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Dienstwagenvertrag – Muster
Dienstwagenvertrag
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Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung, hat dies rechtliche und steuerliche Auswirkungen, wenn ihn der Arbeitnehmer auch privat nutzen darf. Soll der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat nutzen können, hängen insbesondere die steuerlichen Folgen davon ab, ob die Privatnutzung eingeschränkt oder uneingeschränkt möglich sein soll und ob der Arbeitgeber die Kosten des Pkw und seiner Nutzung allein trägt oder sich der Arbeitnehmer an den Kosten beteiligt. Der Wert der Privatnutzung ist Gehaltsbestandteil. Der Umfang der Privatnutzung kann sehr unterschiedlich ausgestaltet werden, wie z.B.:
der Arbeitnehmer kann den Dienstwagen uneingeschränkt privat nutzen;
der Arbeitnehmer zahlt dem Arbeitgeber einen monatlichen Festbetrag für die Privatnutzung;
der Arbeitnehmer trägt Kosten für den Fall, dass Privatfahrten eine bestimmte Kilometerzahl im Jahr überschreiten;
der Arbeitnehmer trägt die Kosten seiner Urlaubsfahrten oder nur der Urlaubsfahrten ins Ausland;
der Arbeitnehmer trägt bei einem Leasingfahrzeug die eine bestimmte Höhe der Leasingraten übersteigenden Kosten (und erhält dafür eine bessere Fahrzeugausstattung);
der Ehegatte oder weitere Familienangehörige dürfen das Fahrzeug ebenfalls nutzen.
Dieses Muster geht davon aus, dass der Arbeitgeber sämtliche Kosten des Dienstwagens trägt. Das Muster enthält keine gesonderte Erklärung zum Beschäftigtendatenschutz. Prüfen Sie, ob eine Erklärung des Arbeitnehmers in der Personalakte vorliegt und ergänzen Sie einen entsprechenden Verweis darauf im Muster. Andernfalls nutzen Sie das Ihnen zur Verfügung stehende Muster nach Art. 13 DSGVO (sonst drohen im Falle eines Datenschutzverstoßes schwerwiegende Folgen).
Mehr zum Thema Dienstwagen mit weiterführenden Informationen im infoCenter und im Grundlagenbeitrag "Firmenwagen: Besteuerung der Gestellung an Arbeitnehmer".
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