen (vgl. Abs. 2 bis 7). Bereitet jedoch in Einzelfällen die Ermittlung der zuständigen Gemeinden Schwierigkeiten, so bestehen keine Bedenken, dass die Gemeinde, in der die Justizvollzugsanstalt (JVA) gelegen ist, für den Haftentlassenen eine Lohnsteuerkarte ausstellt, wenn

1. der Haftentlassene seine Wohnung an dem für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte maßgebenden Stichtag bereits aufgegeben hatte,

2. der Haftentlassene versichert, dass er vor der Inhaftierung ohne Wohnung gewesen ist.

Insassen einer JVA haben dort bei einem Zwangsaufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer ihren gewöhnlichen Aufenthalt (BFH-Urteil vom 14. November 1986 – BFH/NV 1987 S. 262).

Wenn ein Gefangener oder Haftentlassener, der unter der Anschrift der JVA gemeldet ist, vermeiden will, dass seine Lohnsteuerkarte die Anschrift der JVA enthält, kann er auf die Ausstellung der Lohnsteuerkarte im allgemeinen Ausstellungsverfahren verzichten. Beantragt er nach der Haftentlassung eine Lohnsteuerkarte, so ist deren nachträgliche Ausstellung, für die nach wie vor die Gemeinde örtlich zuständig ist, in deren Bezirk sich die JVA befindet, mit der Anmeldung bei der ersten Wohnsitzgemeinde nach der Haftentlassung in der Weise zu verbinden, dass die neue Meldeadresse eingetragen wird (R 108 Abs. 8 LStR).

(9) Abweichend von Abs. 4 bis 7 werden Lohnsteuerkarten für Aussiedler die in den Grenzdurchgangslagern Nürnberg oder Friedland (einschl. der Außenstelle Osnabrück) eintreffen, nur noch dann von der Gemeinde Friedland bzw. von den Städten Nürnberg und Osnabrück ausgestellt, wenn die Arbeitnehmer auch nach dem Verlassen der Durchgangslager in deren Bezirk nicht nur vorübergehend verweilen.

Diese Regelung gilt entsprechend für weitere Außenstellen und andere Lager und Einrichtungen (z. B. Übergangswohnheime des Landes Niedersachsen in Oldenburg, Bramsche und Oerbke sowie Erstaufnahmeeinrichtung des Landes Brandenburg in Dranse). Außerdem wird dieses Verfahren von der Gemeinde Schönberg (Schleswig-Holstein) und der Stadt Rastatt (Baden-Württemberg) für Aussiedler praktiziert, die in dem Grenzdurchgangslager „Ferienpark Holm„ eintreffen.

Für die in der Landesstelle Unna-Massen und in der Landesaufnahmestelle des Landes Brandenburg in Peitz eintreffenden Aussiedler werden dagegen vorerst weiterhin Lohnsteuerkarten auf Antrag ausgestellt, da diese Personen dort in der Regel solange verweilen, dass sie in Unna bzw. in Peitz mit (Haupt-)Wohnung angemeldet werden.

(10) Soweit die Ausstellung versehentlich unterblieben ist oder die zuständige Gemeinde aus ihren Unterlagen nicht erkennen konnte, dass der Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte 2004 benötigt, hat die Gemeinde die Ausstellung nachzuholen. Lohnsteuerkarten mit dem Eindruck 20.09.2003 dürfen dafür nicht verwendet werden.

(11) Bei Wehrpflichtigen, Berufssoldaten, Soldaten auf Zeit und Studenten gelten hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit der Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 keine Besonderheiten.

6. Sachliche Voraussetzungen

(1) Lohnsteuerkarten sind nur nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern auszustellen. Das sind alle natürlichen Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Hierbei ist Folgendes zu beachten:

Einen Wohnsitz im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er seine Wohnung unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird (§ 8 AO).

Bei dem Begriff des Wohnsitzes handelt es sich um einen eigenständigen steuerrechtlichen Begriff, der allein auf die tatsächlichen Verhältnisse abstellt (BFH-Urteil vom 10. November 1978 – BStBl 1979 II S. 335). Die Frage des Wohnsitzes ist – auch bei Ehegatten – für jede Person getrennt zu prüfen. Die bloße Absicht, einen Wohnsitz zu begründen oder aufzugeben, bzw. die An- und Abmeldung bei der Ordnungsbehörde haben zwar grundsätzlich für sich allein keine unmittelbare steuerliche Wirkung. In der Regel stimmen aber der bürgerlich-rechtliche und der steuerlich maßgebende Wohnsitz überein. Deshalb können die An- und Abmeldung bei der Ordnungsbehörde im Allgemeinen als Indizien dafür angesehen werden, dass der Steuerpflichtige seinen Wohnsitz unter der von ihm angegebenen Anschrift begründet bzw. aufgegeben hat.

Mit Wohnung sind die objektiv zum Wohnen geeigneten Wohnräume gemeint. Es genügt eine bescheidene Bleibe. Nicht erforderlich ist eine abgeschlossene Wohnung mit Küche und separater Waschgelegenheit.

Der Steuerpflichtige muss die Wohnung innehaben, d. h. er muss tatsächlich über sie verfügen können und sie als Bleibe nicht nur vorübergehend benutzen. Es genügt, dass die Wohnung z. B. über Jahre hinweg wenigstens regelmäßig zweimal zu bestimmten Zeiten über einige Wochen benutzt wird (BFH-Urteil vom 23. November 1988 – BStBl 1989 II S. 182). Anhaltspunkte dafür können die Ausstattung und Einrichtung sein. Wer eine Wohnung von vornherein in der Absicht nimmt, sie nur vorübergehend (weniger als sechs Monate) beizubehalten und zu benutzen, begründet dort keinen Wohnsitz (BFH-Urteil vom 30. August 1989 – BStBl II S. 956).

Auch gelegentliches Übernachten auf einem inländischen Betriebsgelände, in einem Büro u. ä. (sog. Schlafstelle) kann dort keinen Wohnsitz begründen. Wer sich – auch in regelmäßigen Abständen – in der Wohnung eines Angehörigen oder eines Bekannten aufhält, begründet dort ebenfalls keinen Wohnsitz, sofern es nicht wie im Fall einer Familienwohnung oder der Wohnung einer Wohngemeinschaft gleichzeitig die eigene Wohnung ist.

Den gewöhnlichen Aufenthalt im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er sich unter Umständen aufhält, die erkennen lassen, dass er an diesem Ort oder in diesem Gebiet nicht nur vorübergehend verweilt (§ 9 AO). Als gewöhnlicher Aufenthalt ist stets und von Beginn an ein zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer im Inland anzusehen; kurzfristige Unterbrechungen bleiben unberücksichtigt. Der gewöhnliche Aufenthalt im Inland ist zu verneinen, wenn der Steuerpflichtige unter Benutzung einer im Ausland gelegenen Wohnung lediglich seine Tätigkeit im Inland ausübt (BFH-Urteil vom 25. Mai 1988 – BStBl II S. 944). Grenzgänger haben ihren gewöhnlichen Aufenthalt grundsätzlich im Wohnsitzstaat (BFH-Urteil vom 10. Mai 1989 – BStBl II S. 755). Zu den Besonderheiten bei Arbeitnehmern mit Besteuerungsmerkmalen im Ausland (u. a. bei unbeschränkter Steuerpflicht im Sinne des § 1 Abs. 2 und 3 EStG) vgl. Abs. 2 und Abschnitte 17 Abs. 9 und 19 Abs. 1.

Bei Arbeitnehmern, die sich nur für einen kurzen Zeitraum im Inland aufhalten, z. B. aufgrund eines Touristenvisums oder zum vorübergehenden Einsatz im Baugewerbe, in der Forstverwaltung oder als Erntehelfer, ist daher anhand der Aufenthaltsgenehmigung und insbesondere der Arbeitserlaubnis zu überprüfen, ob sie sich mehr als sechs Monate im Inland aufhalten werden. Ist dies nicht der Fall, wird im Inland kein Wohnsitz begründet und es liegt auch kein gewöhnlicher Aufenthalt vor. Deshalb ist keine Lohnsteuerkarte auszustellen.

(2) Für Arbeitnehmer, die im Inland weder ihren Wohnsitz (§ 8 AO) noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt (§ 9 AO) haben, sind keine Lohnsteuerkarten auszustellen.

Für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs erteilt das Betriebsstättenfinanzamt stattdessen auf Antrag eine Bescheinigung nach § 39 c Abs. 3 oder 4 oder nach § 39 d EStG.

Nichtdeutsche Mitglieder und technische Fachkräfte der ausländischen Streitkräfte in der Bundesrepublik Deutschland und deren nichtdeutsche Ehegatten und Kinder begründen nach Art. X Abs. 1 Satz 2 des Nato-Truppenstatus (BGBl. 1961 II S. 1183) und Art. 68 Abs. 4 des Zusatzabkommens (BGBl. 1961 S. 1218) im Bundesgebiet keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, wenn ihre Anwesenheit in der Bundesrepublik Deutschland allein auf dem Umstand beruht, dass einer der Ehegatten bei den Streitkräften beschäftigt ist.

Dem deutschen Ehegatten bzw. dem Ehegatten, der neben der ausländischen seine deutsche Staatsangehörigkeit beibehalten hat, ist auf Antrag eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse I oder, wenn ihm der Haushaltsfreibetrag (§ 32 Abs. 7 EStG) zusteht (vgl. Abschnitt 9 Abs. 1 Nr. 2), mit der Steuerklasse II auszustellen.

Die familiengerechte Steuerklasse kann von der Gemeinde nur bescheinigt werden, wenn beide Ehegatten aufgrund anderer Tatsachen ihren Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland begründet haben und damit nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind (siehe dazu auch Abschnitte 17 Abs. 9 und 19 Abs. 1). Hiervon – und damit von der unbeschränkten Steuerpflicht nach § 1 Abs. 1 EStG für beide Ehegatten – ist z. B. bei einem Mitglied der ausländischen Streitkräfte auszugehen, das zusammen mit seinem Ehegatten, der die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, und ggf. seinen Kindern außerhalb des Kasernenbereichs eine gemeinsame inländische Familienwohnung bezogen hat.

(3) Ausländische Diplomaten und die zu ihrem Haushalt gehörenden nichtdeutschen Familienmitglieder (Inhaber roter Diplomatenausweise) und ausländische Konsularbeamte und die im gemeinsamen Haushalt lebenden Familienmitglieder sind grundsätzlich nicht nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Ihnen sind deshalb keine Lohnsteuerkarten auszustellen.

Die bei den ausländischen diplomatischen und berufskonsularischen Vertretungen beschäftigten nichtdeutschen Mitglieder des Verwaltungs- und technischen Personals (entsandte Kräfte) sowie deren haushaltszugehörige nichtdeutsche Familienmitglieder sind ebenfalls nicht nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig (H 6 Nr. 29 (Wiener Übereinkommen Ifde. Nr. 6) EStH). Bezieht ein haushaltszugehöriges nichtdeutsches Familienmitglied Arbeitslohn von einem deutschen Arbeitgeber, ist keine Lohnsteuerkarte auszustellen. Sein ggf. deutscher Ehegatte bleibt unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Für ihn ist, wenn er Arbeitslohn aus einem inländischen Dienstverhältnis bezieht, eine Lohnsteuerkarte auszustellen. Es kann ihm von der Gemeinde jedoch nur die Steuerklasse I oder II bescheinigt werden, weil für die Bescheinigung der Steuerklasse III durch die Gemeinde die unbeschränkte Einkommensteuerpflicht nach § 1 Abs. 1 EStG beider Ehegatten erforderlich ist. Siehe aber auch Abschnitte 17 Abs. 9 und 19 Abs. 1.

Bei ausländischen Vertretungen beschäftigte nichtdeutsche Personen sowie deren haushaltszugehörige nichtdeutsche Familienmitglieder, die in der Bundesrepublik Deutschland ständig ansässig sind, sind nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig. Bezieht ein haushaltszugehöriges nichtdeutsches Familienmitglied Arbeitslohn von einem deutschen Arbeitgeber, so ist eine Lohnsteuerkarte mit familiengerechter Steuerklasse auszustellen.

Bekundet ein bei einer ausländischen Vertretung beschäftigtes nichtdeutsches Mitglied des Verwaltungs- und technischen Personals (entsandte Kraft) seine Absicht, ständig in der Bundesrepublik Deutschland zu bleiben, wird der Leiter der ausländischen Vertretung dem Auswärtigen Amt eine entsprechende Mitteilung machen, so dass der betreffende Bedienstete von diesem Zeitpunkt an als „ständig ansässig„ geführt werden kann (Erlass des Finanzministeriums NRW vom 5. Juli 1973 – S 1310 – 3 – V B 2 –, Abs. 3). Damit ist er dann nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Alle von ausländischen Vertretungen am Ort eingestellten Bediensteten (Ortskräfte) werden ohne Rücksicht auf ihre Staatsangehörigkeit als in der Bundesrepublik Deutschland „ständig ansässig„ angesehen, es sei denn, dass der Leiter der ausländischen Vertretung im Einzelfall darlegt, dass und aus welchen Gründen die betreffende Ortskraft sich nur vorübergehend in der Bundesrepublik Deutschland aufhält und die Absicht hat, später ins Ausland auszuwandern (Erlass des Finanzministeriums NRW vom 5. Juli 1973 – S 1310 – 3 – V B 2 –, Abs. 2).

Die vom Auswärtigen Amt den nichtdeutschen Mitgliedern des Verwaltungs- und technischen Personals der ausländischen diplomatischen Vertretungen sowie deren haushaltszugehörigen nichtdeutschen Familienmitgliedern ausgestellten blauen Ausweise können für die Frage der unbeschränkten Einkommensteuerpflicht nach § 1 Abs. 1 EStG nur als Beweisanzeichen dienen. Die Ausweise werden den entsandten Kräften mit einer Gültigkeitsdauer von 2 Jahren, den Ortskräften mit einer Gültigkeitsdauer von 1 Jahr ausgestellt.

Die vom Auswärtigen Amt den in der Bundesrepublik Deutschland ständig ansässigen Mitgliedern diplomatischer Vertretungen und den in ihrem Haushalt lebenden nichtdeutschen Familienangehörigen ausgestellten gelben Ausweise dienen als Beweis für die unbeschränkte Einkommensteuerpflicht nach § 1 Abs. 1 EStG. Das gilt nicht, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, dass der Ausweis im Einzelfall zu Unrecht ausgestellt wurde.

(4) Für Leistungen aus einer Unterstützungskasse braucht keine Lohnsteuerkarte ausgestellt zu werden, wenn die Leistungen im Monat 205 Euro nicht übersteigen und die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz erhoben wird (Erlass des Finanzministeriums NRW vom 15. Januar 1976 – S 2345 – 15 – V B 3).

(5) Für Bezieher von Waisengeld aus öffentlichen Kassen ist immer eine Lohnsteuerkarte auszustellen.

(6) Über die Ausstellung von Lohnsteuerkarten an Kinder, die das 15. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, und an Jugendliche, die der Vollschulzeitpflicht unterliegen, ist das örtlich zuständige Amt für Arbeitsschutz zu unterrichten (§ 52 i. V. mit § 2 Jugendarbeitsschutzgesetz). Die Unterrichtung soll in den Fällen unterbleiben, in denen die Lohnsteuerkarte nur zum Bezug von Waisengeld ausgestellt wird. Die Mitteilung ist auf den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes zu beschränken.

(7) Es ist nicht zulässig, allen Einwohnern ab einem bestimmten Alter generell Lohnsteuerkarten auszustellen. Eine Lohnsteuerkarte darf nur dann ausgestellt werden, wenn diese nach den Unterlagen der Gemeinde auch tatsächlich benötigt wird.

(8) Ausländischen Asylbewerbern und anderen ausländischen Arbeitnehmern kann die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte auch dann nicht versagt werden, wenn ihnen eine Arbeitsaufnahme nicht gestattet ist (vgl. § 40 AO). In diesen Fällen ist jedoch eine Benachrichtigung der Ausländerbehörden zulässig (§ 31 a Abs. 1 Satz 2 AO).

7. Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte

(1) Die Eintragung der Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge sowie der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene ist die gesonderte Feststellung von Besteuerungsgrundlagen, die jederzeit, auch rückwirkend, geändert werden kann (vgl. jedoch § 39 Abs. 5 EStG). Der Eintragung braucht eine Belehrung über den zulässigen Rechtsbehelf nicht beigefügt zu werden (§ 39 Abs. 3 b, § 39 a Abs. 4 EStG). Wird die Eintragung eines Freibetrages ganz oder teilweise abgelehnt, muss ein schriftlicher Bescheid mit Belehrung über den zulässigen Rechtsbehelf erteilt werden (§ 39 a Abs. 4 Satz 3 EStG).

(2) Die Lohnsteuerkarten sind von der Gemeinde aufgrund ihrer melderechtlichen Unterlagen (z. B. Melderegister oder Einwohnerkartei) auszustellen.

Dabei ist auf die vorgeschriebene Reihenfolge der Eintragungen und auf die richtige Bezeichnung des Wohnsitzes des Arbeitnehmers sowie auf die richtige und vollständige Bezeichnung des Finanzamts und dessen vierstelliger Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel (zuletzt veröffentlicht im BStBl 2001 I S. 84; die Bekanntgabe der bundeseinheitlichen Finanzamtsnummern im BStBl I entfällt künftig, siehe dazu BStBl 2001 I S. 998) zu achten.

In der Anschrift des Arbeitnehmers muss der Familienname eindeutig erkennbar sein. Ist der Familienname zuerst angegeben, so wird er durch ein Komma von dem/den Vornamen getrennt. Die Eintragung eines Künstlernamens ist möglich, sofern er in den melderechtlichen Unterlagen enthalten ist.

Vor der Bezeichnung der Gemeinde, des Finanzamts und des Wohnsitzes des Arbeitnehmers ist jeweils die Postleitzahl einzutragen. Zur Bezeichnung der Gemeinde gehört auch ihr amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS). Veränderungen des achtstelligen AGS sind nicht zulässig.

Der Eindruck eines Personenkennzeichens ist nach § 4 Abs. 3 MG NW nicht zulässig. Es bestehen jedoch keine Bedenken, wenn eine für steuerliche Zwecke gebildete „Steuernummer„ in die Lohnsteuerkarte eingedruckt wird.

(3) Auf dem Muster der Lohnsteuerkarten ist die Angabe der Berufsbezeichnung des Arbeitnehmers nicht vorgesehen. Es bleibt jedoch den Gemeinden überlassen, zusätzlich die Berufsbezeichnung einzutragen.

(4) Die ausstellende Gemeinde braucht nur in der ersten Zeile auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte angegeben zu werden. In der für die Unterschrift der Gemeinde vorgesehenen Zeile ist nur noch das Ausstellungsdatum einzutragen. Abweichend hiervon sind jedoch aus Sicherheitsgründen alle Lohnsteuerkarten, die im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens nicht mit EDV-Anlagen, Lochkartenanlagen oder Adressiermaschinen ausgestellt werden, sowie alle Lohnsteuerkarten, die auf Antrag nachträglich ausgestellt werden, sowie alle Lohnsteuerkarten, die auf Antrag nachträglich ausgestellt werden, mit dem Dienstsiegel der ausstellenden Gemeinde und einer Unterschrift zu versehen; der Eindruck eines Dienstsiegels und einer faksimilierten Unterschrift auf der Lohnsteuerkarte sind nicht zulässig (R 108 Abs. 11 Satz 1 LStR).

(5) Wegen der Versendung der Lohnsteuerkarten in Fensterbriefumhüllungen wird auf die Anlage 2 a Abschnitt 1.3 Abs. 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG für den Briefdienst Inland (AGB BfD Inl.) hingewiesen. Für die Absenderangabe kann der obere Teil des Anschriftenfeldes auf der Lohnsteuerkarte benutzt werden; die Absenderangabe darf nach den postalischen Bestimmungen jedoch nicht mehr als ein Fünftel der Fensterfläche umfassen. Es dürfen grundsätzlich nur solche Fensterbriefumhüllungen verwendet werden, die keine von dem Muster abweichende Gestaltung der Lohnsteuerkarten erfordern; nur die Abmessungen des Anschriftenfeldes und die Beschriftung der Lohnsteuerkarten dürfen den verwendeten Umhüllungen angepasst werden.

8. Bezeichnung der Religionsgemeinschaft

(1) Auf der Lohnsteuerkarte ist unter „Kirchensteuerabzug„ die Religionsgemeinschaft zu bezeichnen, der der Arbeitnehmer angehört, soweit die Religionsgemeinschaft die Erhebung der Kirchensteuer den Finanzbehörden übertragen hat. Bei nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten, die beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, ist das Kirchensteuermerkmal für den Ehegatten nur bei konfessionsverschiedenen Eheleuten anzugeben; bei konfessionsgleichen und bei glaubensverschiedenen Eheleuten ist das Kirchensteuermerkmal für den Ehegatten nicht zu bescheinigen. Es sind die folgenden Abkürzungen einzutragen:

ev = evangelisch (protestantisch), lt = lutherisch (evangelischlutherisch), rf = reformiert (evangelisch-reformiert), fr = französisch-reformiert, rk = römisch-katholisch, ak = alt-katholisch, jd = jüdische Kultussteuer (israelitisch, mosaisch).

Andere Abkürzungen dürfen nicht verwendet werden.

Gehört der Arbeitnehmer keiner Religionsgemeinschaft an, für die die Kirchensteuer von den Finanzbehörden erhoben wird, so sind zwei Striche „--„ einzutragen.

9. Eintragung der Steuerklasse

(1) Maßgebender Stichtag für die Eintragung der Steuerklasse ist der 1. Januar 2004 (§ 39 Abs. 3 b EStG). Wegen der Bescheinigung von Kindern vgl. Abschnitt 10.

Die Gemeinde hat auf der Lohnsteuerkarte die Steuerklasse in Buchstaben zu bescheinigen (§§ 38 b, 39 Abs. 3 Nr. 1 EStG).

1. In die Steuerklasse I gehören Arbeitnehmer, die am 1. Januar 2004

   a)

   ledig sind (das Führen einer Lebenspartnerschaft nach dem LPartG vom 16. Februar 2001, BGBl. I S. 266, ist bisher nicht in die Aufzählung in § 38 b EStG aufgenommen worden. Personen, die eine Lebenspartnerschaft führen, werden steuerlich wie Ledige behandelt),

   b)

   verheiratet, verwitwet oder geschieden sind und bei denen die Voraussetzungen für die Steuerklasse III oder IV nicht erfüllt sind.

2. In die Steuerklasse II gehören die unter Nr. 1 genannten Arbeitnehmer, wenn sie einen Kinderfreibetrag (Zähler 0,5 reicht aus) oder Kindergeld für mindestens ein Kind erhalten, das zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat und das zu diesem Stichtag oder zu einem anderen maßgebenden Stichtag (z. B. Geburt, Zuzug aus dem Ausland) in ihrer inländischen Wohnung (ggf. auch Nebenwohnung) gemeldet ist. Durch das Fünfte Gesetz zur Änderung des Steuerbeamten-Ausbildungsgesetzes und zur Änderung von Steuergesetzen vom 23. Juli 2002 (BGBl. I S. 2715) ist die bis dahin geltende einschränkende Regelung des § 32 Abs. 7 Satz 6 EStG wieder rückwirkend ab 1. Januar 2002 aufgehoben worden. Ein Abzug des Haushaltsfreibetrags – und damit auch eine Bescheinigung der Steuerklasse II – ist nun bis einschließlich Kalenderjahr 2004 auch in den Fällen möglich, in denen die dafür erforderlichen Voraussetzungen im Kalenderjahr 2001 nicht vorgelegen haben.

   Ergänzender Hinweis

   Der Entwurf eines Haushaltsbegleitgesetzes 2004 sieht u. a. das Vorziehen der dritten Steuerentlastungsstufe von 2005 auf 2004 vor. Das würde den Wegfall des Haushaltsfreibetrags und der Steuerklasse II bereits ab dem Kalenderjahr 2004 bedeuten. Ob der Haushaltsfreibetrag und die Steuerklasse II tatsächlich bereits ab dem Kalenderjahr 2004 wegfallen, steht erst mit dem Abschluss des Gesetzgebungsverfahrens fest. Das ist aber frühestens im Herbst 2003 zu erwarten.

   Leben beide Elternteile innerhalb einer Gemeinde, ist nach § 13 Abs. 1 Satz 2 MG NW grundsätzlich eine Meldung nur für eine Wohnung erforderlich. Das schließt indessen eine „freiwillige„ Meldung für die weitere Wohnung nicht aus; sie ist nicht unzulässig und unabdingbare Voraussetzung für die Bescheinigung der Steuerklasse II bei dem Elternteil, der in der „weiteren„ Wohnung lebt.

   Kinder, die bei beiden Elternteilen oder einem Elternteil und einem Großelternteil mit Wohnung im Inland gemeldet sind, werden nach § 32 Abs. 7 EStG dem Elternteil oder Großelternteil zugeordnet, in dessen Wohnung sie im Kalenderjahr zuerst gemeldet waren, im Übrigen der Mutter oder mit deren Zustimmung dem Vater oder dem Großelternteil. Dieses Wahlrecht kann für mehrere Kinder nur einheitlich ausgeübt werden. In Fällen, in denen ein Kind nur gleichzeitig beim Vater und einem Großelternteil gemeldet ist, steht das Wahlrecht dem Vater zu.

   Für die Fragen, in wessen Wohnung das Kind gemeldet war oder ob eine gemeinsame Wohnung der Eltern vorliegt, sind allein die Verhältnisse maßgebend, wie sie sich aus dem Melderegister ergeben. Darauf, wo sich das Kind oder die Elternteile tatsächlich aufgehalten haben, kommt es nicht an (BFH-Urteil vom 27. Juli 1984 – BStBl 1985 II S. 8).

   Die Steuerklasse II darf ausschließlich auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers bescheinigt werden, dem das Kind / die Kinder zugeordnet wird/werden.

   Nur wenn in einem Zuordnungsfall der Gemeinde im Zeitpunkt der Ausstellung der Lohnsteuerkarte die unwiderrufliche Zustimmung der Mutter auf Zuordnung des Kindes zum Vater vorliegt, ist die Steuerklasse II auf der Lohnsteuerkarte des Vaters zu bescheinigen. In diesem Fall sind die Gemeinde, die für die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für die Mutter zuständig ist, zwecks Berücksichtigung der Steuerklasse I anstelle der Steuerklasse II und das Wohnsitzfinanzamt des Vaters entsprechend zu unterrichten. Hat das Wohnsitzfinanzamt des Vaters mit Zustimmung der Mutter bei diesem die Steuerklasse II bescheinigt, hat es die Gemeinde, die für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte der Mutter zuständig ist, hierüber zu unterrichten, wenn die geänderte Zuordnung mindestens auch ein Kind unter 18 Jahren betrifft. Dies gilt entsprechend, wenn das Kind mit Zustimmung der Mutter oder des Vaters einem Großelternteil zugeordnet wird.

   Die Mutter kann die Zustimmung zur Zuordnung des Kindes beim Vater oder bei einem Großelternteil bzw. der Vater die Zustimmung zur Zuordnung bei einem Großelternteil auch auf Dauer erteilen. Die Zustimmung wird aber für künftige Kalenderjahre jeweils erst mit deren Beginn wirksam. Bis dahin kann sie zurückgenommen werden. Ist die Zustimmung zur Zuordnung von Kindern auf Dauer erteilt und geht dies aus der Mitteilung hervor, braucht die Bescheinigung der Steuerklasse II in den Folgejahren nicht mehr mitgeteilt zu werden. Wird eine auf Dauer erteilte Zustimmung zurückgenommen, so hat die Gemeinde, die daraufhin der Mutter / dem Vater die Steuerklasse II bescheinigt, hierüber die Gemeinde zu unterrichten, die für die Änderung der Steuerklasse II in Steuerklasse I auf der Lohnsteuerkarte des Vaters / des Großelternteils zuständig ist. Zusätzlich ist das Wohnsitzfinanzamt des Vaters/Großelternteils zu unterrichten (R 109 Abs. 4 LStR). Die Vordrucke hierfür werden den Gemeinden von den Finanzämtern kostenlos zur Verfügung gestellt.

   Durch die geänderte Zuordnung des Kindes beim Vater / bei einem Großelternteil werden nicht die Eintragungen zur Zahl der Kinderfreibeträge (Abschnitt 10 Abs. 4 Sätze 1 bis 3) berührt. Eine Übertragung des Kinderfreibetrags ist ggf. gesondert beim Finanzamt zu beantragen (vgl. Abschnitt 10 Abs. 4 Satz 4 Buchstabe c und Abs. 6 Nr. 3 sowie Abschnitt 14).

3. In die Steuerklasse III gehören Arbeitnehmer,

   a)

   die am 1. Januar 2004 verheiratet sind, wenn beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben und

   aa)

   der Ehegatte keinen Arbeitslohn bezieht oder

   bb)

   der Ehegatte auf Antrag beider Ehegatten in die Steuerklasse V eingereiht wird.

   Hat ein Arbeitnehmer mehrere Ehefrauen (z. B. nach islamischem Recht), so steht ihm nur einmal die Vergünstigung der Steuerklasse III zu,

   b)

   die verwitwet sind, wenn sie und ihr verstorbener Ehegatte im Zeitpunkt seines Todes unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben, aber nur wenn der Ehegatte im Kalenderjahr 2003 verstorben ist,

   c)

   deren Ehe im Kalenderjahr 2004 aufgelöst worden ist, wenn

   aa)

   im Kalenderjahr 2004 beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig gewesen sind und nicht dauernd getrennt gelebt haben und

   bb)

   der andere Ehegatte im Kalenderjahr 2004 wieder geheiratet hat, von seinem neuen Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und er und sein neuer Ehegatte unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind.

4. In die Steuerklasse IV gehören Arbeitnehmer, die am 1. Januar 2004 verheiratet sind, wenn beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben und der Ehegatte des Arbeitnehmers ebenfalls Arbeitslohn bezieht. Das gilt nicht, wenn für einen Ehegatten eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgeschrieben ist.

5. In die Steuerklasse V gehören die unter Nr. 4 genannten Arbeitnehmer, wenn der Ehegatte des Arbeitnehmers auf Antrag beider Ehegatten im Kalenderjahr 2004 in die Steuerklasse III eingereiht wird.

6. Ist ein Arbeitnehmer mit mehreren Ehefrauen verheiratet, die im Bundesgebiet tätig sind, so erhält nur eine Ehefrau die Steuerklasse III, IV oder V. Die weiteren Ehefrauen erhalten eine Steuerkarte mit Steuerklasse I oder II.

7. Es bestehen keine Bedenken, dass die Gemeinden in Fällen, in denen für beide Ehegatten bisher Lohnsteuerkarten mit den Steuerklassen IV oder mit den Steuerklassen III und V ausgestellt wurden, auch für 2004 im allgemeinen Ausstellungsverfahren die Steuerklassen bescheinigen, die in diesem Zeitpunkt für das Vorjahr maßgebend sind.

   Dabei ist zu beachten, dass die Steuerklassenkombination III/V grundsätzlich einen gemeinsamen Antrag der Eheleute voraussetzt. Soweit ein Ehegatte diesen Antrag vor dem 1. Januar 2004 widerruft, ist deshalb auf beiden Lohnsteuerkarten die Steuerklasse IV einzutragen.

   Wegen Änderungen der Steuerklassen im Kalenderjahr 2004 Hinweis auf Abschnitt 17.

8. Die Steuerklasse VI gilt bei Arbeitnehmern, die im Kalenderjahr 2004 nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn beziehen, für die Einbehaltung der Lohnsteuer vom Arbeitslohn aus dem zweiten und weiteren Dienstverhältnis. Das gilt auch dann, wenn als erste Lohnsteuerkarte eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgestellt worden ist.

   Erhält der Arbeitnehmer Arbeitslohn aus mehreren Dienstverhältnissen aus derselben öffentlichen Kasse, so ist ohne weitere Prüfung eine zweite oder weitere Lohnsteuerkarte auszustellen, ohne Rücksicht darauf, ob die zweite oder weitere Lohnsteuerkarte verwendet wird oder nicht.

9. Auf Lohnsteuerkarten, auf denen die Steuerklasse V oder VI bescheinigt wird, ist auch die Religionsgemeinschaft des Arbeitnehmers und bei konfessionsverschiedenen Eheleuten die seines von ihm nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten zu bescheinigen (R 108 Abs. 7 LStR).

10. Auf Antrag des Arbeitnehmers kann eine für ihn ungünstigere Steuerklasse oder geringere Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden (§ 39 Abs. 3 b Satz 2 EStG). Ein einmal gestellter Antrag ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre solange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird.

Als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig im Sinne der Nrn. 3 und 4 darf die Gemeinde nur Personen berücksichtigen, die die Voraussetzungen des § 1 Abs. 1 EStG erfüllen.

Zur Bescheinigung der Steuerklasse II oder III auf der Grundlage des § 1 a Abs. 1 Nrn. 2 und 3 EStG bei unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern, die Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Europäischen Union oder der Staaten Island, Norwegen oder Liechtenstein sind, siehe Abschnitte 17 Abs. 9 und 19 Abs. 1.

(2) Die Frage, ob der Arbeitnehmer verheiratet ist, ist ausschließlich nach dem bürgerlichen Recht zu beurteilen (BFH-Urteil vom 21. Juni 1957 – BStBl III S. 300). Wird eine Ehe für nichtig erklärt (§ 23 Ehegesetz), so gilt mit der Rechtskraft des Urteils die Ehe als von Anfang an nicht geschlossen. Maßgeblich für die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte ist der Familienstand vor der Eheschließung mit der Folge, dass die Steuerklasse rückwirkend ab 1. Januar des Kalenderjahrs, für das eine Lohnsteuerkarte gilt, geändert werden muss. Dagegen ist eine Ehe bei Scheidung oder Aufhebung nach § 1564 BGB, § 29 Ehegesetz erst mit Rechtskraft des Urteils aufgelöst, diese bürgerlich-rechtliche Regelung ist auch für das Einkommensteuerrecht maßgebend (BFH-Urteil vom 9. März 1973 – BStBl II S. 487).

Ein Steuerpflichtiger, dessen Ehegatte verschollen oder vermisst ist, gilt als verheiratet. Bei Kriegsgefangenen oder Verschollenen kann in der Regel ferner davon ausgegangen werden, dass sie vor Eintritt der Kriegsgefangenschaft oder Verschollenheit einen Wohnsitz im Inland gehabt haben (BFH-Urteil vom 3. März 1978 – BStBl II S. 372). Wird ein verschollener Ehegatte für tot erklärt, so gilt der Steuerpflichtige vom Tag der Rechtskraft des Todeserklärungsbeschlusses an als verwitwet (vgl. § 49 AO).

Ist ein verwitweter Steuerpflichtiger eine neue Ehe eingegangen und ist diese neue Ehe geschieden worden, so ist der Steuerpflichtige von dem Zeitpunkt an, in dem das Scheidungsurteil rechtskräftig geworden ist, wieder als verwitwet zu behandeln (BFH-Urteil vom 9. Juni 1965 – BStBl III S. 590).

(3) Ein dauerndes Getrenntleben ist anzunehmen, wenn die zum Wesen der Ehe gehörende Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft nach dem Gesamtbild der Verhältnisse auf Dauer nicht mehr besteht. Dabei ist unter Lebensgemeinschaft die räumliche, persönliche und geistige Gemeinschaft der Ehegatten, unter Wirtschaftsgemeinschaft die gemeinsame Erledigung der die Ehegatten gemeinsam berührenden wirtschaftlichen Fragen ihres Zusammenlebens zu verstehen (BFH-Urteil vom 15. Juni 1973 – BStBl II S. 640). Einer auf Dauer herbeigeführten räumlichen Trennung wird bei Abwägung der für und gegen die Annahme eines dauernden Getrenntlebens sprechenden Merkmale regelmäßig eine besondere Bedeutung zukommen. Die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft ist jedoch im Allgemeinen nicht aufgehoben, wenn sich die Ehegatten nur vorübergehend räumlich trennen, z. B. bei einem beruflich bedingten Auslandsaufenthalt eines der Ehegatten. Sogar in den Fällen, in denen die Ehegatten infolge zwingender äußerer Umstände für eine nicht absehbare Zeit räumlich voneinander getrennt leben müssen, z. B. infolge Krankheit oder Verbüßung einer Freiheitsstrafe, kann die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft noch weiterbestehen, wenn die Ehegatten die erkennbare Absicht haben, die eheliche Verbindung in dem noch möglichen Rahmen aufrechtzuerhalten und nach dem Wegfall der Hindernisse die volle eheliche Gemeinschaft wiederherzustellen. Ein dauerndes Getrenntleben liegt ebenfalls nicht vor, wenn z. B. jung verheiratete Eheleute noch keine geeignete gemeinsame Wohnung gefunden haben. In der Regel sind die Angaben der Ehegatten, sie lebten nicht dauernd getrennt, anzuerkennen, es sei denn, dass die äußeren Umstände das Bestehen einer ehelichen Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft fraglich erscheinen lassen (BFH-Urteile vom 5. Oktober 1966 – BStBl 1967 III S. 84 und 110; H 174 (Getrenntleben) EStH).

10. Bescheinigung von Kindern

(1) Kinder im Sinne des EStG sind:

1. Kinder, die im ersten Grad mit dem Steuerpflichtigen verwandt sind (§ 32 Abs. 1 Nr. 1 EStG).

   Das sind eheliche Kinder einschl. angenommener Kinder, für ehelich erklärte und nichteheliche Kinder. Mit der Annahme eines minderjährigen Kindes erlischt grundsätzlich das Verwandtschaftsverhältnis zu seinen leiblichen Eltern, bei Annahme des nichtehelichen Kindes des Ehegatten nur das Verwandtschaftsverhältnis zum anderen Elternteil (§ 1755 BGB). Die Annahme als Kind wird vom Vormundschaftsgericht ausgesprochen (§ 1752 Abs. 1, § 1768 Abs. 1 BGB) und erst durch die Zustellung eines betreffenden Beschlusses rechtswirksam. Ist das Verwandtschaftsverhältnis des angenommenen Kindes zu seinen leiblichen Eltern ausnahmsweise nicht erloschen, so ist es vorrangig als angenommenes Kind zu berücksichtigen (§ 32 Abs. 2 Satz 1 EStG).

   Ist für Kinder, die nicht im Haushalt des Arbeitnehmers leben, eine Auskunftssperre gemäß § 1758 Abs. 2 des BGB im Melderegister gespeichert, weil für das Kind ein Adoptionsverfahren eingeleitet worden ist, so ist von der Meldebehörde durch eine Rückfrage bei der für das Kind zuständigen Adoptionsvermittlungsstelle zu prüfen, ob das Adoptionsverfahren abgeschlossen ist;

2. 2. Pflegekinder (§ 32 Abs. 1 Nr. 2 EStG).

   Ein Pflegekindschaftsverhältnis setzt voraus, dass das Kind im Haushalt der Pflegeperson sein Zuhause hat und diese zu dem Kind in einer familienähnlichen, auf längere Dauer angelegten Beziehung wie zu einem eigenen Kind steht. Hieran fehlt es, wenn ein Kind von vornherein nur für eine begrenzte Zeit im Haushalt des Steuerpflichtigen Aufnahme findet. Kinder, die mit dem Ziel der Annahme vom Steuerpflichtigen in Pflege genommen werden (§ 1744 BGB), sind regelmäßig Pflegekinder. Werden Kinder nur des Erwerbs wegen aufgenommen, so sind sie keine Pflegekinder, sondern Kostkinder. Hat der Steuerpflichtige mehr als sechs Kinder in seinem Haushalt aufgenommen, so spricht eine Vermutung dafür, dass es sich um Kostkinder handelt.

   Ist ein im ersten Grad mit dem Steuerpflichtigen verwandtes Kind zugleich ein Pflegekind, ist es vorrangig als Pflegekind zu berücksichtigen (§ 32 Abs. 2 Satz 2 EStG).

   Stiefkinder sind grundsätzlich nicht zu berücksichtigen; dies schließt nicht aus, dass das Stiefkind als leibliches Kind oder Adoptivkind des anderen Ehegatten auf der Lohnsteuerkarte des Stiefelternteils eingetragen wird.

(2) Ein Kind wird im Monat der Geburt und in jedem folgenden Monat berücksichtigt, zu dessen Beginn es das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat (§ 32 Abs. 3 EStG). Für die Frage, ob ein Kind lebend geboren wurde, ist im Zweifel das Geburtenregister maßgebend.

Die Berücksichtigung eines Kindes wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass

• das Kind verheiratet ist,

• das Kind nicht zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehört, ausgenommen Pflegekinder (vgl. Abs. 1 Nr. 2) oder

• das Kind eigene Einkünfte oder Bezüge hat.

(3) Kinder sind von der Gemeinde nur zu bescheinigen, wenn sie zu Beginn des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, d. h. nach dem 1. Januar 1986 geboren sind, und es sich weder um Pflegekinder noch um Kinder eines Arbeitnehmers handelt, die zu Beginn des Kalenderjahrs Pflegekinder eines anderen Steuerpflichtigen sind. Die Bescheinigung von Kindern richtet sich nach § 32 Abs. 1 und 3 sowie nach § 39 Abs. 3 Nr. 2 und Abs. 3 b EStG. Danach hat die Gemeinde in Abschnitt I der Lohnsteuerkarte für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Kinder des Arbeitnehmers oder seines nicht dauernd getrennt lebenden unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Ehegatten, die im ersten Grad mit ihm oder seinem nicht dauernd getrennt lebenden, unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Ehegatten verwandt sind, die Zahl der Kinderfreibeträge nach § 39 Abs. 3 Nr. 2 EStG – nur in den Steuerklassen I bis IV – in arabischen Ziffern einzutragen.

Vollendet ein Kind im Laufe des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, das 18. Lebensjahr, braucht die bescheinigte Zahl der Kinderfreibeträge nicht geändert zu werden. Eine Begrenzung der Eintragung der Kinderfreibeträge für den Fall, dass die Voraussetzungen für die Berücksichtigung im Laufe des Jahres entfallen, sieht das Einkommensteuergesetz nicht vor. Siehe dazu auch H 109 (Allgemeines Satz 2) LStH sowie Abschnitt 17 Abs. 2.

Soweit keine Eintragung vorzunehmen ist, sind zwei Striche „--„ anzubringen. Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, darf die Gemeinde nur berücksichtigen,

• wenn ihr für dieses Kind eine steuerliche Lebensbescheinigung (Abs. 5) vorgelegen hat, die nicht älter als drei Jahre ist, oder

• wenn der Gemeinde durch das Finanzamt die Berücksichtigung dieses Kindes für das vorangegangene oder das davor liegende Kalenderjahr nach Abs. 7 Nr. 1 angezeigt worden ist oder

• wenn das Kind in den letzten zwei Jahren vor Beginn des Kalenderjahrs aus der inländischen Wohnung eines Elternteils in die inländische Wohnung des anderen Elternteils umgezogen ist und der Gemeinde eine Rückmeldung vorgelegen hat.

Auf Antrag des Arbeitnehmers kann eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge eingetragen werden. Ein einmal gestellter Antrag ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre solange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird.

Kinderfreibeträge für im Ausland lebende Kinder sind nicht von den Gemeinden auf der Lohnsteuerkarte einzutragen. Dies gilt nicht für Kinder, die sich zum Zwecke der Berufsausbildung vorübergehend im Ausland aufhalten. Diese Kinder sind von den Gemeinden auf der Lohnsteuerkarte einzutragen, wenn ihnen im Haushalt der Eltern eine angemessene Wohn- und Schlafgelegenheit zur Verfügung steht.

(4) Die Zahl der Kinderfreibeträge ist unabhängig von der Zuordnung der Kinder einzutragen. Für jedes zu berücksichtigende Kind gilt grundsätzlich der Zähler 0,5. Der Zähler 1 gilt für ein Kind,

Abweichend hiervon trägt das Finanzamt den Zähler 1 auf die Lohnsteuerkarte ein, wenn

(5) Die Eintragung von Kindern eines Arbeitnehmers, die zu Beginn des Kalenderjahrs nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben und die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind, ist durch die Gemeinde nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer eine von der Wohnsitzgemeinde des Kindes für steuerliche Zwecke ausgestellte Lebensbescheinigung vorgelegt hat. Diese darf nicht älter als drei Jahre sein. Die steuerliche Lebensbescheinigung für Kinder ist auf Antrag Personen auszustellen, die mit dem Kind im ersten Grad verwandt sind; die Ausstellung ist in entsprechender Anwendung des § 39 Abs. 1 Satz 1 EStG gebührenfrei. In die Lebensbescheinigung sind Aussagen über ein Pflegekindschaftsverhältnis nur aufzunehmen, wenn hierüber eine Mitteilung des Finanzamts vorliegt. Zuständig für die Ausstellung der Lebensbescheinigung ist die Gemeinde, bei der das Kind mit (Haupt-)Wohnung gemeldet ist. Die Vordrucke für die Lebensbescheinigung werden den Gemeinden von den Finanzämtern kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Gemeinden können die Lebensbescheinigung auf eigene Kosten auch in anderer Form erteilen, wenn sie die in dem Vordruckmuster geforderten Angaben enthält.

Bei Ausstellung der Lebensbescheinigung hat die Gemeinde festzustellen,

1. ob sie dieses Kind in einer von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarte mit dem Zähler 1 berücksichtigt hat (Abs. 4 Satz 3) oder

2. ob eine Mitteilung des Finanzamts über die Eintragung des Zählers 1 für dieses Kind vorliegt (Abs. 7 Nr. 2 Buchstabe b).

Ggf. hat sie im Fall der Nr. 1 die Lohnsteuerkarte von Amts wegen zu ändern (§ 39 Abs. 4 Sätze 3 und 4 EStG) oder im Fall der Nr. 2 das Finanzamt über die Ausstellung der Lebensbescheinigung zu unterrichten. Vordrucke hierfür werden den Gemeinden von den Finanzämtern kostenlos zur Verfügung gestellt.

Ist für ein Kind eine Auskunftssperre wegen besonderer schutzwürdiger Belange oder zur Sicherung personenstandsrechtlicher Schutzbestimmungen im Datensatz eingetragen, darf keine Lebensbescheinigung ausgestellt werden. Dem Antragsteller ist in diesem Fall Folgendes mitzuteilen: „Die Erteilung einer Lebensbescheinigung ist nicht möglich. Wir stellen anheim, sich wegen der Führung des Nachweises unmittelbar an Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden.„

(6) Sind bei einem Arbeitnehmer Kinder zu berücksichtigen, die zu Beginn des Kalenderjahrs das 18. Lebensjahr vollendet haben (§ 32 Abs. 4 und 5 EStG), so ist für die Änderung der auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Steuerklasse und der Zahl der Kinderfreibeträge das Finanzamt zuständig. Dasselbe gilt – unabhängig vom Lebensalter – auch

1. für die Bescheinigung der Kinder unter 18 Jahren, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet sind – dazu zählen auch die Kinder, die im Inland nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind –, wenn der Arbeitnehmer für das betreffende Kind keine Lebensbescheinigung (Abs. 5) beibringen kann,

2. für die Bescheinigung der Pflegekinder,

3. für die Bescheinigung der Kinder, für die in den Fällen des Abs. 4 letzter Satz der Kinderfreibetrag mit dem Zähler 1 eingetragen wird,

4. wenn der Kinderfreibetrag auf den Arbeitnehmer als Stiefelternteil oder als Großelternteil nach § 32 Abs. 6 Satz 7 EStG zu übertragen ist,

5. für nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Kinder, für die dem Arbeitnehmer nicht ermäßigte Kinderfreibeträge zustehen.

Aus Vereinfachungsgründen kann das Finanzamt auch unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Kinder unter 18 Jahren eintragen, die nach Abs. 3 von der Gemeinde zu bescheinigen sind, wenn der Arbeitnehmer die Berücksichtigung im Rahmen seines Lohnsteuerermäßigungsantrags geltend macht. Ermäßigte Kinderfreibeträge für nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Kinder sind nicht zu bescheinigen.

(7) Das Finanzamt hat

1. der Gemeinde, bei der der Arbeitnehmer mit Hauptwohnung gemeldet ist, mitzuteilen, wenn es ein Kind – ausgenommen Kinder, die im Inland nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind – nach Abs. 6 Nr. 1 oder nach Abs. 6 vorletzter Satz bescheinigt hat,

2. der Gemeinde, bei der das Kind mit (Haupt-)Wohnung gemeldet ist, mitzuteilen, wenn es

   a)

   das Kind erstmals nach Abs. 6 Nr. 2 als Pflegekind anerkannt oder abgelehnt hat oder

   b)

   für ein unter 18 Jahre altes Kind in den Fällen des Abs. 4 letzter Satz Buchstaben a und b nach Abs. 6 Nr. 3 den Zähler 1 bescheinigt hat.

(8) Nach den Meldegesetzen der Länder ist die Erhebung und Speicherung der Daten zur Rechtsstellung eines Kindes zu seinen Eltern (im ersten Grad verwandt, Stief- oder Pflegekind) zulässig. Soweit diese Daten der Kinder nicht bereits aus dem Meldeschein ersichtlich sind (vgl. VO zur Änderung der VO zur Durchführung des MG NW vom 29. August 1987 – GVO. NW. S. 329) sind diese von der Gemeinde in ihrer Eigenschaft als örtliche Finanzbehörde gesondert zu erheben, wenn der Arbeitnehmer die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte beantragt.

11. Besonderheiten bei der Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für ausländische Arbeitnehmer

(1) Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für ausländische Arbeitnehmer sind ebenfalls die Bestimmungen über die örtliche Zuständigkeit der Gemeinden zu beachten (Hinweis auf Abschnitt 5).

Ausländischen Arbeitnehmern, denen bereits für 2003 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt wurde, die also bereits am Stichtag für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Bundesgebiet hatten, hat die zuständige Gemeinde eine Lohnsteuerkarte zuzusenden. Bei ausländischen Arbeitnehmern, die sich im Bundesgebiet aufhalten, kann die Steuerklasse entsprechend den Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2003 bescheinigt werden.

(2) Ausländischen Arbeitnehmern, die im Bundesgebiet im Laufe des Kalenderjahrs zur Arbeitsaufnahme erstmalig eintreffen, ist auf Antrag eine Lohnsteuerkarte sofort auszustellen, wenn sie durch Begründung eines Wohnsitzes oder bei einem voraussichtlichen Aufenthalt von mehr als 6 Monaten hier unbeschränkt einkommensteuerpflichtig werden (vgl. Abschnitt 6 Abs. 1).

(3) Bei ausländischen Arbeitnehmern wird auf der Lohnsteuerkarte auch der Pauschbetrag für behinderte Menschen (§ 33 b EStG; siehe Abschnitt 12) eingetragen. Wegen des Nachweises des Grades der Behinderung gelten die allgemeinen Vorschriften. Ausländische Ersatzpapiere reichen nicht aus. Sind der behinderte Ehegatte oder behinderte Kinder eines ausländischen Arbeitnehmers nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, ist eine Eintragung des Pauschbetrags auf der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde nicht möglich (zur Eintragung des Pauschbetrags durch das Finanzamt siehe Abschnitte 12 Abs. 3 und 19 Abs. 1).

12. Eintragung von Pauschbeträgen für behinderte Menschen und Hinterbliebene

(1) Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 haben die Gemeinden nach Anweisung des Finanzamts die Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene (§ 33 b Abs. 1 bis 5 EStG) in eigener Zuständigkeit als Freibetrag auf den Lohnsteuerkarten einzutragen (§ 39 a Abs. 2 EStG), soweit der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich auf eine Vorwegeintragung verzichtet hat.

(2) Bei Ehegatten, die beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und nicht dauernd getrennt leben, ist der Freibetrag grundsätzlich je zur Hälfte auf die Ehegatten aufzuteilen, wenn für jeden Ehegatten eine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist; auf Antrag der Ehegatten ist aber eine andere Aufteilung vorzunehmen (§ 39 a Abs. 3 Satz 3 EStG). Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene, dürfen auch abweichend von Satz 1 als Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte des Ehegatten eingetragen werden, der die Voraussetzungen für den Pauschbetrag erfüllt.

(3) Steht der Pauschbetrag für behinderte Menschen oder der Pauschbetrag für Hinterbliebene einem Kind des Steuerpflichtigen zu, für das er einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld erhält, so wird der Pauschbetrag auf Antrag auf den Steuerpflichtigen übertragen, wenn ihn das Kind nicht in Anspruch nimmt. Ist das Kind nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, ist die Übertragung nur möglich, wenn der Steuerpflichtige Staatsangehöriger eines Mitgliedstaats der Europäischen Union oder der Staaten Island, Liechtenstein oder Norwegen ist, das Kind seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem dieser Staaten hat und die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte des Kindes nicht mehr als 6.136 Euro im Kalenderjahr betragen.

Erhalten für das Kind zwei Steuerpflichtige, die zusammen die Voraussetzungen des § 26 Abs. 1 Satz 1 EStG nicht erfüllen, einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld, so wird auf jeden von ihnen die Hälfte des Pauschbetrags übertragen. Auf gemeinsamen Antrag der Eltern ist eine andere Aufteilung möglich.

(4) Die Jahresfreibeträge sind in Monatsfreibeträge erforderlichenfalls in Wochen- und Tagesfreibeträge aufzuteilen. Die Bescheinigung der Freibeträge ist mit den in § 33 b Abs. 3 EStG festgelegten Euro-Beträgen vorzunehmen.

(5) Zur Vorwegeintragung der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene teilen die Finanzämter den Gemeinden die notwendigen Angaben mit (insbesondere Name und Anschrift des Arbeitnehmers, Grad der Behinderung, Höhe des Pauschbetrags, ggf. Gültigkeitsdauer des amtlichen Nachweises).

Bei der Eintragung eines Freibetrags durch die Gemeinde sind die Ziffern mit Stern (*) einzugrenzen. Eine Unterzeichnung der Eintragungen auf der einzelnen Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde ist entbehrlich, wenn die Eintragung maschinell vorgenommen wird. In die dafür vorgesehene Spalte ist unabhängig von der Art der Eintragung sowohl die zuständige Gemeinde als auch das Datum der Eintragung aufzunehmen.

(6) In allen Fällen, in denen kein Freibetrag durch die Gemeinde eingetragen wird, ist auf der Lohnsteuerkarte in Abschnitt I am Ende der Zeile, die für die Bescheinigung der Steuerklasse vorgesehen ist (grau unterlegte Zeile), zusätzlich ein Stern (*) einzudrucken.

Im Übrigen wird auf den Erlass des Innenministeriums NRW vom 12. Mai 1972 – III B 1 – 4/010 – 4739/72 – (MBl. NW. S. 1052) hingewiesen.

(7) Ist die Eintragung der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte unterblieben, kann sie vom örtlich zuständigen Finanzamt vorgenommen werden.

13. Zustellung der Lohnsteuerkarten 2004

(1) Die Lohnsteuerkarten 2004 können ab 20. September 2003 ausgestellt und zusammen mit der Informationsschrift „Lohnsteuer 2004„ laufend zugestellt werden. Sie müssen sich spätestens am 31. Oktober 2003 im Besitz der Arbeitnehmer befinden.

Die Zustellung kann durch die Post oder in sonstiger zulässiger Weise (z. B. Verteilung durch Gemeindebedienstete) geschehen. Zur Einschaltung von privaten Dienstleistungsunternehmen siehe Abs. 3 und Abschnitt 4 Abs. 2.

Verzieht ein Arbeitnehmer, ohne dass ihm seine Lohnsteuerkarte ausgehändigt wurde, so ist ihm die Lohnsteuerkarte nachzusenden.

(2) Die Angaben auf der Lohnsteuerkarte über die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers unterliegen dem Steuergeheimnis.

Die Lohnsteuerkarten sind in verschlossenem Briefumschlag zuzustellen. Dabei dürfen nur Briefumschläge ohne Hinweis auf die Lohnsteuerkarte verwendet werden. Lohnsteuerkarten für Ehegatten sind für jeden Ehegatten einzeln in einem gesonderten Briefumschlag zu versenden. Entsprechendes gilt für die Lohnsteuerkarten zum Haushalt der Eltern gehörender Kinder.

(3) Lohnsteuerkarten können durch private Dienstleistungsunternehmen einkuvertiert bzw. versendet werden, wenn deren Bedienstete verpflichtet werden, das Steuergeheimnis zu wahren. Diese Firmen dürfen bei der Versendung der Lohnsteuerkarten keinen Freistempler mit ihrem Firmennamen verwenden.

(4) Bei der Versendung der Lohnsteuerkarten dürfen diesen nur die Informationsschrift für Lohnsteuerzahler sowie Mitteilungen der Gemeinden, die Lohnsteuerkarten betreffen, beiliegen. Werbezettel, Prospekte oder andere Schriftstücke (z. B. Mitteilungen der Gemeindeunfallversicherung, Umweltschutzbroschüren) dürfen den Lohnsteuerkarten nicht beigefügt werden. Die Lohnsteuerkarten dürfen auch nicht anderweitig zu Werbezwecken verwendet werden. Die Briefumschläge, mit denen die Lohnsteuerkarten versendet werden, dürfen ebenfalls nicht zu Werbezwecken verwendet werden.

(5) Sobald die allgemeine Ausgabe der Lohnsteuerkarten beendet ist, hat die Gemeinde dies öffentlich bekanntzumachen mit der Aufforderung, die Ausstellung etwa fehlender Lohnsteuerkarten zu beantragen (R 108 Abs. 9 Satz 1 LStR).

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, vor Beginn des Kalenderjahrs oder vor Beginn eines Dienstverhältnisses bei der zuständigen Gemeinde die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte zu beantragen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte nicht im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens zugegangen ist. Die Gemeinde hat einen mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehenen schriftlichen Bescheid zu erteilen, wenn dem Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung der Lohnsteuerkarte nicht entsprochen wird (R 108 Abs. 9 Satz 3 LStR).

14. Nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten

(1) Arbeitnehmern, die erst im Laufe des Kalenderjahrs 2004 Arbeitslohn beziehen, ist auf Antrag nachträglich eine Lohnsteuerkarte auszustellen. Das Datum der Ausstellung ist einzutragen. Diese Lohnsteuerkarten sind mit Dienstsiegel und Unterschrift zu versehen. Vor der nachträglichen Ausstellung einer Lohnsteuerkarte ist die Identität des Antragstellers festzustellen. Dazu genügt bei schriftlicher oder fernmündlicher Anforderung der Lohnsteuerkarte die Feststellung der Zuständigkeit nach § 39 Abs. 2 EStG. In beiden Fällen ist die Lohnsteuerkarte jedoch stets an die gemeldete Adresse zuzustellen. Hinsichtlich der Zustellung gilt Abschnitt 13 entsprechend. Erscheint der Arbeitnehmer persönlich, ist ein Identitätspapier (z. B. Personalausweis) einzusehen und die Lohnsteuerkarte gegen Empfangsbestätigung auszuhändigen.

Siehe aber auch Abschnitt 5 Abs. 7 bis 10.

Nach Ablauf des Kalenderjahrs darf mit Wirkung für das abgelaufene Kalenderjahr eine Lohnsteuerkarte nicht mehr ausgestellt werden (R 110 Abs. 1 Satz 2 LStR).

(2) Bei der nachträglichen Ausstellung von Lohnsteuerkarten ist in allen Fällen die örtliche Zuständigkeit der Gemeinde nach den Wohnverhältnissen am 20. September 2003 zu beurteilen (Hinweis auf Abschnitt 5). Davon unabhängig ist jedoch auf der Lohnsteuerkarte stets die im Zeitpunkt der Antragstellung maßgebende Adresse einzutragen.

(3) Wird die Lohnsteuerkarte für den Ehegatten eines Arbeitnehmers ausgestellt, auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse III bescheinigt ist, so hat die Gemeinde die Steuerklasse V zu bescheinigen. Auf Antrag der Ehegatten kann mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und mit Wirkung von dem Tag an, von dem an der Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse IV sowie die Zahl der Kinderfreibeträge (Abschnitt 10 Abs. 4) bescheinigt werden. Die Steuerklasse IV darf nur bescheinigt werden, wenn gleichzeitig auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten mit Wirkung von dem Tag an, von dem sein Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III in die Steuerklasse IV geändert wird und der Antrag gestellt wird, bevor der Ehegatte erstmals Arbeitslohn bezieht. Wird der Antrag erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist auf der Lohnsteuerkarte des Ehegatten mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V einzutragen; die beantragte Änderung in Steuerklasse IV ist nach den Vorschriften des § 39 Abs. 5 Sätze 3 und 4 EStG vorzunehmen (R 110 Abs. 3 LStR).

(4) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, der im Laufe des Kalenderjahrs geheiratet hat, so kann aus Vereinfachungsgründen abweichend von § 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse III bescheinigt werden; Voraussetzung ist, dass für den Ehegatten keine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden ist (R 110 Abs. 2 LStR).

Wird die Lohnsteuerkarte im Jahr der Eheschließung für den Ehegatten eines Arbeitnehmers ausgestellt, auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse I oder II oder als einem Verwitweten oder Geschiedenen die Steuerklasse III bescheinigt ist, so sind die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge entsprechend den Vorschriften des § 38 b EStG nach den Merkmalen zu bescheinigen, die vor der Eheschließung maßgebend waren. Das Recht der Ehegatten, eine Änderung der Lohnsteuerkarte zu beantragen, bleibt unberührt.

(5) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, so hat die Gemeinde die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen, die nach Abschnitt 9 Abs. 1 und Abschnitt 10 Abs. 4 sowie nach vorstehendem Abs. 3 ohne die Auflösung der Ehe maßgebend gewesen wären; dasselbe gilt, wenn die Ehegatten im Laufe des Kalenderjahrs die dauernde Trennung herbeigeführt haben. Abweichend hiervon sind bei einem Arbeitnehmer, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und mit Wirkung von dem Tag an, von dem der Arbeitnehmer Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III und gegebenenfalls die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen, wenn der andere Ehegatte im selben Kalenderjahr wieder geheiratet hat, von seinem neuen Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und er und sein neuer Ehegatte nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und wenn im Übrigen die Voraussetzungen des § 38 b Nr. 3 Buchstabe c Doppelbuchstabe aa EStG erfüllt sind.

(6) Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehegatte im Laufe des Kalenderjahrs verstorben ist, so hat die Gemeinde mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und mit Wirkung vom Beginn des ersten, auf den Todestag des Ehegatten folgenden Kalendermonats an die Steuerklasse III und gegebenenfalls die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. War für den verstorbenen Ehegatten keine Lohnsteuerkarte ausgestellt, so hat die Gemeinde die Steuerklasse III und gegebenenfalls die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Voraussetzung ist jeweils, dass der Arbeitnehmer und sein verstorbener Ehegatte zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahrs nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben.

(7) Bei der nachträglichen Ausstellung von Lohnsteuerkarten gelten für die Eintragung von Pauschbeträgen für behinderte Menschen und Hinterbliebene die Regelungen in Abschnitt 12. Wird für einen verheirateten Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte nachträglich ausgestellt, kommt eine Eintragung der Freibeträge nur in Betracht, soweit diese nicht bereits bei der Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für den anderen Ehegatten berücksichtigt worden sind, hierzu ist stets die Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten vorzulegen. Ist dort vom Finanzamt ein Freibetrag mindestens in Höhe des beantragten Pauschbetrags eingetragen, darf der Freibetrag nur durch das Finanzamt eingetragen werden.

15. Ersatz-Lohnsteuerkarten

(1) Verlorene, unbrauchbar gewordene oder zerstörte Lohnsteuerkarten können durch die Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, gegen eine Gebühr von höchstens 5 Euro, die der Gemeinde zufließt, ersetzt werden (§ 39 Abs. 1 EStG). Die neu ausgeschriebene Lohnsteuerkarte ist als „Ersatz-Lohnsteuerkarte„ zu kennzeichnen.

(2) Ersatz-Lohnsteuerkarten für verlorengegangene Lohnsteuerkarten sind nur dann auszustellen, wenn der Arbeitnehmer ausdrücklich versichert, dass ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis nicht vorliegt. Außerdem ist der Arbeitnehmer auf Strafbarkeit unvollständiger und unrichtiger Angaben hinzuweisen.

(3) Wird für Ehegatten, die nach dem 20. September 2003 verzogen sind, die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte beantragt, so ist die Lohnsteuerkarte des Ehegatten mit vorzulegen, damit ein evtl. durch eine andere Gemeinde eingetragener Steuerklassenwechsel berücksichtigt werden kann.

(4) Die Gemeinde hat die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte dem für den Arbeitnehmer zuständigen Finanzamt unverzüglich mitzuteilen (§ 39 Abs. 1 letzter Satz EStG).

(5) Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses kommt es gelegentlich vor, dass sich der bisherige Arbeitgeber weigert, dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer die ausgefüllte Lohnsteuerkarte auszuhändigen. Ist in einem derartigen Fall die Weigerung des Arbeitgebers unberechtigt und kann der Arbeitnehmer deshalb seinem neuen Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vorlegen, ist dies im Allgemeinen kein Grund für die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte durch die zuständige Gemeinde. Der Arbeitnehmer wird dadurch auch nicht benachteiligt, weil in einem derartigen Fall die Sanktionen des § 39 c Abs. 1 EStG nicht greifen (weist der Arbeitnehmer nach, dass er die Nichtvorlage der Lohnsteuerkarte nicht zu vertreten hat, hat der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die ihm bekannten Familienverhältnisse des Arbeitnehmers und nicht die Steuerklasse VI zugrunde zu legen; Hinweis auf § 39 c Abs. 1 EStG). Kommt es wegen der Nichtvorlage der Lohnsteuerkarte doch zu Problemen mit dem neuen Arbeitgeber, ist es zur Vermeidung unbilliger Härten vertretbar, dass die zuständige Gemeinde dem Arbeitnehmer ausnahmsweise eine Ersatz-Lohnsteuerkarte ausstellt, wenn ein Mißbrauch ausgeschlossen ist. Die Gemeinde hat die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte auch in einem derartigen Ausnahmefall dem für den Arbeitnehmer örtlich zuständigen Finanzamt unverzüglich mitzuteilen (siehe Abs. 4).

16. Allgemeine Hinweise zum Ausstellungsverfahren und Sicherungsmaßnahmen

(1) Die Gemeinden haben über die von ihnen ausgestellten Lohnsteuerkarten 2004 ein Verzeichnis mit folgenden Angaben zu führen:

1. Lfde. Nr.,

2. Name, Vorname, Wohnort (Wohnung), Geburtsdatum des Arbeitnehmers,

3. Steuerklasse sowie die auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Zahl der Kinderfreibeträge,

4. Zugehörigkeit des Arbeitnehmers und ggf. seines Ehegatten zu einer Religionsgemeinschaft (Hinweis auf Abschnitt 8),

5. Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte,

6. Bemerkungen (Höhe der Freibeträge und deren Zusammensetzung).

Ändert die Gemeinde die Lohnsteuerkarte, so hat sie auch das Verzeichnis zu ändern. Ändert eine Gemeinde nach einem Zuständigkeitswechsel eine von einer anderen Gemeinde ausgestellte Lohnsteuerkarte, hat sie die von der anderen Gemeinde vorgenommenen Eintragungen und ihre Änderung(en) in ihr Verzeichnis aufzunehmen. Zudem muss sie die Gemeinde, die die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, über die von ihr vorgenommene(n) Änderung(en) informieren. Aufgrund dieser Mitteilung hat diese Gemeinde auch ihr Verzeichnis zu ändern, damit sie ggf. eine Ersatz-Lohnsteuerkarte zutreffend ausstellen kann. Ist das Verzeichnis bereits an das Finanzamt abgeliefert worden, so hat die Gemeinde die Änderung(en) oder Ergänzung(en) dem Finanzamt zum Vermerk in dem Verzeichnis mitzuteilen.

Das Verzeichnis ist dem Finanzamt auf Verlangen spätestens am 1. Dezember 2003 einzusenden. Verbleibt das Verzeichnis bei der Gemeinde, so beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Lohnsteuerkarten ausgestellt worden sind.

(2) Die nach Beendigung des allgemeinen Ausstellungsverfahrens noch vorhandenen Lohnsteuerkarten 2004 mit Eindruck 20.09.2003 dürfen für das nachträgliche Ausstellungsverfahren nicht verwendet werden und sind daher sofort zu vernichten.

(3) Die Gemeinde hat über nachträglich ausgestellte Lohnsteuerkarten ein besonderes Verzeichnis zu führen, wenn sie das Verzeichnis nach Abs. 1 schon an das Finanzamt abgeliefert hat. Es muss dem Verzeichnis nach Abs. 1 entsprechen. Die Gemeinde hat dem Finanzamt auf Verlangen dieses Verzeichnis nach Ablauf des Kalenderjahrs zu übersenden (siehe auch Abs. 1). In diesem Verzeichnis sind die Ersatz-Lohnsteuerkarten besonders kenntlich zu machen.

(4) Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind stets mit dem Dienstsiegel der Gemeinde und einer Unterschrift zu versehen.

(5) Von Arbeitnehmern nicht für eine Einkommensteuerveranlagung benötigte Lohnsteuerkarten, die irrtümlich den Gemeinden zugesandt werden, sind nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das sie ausgestellt worden sind, unverzüglich an das zuständige Finanzamt weiterzuleiten.

(6) Wegen der im Zusammenhang mit Lohnsteuerkarten zu beachtenden Sicherungsvorkehrungen wird auf das gesondert übersandte Merkblatt für die Gemeinden verwiesen.

Ergänzung und Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte

17. Ergänzung durch die Gemeinde wegen Änderung der Steuerklasse, der Zahl der Kinderfreibeträge sowie der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene

(1) Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte, denen die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs zugrunde zu legen waren und die unrichtig sind, sind auf Antrag – unabhängig von einer Antragsfrist – zu ändern. Bei der Bescheinigung von Kindern sind Abschnitt 10 Abs. 3 bis 4 und 6 entsprechend anzuwenden. Die Änderung ist von der Behörde vorzunehmen, die die Eintragung vorgenommen hat oder die Eintragung – soweit sie vorzunehmen gewesen wäre – unterlassen hat. Die in § 39 Abs. 5 EStG vorgeschriebene Antragsfrist (vgl. Abs. 2) gilt nur für Anträge auf Änderungen und Ergänzungen der Lohnsteuerkarte, die bei einer im Laufe des Kalenderjahrs eingetretenen Änderung der Verhältnisse gestellt werden. Unrichtige Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind deshalb auch noch nach Ablauf des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, zu berichtigen, wenn der Arbeitnehmer hieran ein begründetes Interesse hat (BFH-Urteil vom 8. November 1972 – BStBl 1973 II S. 223).

Änderungen erfolgen, wenn

1. die Steuerklasse oder die Zahl der Kinderfreibeträge zuungunsten des Arbeitnehmers nicht zutreffend eingetragen ist (Hinweis auf die Informationsschrift „Lohnsteuer 2004„);

2. eine günstigere Steuerklasse oder eine höhere Zahl der Kinderfreibeträge eingetragen ist, als es den Verhältnissen des Arbeitnehmers am 1. Januar 2004 entspricht, z. B. bei Ehescheidung oder beim Tod eines Kindes vor dem 1. Januar 2004.

Weichen die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte von den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahrs zugunsten des Arbeitnehmers ab, ist er verpflichtet, die Eintragung der Steuerklasse und ggf. der Zahl der Kinderfreibeträge auf der Lohnsteuerkarte umgehend ändern zu lassen. Kommt der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung nicht nach, so hat die Gemeinde die Eintragung von Amts wegen zu ändern; der Arbeitnehmer hat die Lohnsteuerkarte der Gemeinde auf Verlangen vorzulegen. Unterbleibt die Änderung der Eintragung, hat die Gemeinde dem Finanzamt die Fälle mitzuteilen, in denen eine von ihr vorzunehmende Änderung unterblieben ist.

Sind nach Ausstellung der Lohnsteuerkarte, aber vor Beginn des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, Änderungen in den für die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte maßgebenden Verhältnissen eingetreten und wechselt der Arbeitnehmer zum 1. Januar den Arbeitgeber oder tritt er nach dem 1. Januar erstmals in ein Dienstverhältnis, ist auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers die bereits ausgestellte Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde einzuziehen und durch eine neue Lohnsteuerkarte, auf der die Eintragungen den geänderten Verhältnissen entsprechen, zu ersetzen.

(2) Für die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind grundsätzlich die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, maßgebend (§ 39 Abs. 3 b EStG). Ändert sich die Zahl der Kinderfreibeträge zugunsten des Arbeitnehmers, z. B. bei einer Eheschließung oder der Geburt eines Kindes im Laufe des Kalenderjahrs, so hat die Gemeinde auf Antrag die Lohnsteuerkarte zu ergänzen; der Antrag kann nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahrs gestellt werden (§ 39 Abs. 5 Satz 1 EStG und H 109 (Allgemeines Satz 2) LStH). Die Geburt eines Kindes im Dezember des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, kann deshalb für dieses Kalenderjahr nicht mehr auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden.

Ändert sich die Zahl der Kinderfreibeträge zuungunsten des Arbeitnehmers, so erfordert das – vorbehaltlich Abs. 1 Nr. 2 – keine Änderung der Lohnsteuerkarte. Diese Grundsätze gelten auch für die nachträgliche Ausstellung der Lohnsteuerkarte im Laufe des Kalenderjahrs. Siehe auch Abschnitt 10 Abs. 3.

(3) Beantragen die Ehegatten wegen einer Eheschließung im Kalenderjahr 2004 eine Änderung der Steuerklasse, ist mit Wirkung vom Tag der Eheschließung an die Steuerklasse III zu bescheinigen, wenn der Ehegatte keinen Arbeitslohn bezieht oder im Laufe des Kalenderjahrs bezogen hat. Wenn beide Ehegatten Arbeitslohn beziehen oder im Laufe des Kalenderjahrs bezogen haben, ist mit Wirkung vom Tag der Eheschließung an auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten die Steuerklasse IV einzutragen, es sei denn, die Ehegatten beantragen die Bescheinigung der Steuerklassen III und V.

Der Änderungsantrag kann ebenfalls nur bis zum 30. November des laufenden Kalenderjahrs gestellt werden (§ 39 Abs. 5 Satz 1 EStG). Eine Eheschließung im Dezember des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, führt deswegen für dieses Kalenderjahr nicht mehr zur Eintragung einer günstigeren Steuerklasse.

Im Übrigen wird dazu auf Abs. 5 hingewiesen.

Haben die Ehegatten wegen der Eheschließung im Kalenderjahr 2004 eine Änderung der Steuerklasse nicht beantragt, so wird unterstellt, dass sie für das Jahr 2004 nach den vor der Eheschließung geltenden Merkmalen besteuert werden wollen.

In den Fällen, in denen im Heiratsjahr 2004 keine Verpflichtung besteht, die Steuerklassen ändern zu lassen, kann die Namensänderung auf der Lohnsteuerkarte nicht von der Änderung der Steuerklasse abhängig gemacht werden.

(4) Wird die Ehe eines Arbeitnehmers nach dem 31. Dezember 2003 durch Scheidung oder Aufhebung aufgelöst oder haben die Ehegatten die dauernde Trennung herbeigeführt, ist eine Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte nicht zulässig; es kommt nur ein Steuerklassenwechsel nach Abs. 7 in Betracht. Das gilt nicht, wenn bei einer durch Scheidung oder Aufhebung aufgelösten Ehe der andere Ehegatte im selben Kalenderjahr wieder geheiratet hat, von seinem Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und er und sein neuer Ehegatte unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind; in diesen Fällen ist die auf der Lohnsteuerkarte des nicht wieder verheirateten Ehegatten eingetragene Steuerklasse auf Antrag in Steuerklasse III zu ändern, wenn die Voraussetzungen des § 38 b Nr. 3 Buchstabe c Doppelbuchstabe aa EStG erfüllt sind. Hinweis auf Abschnitt 14 Abs. 5.

Wegen Änderungen der Steuerklassen bei Tod des Ehegatten des Arbeitnehmers siehe Abschnitt 14 Abs. 6.

(5) Die Gemeinde oder das Finanzamt haben bei einer Änderung oder Ergänzung der Lohnsteuerkarte den Zeitpunkt einzutragen, von dem an die Änderung oder Ergänzung gilt (§ 39 Abs. 5 Satz 2 EStG). Als Zeitpunkt ist der Tag einzutragen, an dem alle Voraussetzungen für eine Änderung oder eine Ergänzung der Lohnsteuerkarte erstmalig erfüllt waren. Es darf jedoch kein Tag eingetragen werden, der vor dem Beginn des Kalenderjahrs liegt, für das die Lohnsteuerkarte gilt. Die bisherige Eintragung ist mit einem Ungültigkeitsvermerk zu versehen.

(6) Bei der Zuordnung eines Kindes zum Vater mit Zustimmung der Mutter ist die Bescheinigung der Steuerklasse II beim Vater sowie die ggf. daraus folgende Änderung der Steuerklasse bei der Mutter stets mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs oder des maßgeblichen Zeitpunkts (Abschnitt 9 Abs. 1 Nr. 2 Satz 1) an vorzunehmen. Wegen der sich hieraus ergebenden Mitteilungspflichten der Gemeinde Hinweis auf Abschnitt 9 Abs. 1 Nr. 2. Die Mutter ist im Übrigen nach § 39 Abs. 4 EStG verpflichtet, auf ihrer Lohnsteuerkarte die Eintragung der Steuerklasse umgehend ändern zu lassen. Entsprechendes gilt bei der Zuordnung eines Kindes zu einem Großelternteil.

(7) Bei Ehegatten, die beide Arbeitslohn beziehen, hat die Gemeinde auf gemeinsamen Antrag der Ehegatten die auf den Lohnsteuerkarten eingetragenen Steuerklassen wie folgt zu ändern (Steuerklassenwechsel – § 39 Abs. 5 Sätze 3 und 4 EStG):

1. Ist auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten die Steuerklasse IV bescheinigt, so sind diese Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte des einen Ehegatten in Steuerklasse III und auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten in Steuerklasse V zu ändern.

2. Ist auf der Lohnsteuerkarte des einen Ehegatten die Steuerklasse III und auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten die Steuerklasse V bescheinigt, so sind diese Eintragungen auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten in Steuerklasse IV zu ändern.

3. Ist auf der Lohnsteuerkarte des einen Ehegatten die Steuerklasse III und auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten die Steuerklasse V bescheinigt, so ist die Eintragung der Steuerklasse III auf der Lohnsteuerkarte des einen Ehegatten in Steuerklasse V und die Eintragung der Steuerklasse V auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten in Steuerklasse III zu ändern.

4. Ein gemeinsamer Antrag beider Ehegatten kann unterstellt werden, wenn ein Ehegatte die Änderung unter Vorlage der Lohnsteuerkarte beider Ehegatten beantragt.

Bei der folgenden Fallgestaltung ist kein Steuerklassenwechsel, sondern die Änderung (= Berichtigung/Richtigstellung) der Steuerklasse auf den 1. Januar des Kalenderjahrs, für das die Lohnsteuerkarte gilt, gegeben:

Für den Ehemann A wurde im allgemeinen Ausstellungsverfahren eine Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse V, für die Ehefrau B eine Lohnsteuerkarte mit Steuerklasse III ausgestellt. Am 1. Januar ist B nicht (mehr) berufstätig. Nach dem 1. Januar beantragen die Ehegatten bei der Gemeinde, auf der Lohnsteuerkarte von A die Steuerklasse III zu bescheinigen. Gleichzeitig gibt B ihre Lohnsteuerkarte an die Gemeinde zurück.

Am 1. Januar ist A nach § 38 b Satz 2 Nr. 3 Buchst. a EStG in die Steuerklasse III einzustufen. Seine Ehefrau B ist nicht (mehr) berufstätig. Die bisherige Einstufung ist am 1. Januar unrichtig. Die Gemeinde muss deshalb rückwirkend auf den 1. Januar auf der Lohnsteuerkarte von A die Steuerklasse III bescheinigen.

Gibt B ihre Lohnsteuerkarte dagegen nicht an die Gemeinde zurück, ist von einem Steuerklassenwechsel auszugehen.

Die Steuerklassen dürfen frühestens mit Wirkung vom Beginn des Kalendermonats an gewechselt werden, der auf die Antragstellung folgt (Hinweis auf § 39 Abs. 5 letzter Satz EStG). Die für die Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte bestimmte Ausnahmeregelung in § 39 a Abs. 2 letzter Satz EStG, nach der ein Freibetrag, der im Monat Januar eines Kalenderjahrs beantragt wird, abweichend vom Grundsatz des § 39 a Abs. 2 Satz 6 EStG (= gleichmäßige Verteilung des Freibetrags auf die der Antragstellung folgenden Monate des Kalenderjahrs) mit Wirkung vom 1. Januar dieses Kalenderjahrs an eingetragen werden darf, kann wegen der jeweils eindeutigen gesetzlichen Bestimmungen nicht analog auf den Steuerklassenwechsel bei Ehegatten angewendet werden. Der Antrag kann nur bis zum 30. November 2004 gestellt werden. In einem Kalenderjahr kann jeweils nur ein Antrag gestellt werden. Das gilt nicht, wenn eine Änderung der vorgenommenen Eintragung deshalb beantragt wird, weil ein Ehegatte keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn mehr bezieht oder verstorben ist, weil sich die Ehegatten auf Dauer getrennt haben oder wenn nach einer Arbeitslosigkeit ein Arbeitsverhältnis wieder aufgenommen wird.

Beginnt oder endet das Dienstverhältnis eines Ehegatten, so kann deshalb bis zum 30. November 2004 jeweils ein weiteres Mal ein Antrag auf Wechsel der Steuerklassen gestellt werden.

Anträge auf Steuerklassenwechsel, die nach Erhalt der Lohnsteuerkarten, aber vor Beginn des Kalenderjahrs 2004 bei der Gemeinde gestellt und durchgeführt worden sind, rechnen ebenso nicht zu den Anträgen auf allgemeinen Steuerklassenwechsel im obigen Sinne wie die erstmalige Änderung der Steuerklassen aus Anlass der Eheschließung.

(8) Bei Änderungen und Ergänzungen der Lohnsteuerkarte gilt für die örtliche Zuständigkeit der Gemeinden Abschnitt 5 Abs. 4 bis 7 mit der Maßgabe, dass die Zuständigkeit sich nach dem Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte (also nicht zum 20. September 2003) richtet (Hinweis auf R 109 Abs. 11 LStR).

Der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber oder andere Personen dürfen die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte nicht ändern oder ergänzen.

(9) Die Bescheinigung der Steuerklasse II oder III auf der Grundlage des § 1 a Abs. 1 Nrn. 2 und 3 EStG bei unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern, die Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Europäischen Union oder der Staaten Island, Norwegen oder Liechtenstein sind, ist dem Finanzamt vorbehalten (R 109 Abs. 4 a LStR).

18. Ergänzung durch die Gemeinde wegen Änderung der Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft

(1) Wird die Kirchensteuerpflicht durch Eintritt oder Wiedereintritt in eine Religionsgemeinschaft begründet, so beginnt sie mit dem ersten Tag des auf das maßgebliche Ereignis folgenden Monats. Die Religionsgemeinschaft (Abkürzungen unter Abschnitt 8) und das Datum sind in Abschnitt II der Lohnsteuerkarte einzutragen.

(2) Die Kirchensteuerpflicht endet im Falle des Kirchenaustritts mit Ablauf des Austrittsmonats (Hinweis auf den Erlass des Finanzministeriums NRW vom 10. April 1995 – S 2447 – 4 – V B 6). Dadurch dass der Kirchenaustritt mit Ablauf des Tags (24.00 Uhr) wirksam wird, an dem der Kirchenaustritt erklärt wird, wird die Erklärung des Kirchenaustritts in allen Fällen – auch bei Erklärung des Kirchenaustritts am letzten Tag eines Monats – in dem Monat wirksam, in dem die Austrittserklärung abgegeben wird. Die Kirchensteuerpflicht endet damit immer mit Ablauf des Monats, in dem die Erklärung des Kirchenaustritts nach Maßgabe der geltenden staatlichen Vorschriften abgegeben wird. D. h., bei Erklärung des Kirchenaustritts am 31. März 2004 endet die Kirchensteuerpflicht auch mit Ablauf des 31. März 2004; die Lohnsteuerkarte ist mit Wirkung ab 1. April 2004 zu ändern.

In Abschnitt II der Lohnsteuerkarte ist in den Leerraum unter „Kirchensteuerabzug„ einzutragen „--„. In der folgenden Spalte ist der für die Beendigung der Kirchensteuerpflicht maßgebende Zeitpunkt einzutragen.

(3) Die Eintragungen über das Ende der Kirchensteuerpflicht bei Austritt aus einer Religionsgemeinschaft hat ausschließlich die Wohnsitzgemeinde vorzunehmen (Hinweis auf den Erlass des Finanzministeriums NRW vom 14. Juni 1972 – S 2447 – 4 – V B 4 – MBl. NW. S. 1227).

(4) Über die Eintragungen in der Lohnsteuerkarte bei Auflösung einer konfessionsverschiedenen Ehe durch Scheidung oder Tod siehe Beispiel unter 3.2.2.1 des Erlasses des Finanzministeriums NRW vom 14. Juni 1972 (a. a. O.).

19. Ergänzung und Änderung durch das Finanzamt

(1) Für nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen des § 1 a Abs. 1 EStG erfüllen, kommen insbesondere die Steuerklassen II oder III in Betracht.

Ein Arbeitnehmer, der als Staatsangehöriger eines Mitgliedstaats der Europäischen Union (EU) oder der Staaten Island, Liechtenstein oder Norwegen (EWR) nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist, ist auf Antrag in die Steuerklasse III einzuordnen, wenn der Ehegatte des Arbeitnehmers in einem EU/EWR-Mitgliedstaat lebt (§ 1 a Abs. 1 Nr. 2 EStG) und die gesetzlich bestimmten Einkommensvoraussetzungen erfüllt sind. Für die Änderung der Steuerklasse ist das Wohnsitzfinanzamt des im Inland lebenden Arbeitnehmers zuständig. Liegen die Voraussetzungen für die Einordnung in die Steuerklasse III vor, kann auch ein Pauschbetrag für behinderte Menschen, der dem Ehegatten des Arbeitnehmers zusteht, vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers eingetragen werden.

Bei einem alleinstehenden Arbeitnehmer, der Staatsangehöriger eines EU/EWR-Mitgliedstaats ist, der nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und der die gesetzlich bestimmten Einkommensvoraussetzungen erfüllt, ist auf der Lohnsteuerkarte die Steuerklasse II einzutragen, wenn in seiner Wohnung im EU/EWR-Mitgliedstaat ein Kind gemeldet ist, für das er Anspruch auf einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld hat (§ 1 a Abs. 1 Nr. 3 EStG). Für die Änderung der Steuerklasse ist das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers zuständig.

(2) Sind bei einem Arbeitnehmer Kinder zu berücksichtigen, die zu Beginn des Kalenderjahrs das 18. Lebensjahr vollendet haben (§ 32 Abs. 4 und 5 EStG), so ist für die Änderung der auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Steuerklasse und der Zahl der Kinderfreibeträge das Finanzamt zuständig. Dasselbe gilt – unabhängig vom Lebensalter – auch für die Bescheinigung der Kinder in den Fällen des Abschnitt 10 Abs. 6.

(3) Für die Eintragung der Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene sind, soweit sie nicht durch die Gemeinde eingetragen werden, ebenfalls die Finanzämter zuständig. Für die Eintragung von Freibeträgen wegen erhöhter Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlicher Belastungen und der Beträge nach § 39 a Abs. 1 Nrn. 5 bis 7 EStG sind die Finanzämter ausschließlich zuständig.

Rechtsbehelfe

20. Rechtsbehelfe

Gegen die Ablehnung einer Maßnahme, für die die Gemeinde zuständig ist, kann bei der Gemeinde Einspruch eingelegt werden. Über den Einspruch entscheidet die Gemeinde.

Das Finanzamt hat die Einspruchsentscheidung zu erlassen, wenn ihm die Gemeinde die Sache zur Entscheidung vorlegt. Die Übernahme des Rechtsbehelfsverfahrens durch das Finanzamt ist insbesondere in den Fällen angezeigt, in denen über die gleichen steuerlichen Fragen bei der Veranlagung zur Einkommensteuer erneut zu entscheiden ist.

Die Einspruchsentscheidung der Gemeinde kann durch Klage beim Finanzgericht (§ 33 FGO) gegen die Gemeinde (§ 63 Abs. 1 FGO) angefochten werden.

OFD Koblenz v. 20.08.2003 - S 2363 A – St 32 2