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Controlling für Kleinst- und Kleinunternehmen
Bestandteile für eine pragmatische Unternehmenssteuerung
So manch einer von Ihnen wird bereits mehrfach von Mandanten folgenden Satz gehört haben: „Mein Unternehmen ist zu klein für Controlling“. Viele Vorurteile über das Controlling sind in den Köpfen Ihrer Mandanten verankert – vor allem, dass es nur für große Unternehmen und Konzerne relevant ist. Allerdings ist es in der heutigen, schnelllebigen Welt, die sich mit verschiedenen Technologien und Entwicklungen beschäftigt, für jeden Unternehmer wichtig, auf Veränderungen auch reagieren zu können. Wurden bereits Kosten ungünstig berechnet oder Risiken nicht beachtet, steht ein Unternehmen vor großen Herausforderungen. Ein Kleinst- oder Kleinunternehmen hat oft nicht die Rücklagen, große Verluste auszugleichen oder Umstrukturierungen durchzuführen. Diese Herausforderungen sollten im Voraus mit verschiedenen Controlling-Instrumenten minimiert werden.
Im Interesse des Unternehmenserfolgs sollte Controlling auch in Kleinst- und Kleinunternehmen Pflicht und keine Kür sein.
Je nachdem, wie viele Ressourcen verfügbar sind, kann Controlling entweder als eigene Abteilung, als Nebenaufgabe oder als externes Controlling im Unternehmen integriert werden. Als Steuerberater bieten Sie alleine durch die Erstellung der BWA bereits ein externes Controlling an, darauf können Sie Ihre Beratung aufbauen.
Sinnvolle Controlling-Instrumente sind die BWA, ein Soll-Ist-Vergleich, eine Liquiditätsplanung sowie Kennzahlensysteme.
I. Was bedeutet „Controlling“?
In der Fachliteratur finden wir viele verschiedene Varianten und Definitionen des Begriffs „Controlling“. Letztendlich bedeutet es, ein Unternehmen zu steuern und diesem bei Entscheidungen zu helfen. Controlling lässt sich zwar von „to control“ ableiten – was aber nicht bedeutet, dass es um reine Kontrolle geht. Vielmehr schaut das Controlling auf die Zukunft und ist damit nicht gleichzusetzen mit der vergangenheitsorientierten Buchhaltung. Beide Disziplinen arbeiten zwar miteinander, besitzen jedoch verschiedene Funktionen und Kenntnisse. Auch das Vorurteil, Controller seien reine Erbsenzähler, trifft nicht zu. Vielmehr wird sich im Controlling mit Informationen aus Daten befasst und diese werden demzufolge verarbeitet.
Die drei großen Bereiche von Controlling lassen sich in Planung, Überwachung und Steuerung aufteilen:
In der Planung geht es u. a. darum, dass finanzielle Ziele und Budgets festgelegt werden.
Bei der Überwachung werden die Istwerte mit den Planwerten verglichen. Hier wird typischerweise der Soll-Ist-Vergleich benutzt. Anhand der Überwachung wird deutlich, wo das Unternehmen in der Realität angekommen ist. Der Vergleich kann in unterschiedlichen Zeitabständen abgefragt werden, wobei einige Unternehmen das Instrument monatsweise benutzen, andere wiederum nur quartalsweise. Die Daten werden ausgewertet, entsprechend beurteilt und analysiert.
In der Steuerung werden Maßnahmen erarbeitet, um Schwachstellen zu bereinigen. Es werden ebenfalls Risiko- und Chancenanalysen erstellt.
Da das Controlling sehr komplex ist und je nach Unternehmen in verschiedenen Formen angewandt wird, ist es in operatives und strategisches Controlling unterteilt.
1. Operatives Controlling
Das operative Controlling befasst sich mit kurz- bis mittelfristigen Planungen. Hierbei geht es um den innerbetrieblichen Prozess. Es werden demnach Ziele, Strategien und Budgets festgelegt. Die Zeitspanne der Planungen im operativen Controlling liegt zwischen einem und drei Jahren. Auch hier gibt es Unterschiede in der Praxis, da die Planungen von der Größe des Unternehmens abhängig sind. Im operativen Controlling übernimmt man häufig die Vermittlerposition, was bedeutet, dass man mit verschiedenen Abteilungen und dem geschäftsführenden Management interagiert. Um die S. 117Arbeit durchführen zu können und am Ende einen Report zu erhalten, werden verschiedene Instrumente benutzt.
Die folgenden Instrumente sind typisch für das operative Controlling:
Break-even Analyse,
Deckungsbeitragsrechnung,
Budgetierung,
Kapitalflussrechnung,
Kurzfristige Erfolgsrechnung,
Soll-Ist-Vergleich.
Zu den genannten Instrumenten finden Sie u. a. folgende Arbeitshilfen in der NWB Datenbank:
Dynamische Break-even-Analyse – Berechnungsprogramm, NWB GAAAG-51562
Deckungsbeitragsrechnung für KMU – Berechnungsprogramm, NWB AAAAC-69844
BWA-Rechner für KMU – Berechnungsprogramm, NWB BAAAD-91478