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Sind Ihre Mandanten fit für die Betriebsprüfung ihrer Verfahrensdokumentationen?
So vermeiden Sie böse Überraschungen
Ein Termin mit dem Betriebsprüfer löst meist eine ähnliche Begeisterung aus wie ein Termin beim Zahnarzt. Und die Frage „Na, sind die Zähne gut gepflegt?“, dürfte demnächst in einer ähnlichen Liga spielen wie die Frage: „Haben wir denn für alle steuerlich relevanten IT-Verfahren auch eine Verfahrensdokumentation?“. Die Sinnhaftigkeit, Zähne regelmäßig zu putzen, haben die meisten bereits in der Kindheit gelernt; genauso wie die GoBD grundsätzlich nicht neu sind. Allerdings werden Verfahrensdokumentationen zukünftig vermehrt Bestandteil der Prüfungsgegenstände der amtlichen Betriebsprüfer sein. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie Ihre Mandanten am besten auf aktuell anlaufende Prüfungen der Verfahrensdokumentationen vorbereiten, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Verfahrensdokumentationen werden zukünftig vermehrt Bestandteil der Prüfungsgegenstände der amtlichen Betriebsprüfer sein; die Notwendigkeit von Verfahrensdokumentationen geht dabei weit über die Finanzbuchhaltung hinaus.
Die Zunahme der Betriebsprüfung von Verfahrensdokumentationen geht mit einem deutlich erhöhten Schadenspotenzial einher.
Unternehmen sollten daher ihre Verfahrensdokumentationen schleunigst vorbereiten und zukünftig aktuell halten; der Aufwand lässt sich mit der richtigen Strategie und der Nutzung moderner IT-Tools deutlich reduzieren.
I. Welche IT-Systeme sind relevant?
Vielen ist nicht bewusst, dass alle IT-Verfahren, die zum Zustandekommen und Nachvollziehen von Abrechnungs- oder Bilanzzahlen beitragen, von einer umfassenden Dokumentationspflicht betroffen sind.
Der Wertstrom beginnt bei Zählersystemen, betrifft Kalkulations- und Auftragssysteme, erzeugt Geldströme in den klassischen Finanzbuchhaltungs- und Zahlungssystemen und wird letztendlich in den Steuervorbereitungssystemen aggregiert. Da ein Großteil der Systeme der Informationstechnologie (IT) in irgendeiner Form der Werterzeugung dient, sollte man sich nicht der Illusion hingeben, dass es nur ein paar wenige Systeme sind. Im Gegenteil: Es ist eher die Mehrzahl der IT-Systeme.
Dieser Wertstrom durchläuft die meisten Prozesse des Unternehmens und diese wiederrum sind heute ohne IT-Systeme kaum noch abzubilden. Deshalb ist eine IT-Inventur zur Klärung dieser Frage unerlässlich.
II. Warum jetzt?
Aufgrund dieser zunehmenden Digitalisierung der Unternehmensprozesse und dem damit verbundenen Wegfall von prüfbarem Papier ist es nachvollziehbar, dass die Finanzbehörden die Prozesse, die Datenflüsse und die Ordnungsmäßigkeit der genutzten IT-Verfahren überprüfen wollen. Die Erwartungshaltung dazu wurde in den GoBD 2014 und 2019 nachdrücklich präzisiert. Dass dies irgendwann auch Teil der Prüfungspraxis wird, sollte niemanden überraschen.
Die ersten Pilotierungen entsprechender Betriebsprüfungen erfolgten – mit Unterstützung des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) – durch das Finanzamt Halle, dem zuständigen Finanzamt der Wirkungsstätte der Autoren. Die Aufforderungen zur Vorlage von Verfahrensdokumentationen bezogen sich bereits auf Jahrgänge ab 2013.
Die ersten praktischen Erfahrungen zeigen, dass eine Vorlage der geforderten Dokumentationen zum Teil innerhalb von „präkludierter“ Wochenfrist zu erfolgen hat.