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E-Mails in der Betriebsprüfung?
[i]BFH, Beschluss v. 30.4.2025 - XI R 15/23, NWB LAAAJ-99915 In der Vergangenheit war vermehrt zu beobachten, dass Betriebsprüfer in der steuerlichen Außenprüfung die Vorlage von größeren Teilen der E-Mail-Kommunikation zwischen dem geprüften Unternehmen und Dritten verlangen. Nun hat der , NWB LAAAJ-99915 zentrale Fragen zur Vorlage und Aufbewahrung elektronischer Kommunikation in der Außenprüfung entschieden und die bislang umstrittenen Abgrenzungen präzisiert. Dabei werden neben der Reichweite der Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten nach § 147 AO die Anforderungen an die Bestimmtheit und Verhältnismäßigkeit behördlicher Anordnungen konkretisiert und Grenzen für datenintensive Auswertungsverlangen gezogen. Das Ergebnis liefert zum Teil begrüßenswerte Rechtssicherheit, führt jedoch potenziell zu einem deutlich höheren Dokumentationsaufwand für den Steuerpflichtigen. Hier sollten Unternehmen überprüfen, ob ihre internen Vorgaben für die Ablage und Speicherung von E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem diesen Anforderungen genügen.
Handels- und Geschäftsbriefe i. S. von § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO können auch E-Mails sein. (Digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise unterfallen dem Anwendungsbereich des § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grds. berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
Mangels Rechtsgrundlage ist es der Finanzverwaltung aber verwehrt, ein sog. Gesamtjournal zu verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.